Эрин Доланд - Упрости себе жизнь Страница 35

Стандартные процедуры и производительность

Как я рассказывала во вторник, стандартные (или рутинные) процедуры позволяют быстрее справиться со скучной работой и посвящать больше времени действительно важным для вас вещам. Тогда, в главе 3, мы говорили о вашей личной жизни, но все сказанное применимо и к трудовой деятельности. Однообразные ежедневные операции помогают самоорганизоваться, не забывать о своих обязанностях и выполнять их вовремя. Рутинные процедуры высвобождают время, которое можно посвятить наиболее важным сторонам вашей работы.

Создавайте стандартные процедуры для тех действий, которые вы повторяете ежедневно или еженедельно.

Дополнительно можно разработать их для составления статусных отчетов или сканирования и внесения в картотеку документов. Используйте рутинные процедуры везде, где только можно, и возьмите себе за правило выполнять их.

В качестве примера опишу свою стандартную схему окончания рабочего дня.

— Просмотреть план текущего дня и перенести все незаконченные дела на завтра.

— Ознакомиться с графиком на завтра и мысленно отметить все особые обстоятельства.

— Разобрать все входящие бумаги, отсканировать и добавить в картотеку документы.

— Убрать с поверхности стола и спрятать все канцелярские принадлежности.

— Нажать на офисном телефоне кнопку «не беспокоить» (теперь все входящие звонки, будут записываться как сообщения голосовой почты).

— Отключить первый внешний резервный жесткий диск, подключить второй.

— Выключить все электрические приборы.

— Вернуть всю посуду на кухню.

— Все, рабочий день окончен.

Было время, когда у меня постоянно находилась перед глазами клейкая записка с этими пунктами. Я сверялась с ней, пока не запомнила все шаги, а произошло это примерно через несколько недель. И теперь список мне не нужен. Если вам тоже удобно работать со списками, то составьте перечень шагов для каждой рутинной процедуры.

Рутинный набор текста

При вводе текста мне очень помогает программа Text Expander (smileonmymac.com/textexpander), установленная на моем компьютере Macintosh. Она позволяет создавать комбинации клавиш для быстрого внесения в документ или электронное письмо предварительно набранных фрагментов. Если вы работаете на PC, то аналогичные возможности обеспечивает программа ActiveWords (activewords.com). Каждое приложение стоит около 30 долларов.

Ежедневно я получаю около двух сотен электронных писем, и приблизительно на четверть из них требуется ответить. Обычно я включаю в них так называемую «подпись» — свои имя и контактные данные, — но их количество зависит от адресата. Я использую пять разных подписей. Самая краткая содержит только мое имя и адрес сайта, а наиболее обширная включает очень личную информацию, такую как адрес электронной почты и прямой телефонный номер. Все пять подписей сохранены в программе TextExpander, и для каждой создана горячая комбинация клавиш, посредством которой я вставляю в текст электронного письма сотни букв. У меня также имеются комбинации для автоматической вставки правил размещения сообщений гостей нашего ресурса Unclutterer (335 слов), заявления сайта о перепечатке статей (177 слов), списка внутренних телефонов персонала портала (60 слов). Программы TextExpander и ActiveWords дают возможность выполнить длительный процесс за несколько секунд. Благодаря клавишным комбинациям быстрого набора стандартных фрагментов текста вы не только ускорите свои рабочие операции, но и полностью избавитесь от опечаток.

Как ужиться с приверженцами хлама

Теперь, когда вы удалили большую часть ненужного балласта из своей жизни, вы, возможно, стали замечать хлам в жизни окружающих. Если вы живете не сами или делите с кем-нибудь офис, то этот мусор может находиться непосредственно рядом с вами. Или вам по службе приходится иметь дело с неорганизованным клиентом, боссом или родителем. Кем бы ни был этот человек, вы жаждете помочь ему измениться. Благое намерение, только не забывайте о трех вещах.

1. Невозможно заставить другого человека стать борцом с хламом.

2. То, что кажется самым важным для окружающих, не обязательно является таковым для вас (и наоборот).

3. Быть борцом с хламом — не единственно возможный образ жизни.

Независимо от того, насколько изменилась ваша жизнь, не думайте, будто эта новая форма существования предпочтительнее избранной для себя другими людьми. Рассматривайте статус борца с хламом как наиболее оптимальный лично для вас, но не обязательно для ваших знакомых.

Вы решили приобрести навыки разумной организации, вычистить хлам из своей жизни, достичь во всем полной гармонии. Вы сами сделали такой выбор, поскольку уверены, что другая жизнь — не для вас. Однако уважайте представления окружающих, которые, возможно, даже не подозревают о том, что можно жить как-то иначе.

Если вы станете понапрасну тратить время и энергию на негодование по поводу хлама в жизни окружающих, это лишь добавит его в ваше собственное существование.

Вы можете служить наглядным примером, рассказывать о тех преимуществах, которые получили, вступив в ряды борцов с хламом, но при этом не имеете никакого права криком, придирками или запугиванием заставлять людей измениться. Однако в ваших силах мирно сосуществовать с инакомыслящими.

Десять советов, как ужиться с приверженцами хлама

1. Прежде чем планировать жить с кем-то под одной крышей (будь-то романтические отношения или, например, совместная аренда квартиры), узнайте, на что вы идете, и оцените, насколько он аккуратен и чистоплотен, если эти качества для вас действительно важны. Если вы не выносите хлама, то не стоит жить вместе с его приверженцем.

2. Но, допустим, это вынужденная мера. В таком случае на помощь придет общение. Ваш партнер, сосед по общежитию или съемной квартире, ребенок прекрасно себя чувствуют среди беспорядка, но вам в такой обстановке крайне некомфортно? Тогда поговорите с этим человеком начистоту. Криками и пассивно-агрессивным поведением вы ничего не добьетесь, разве что разрушите отношения. С другой стороны, спокойная, искренняя и уважительная беседа может дать прекрасные результаты.

3. Если вы знаете, что способны сорваться на крик, то лучше провести ее в общественном месте. Большинство людей не станут повышать голос в приличном ресторане, какой бы накаленной ни была дискуссия.

4. Договоритесь с человеком об основных правилах всех ваших будущих бесед на тему хлама и неорганизованности. Я предпочитаю следующие: «Не придираться», «Не возвращаться к уже решенным вопросам» и «Темой дискуссии должна быть реальная проблема» (а не сторонняя, которая подтолкнула вас начать разговор).

5. Обсудите рутинные процедуры и процессы и объясните ему, зачем они нужны. Возможно, ваш сосед по съемной квартире просто не знает, для чего вы поставили у входной двери измельчитель бумаги или почему не любите оставлять на кухонной столешнице грязную посуду (чтобы не заводились вредные насекомые). То, что очевидно для вас, может вовсе не быть таковым для другого человека. Когда же начнете объяснять свои способы борьбы с хламом, говорите в доброжелательном и спокойном тоне, без снисхождения и порицания.

6. Порой проще убрать самому, чем увещевать кого-то. Если что-то вас действительно раздражает и его устранение — дело нескольких секунд, то просто сделайте все сами. Я не говорю, что вы должны стать служанкой и постоянно подчищать за всеми в доме, но иногда можно на такое пойти. Согласитесь, есть разница — за пять секунд поднять с пола в гостиной грязные носки и бросить их в корзину для стирки или два часа ходить вокруг них и внутренне возмущаться по поводу такого безобразия. Не захламляйте собственные эмоции, если этого можно избежать.

7. Большинство людей переоценивают свой вклад в работу по дому. Мы видим только то, что сделали сами, высоко ценим свои усилия, а вот стараний живущих рядом порой просто не замечаем. Составьте список всех своих домашних дел за день и попросите человека, с которым делите кров, подготовить такой же перечень со своей стороны. Может оказаться, что он и не знал, какой объем работы вы в действительности выполняете, точно так же и вы наверняка умаляли его заслуги. Но затем, чтобы не нарушать правила «Не возвращаться к уже решенным вопросам», уничтожьте оба списка.

8. Обойдите вместе свою обитель и обсудите, как каждый из вас представляет себе ее обустройство. Сейчас все имеют право голоса. Что нужно для поддержания порядка? Составьте сообща список необходимых дел и разработайте рутинные процедуры.

9. Нужно не жаловаться, а мотивировать. Используйте для этого те же звуковые и зрительные подсказки, о которых мы говорили во вторник. Пусть другие увидят, насколько улучшилась ваша жизнь в результате борьбы с хламом.