Дидье Нуайе - Как провести собрание

Дидье Нуайе

Как провести собрание

Права на перевод и печать получены по соглашению с издательством INSEP CONSULTING Editions, 18, bd Malesherbes, 75008, Paris, France. Все права защищены.

© INSEP CONSULTING Editions, 2004

© Претекст, авторизованный перевод, подготовка к изданию, 2007

Две задачи: экономия времени и продуктивность

Собрания могут стимулировать творческую мысль и энергию, координировать усилия сотрудников, повышать производительность команды. А бывает и наоборот: они не приносят никакой пользы, расхолаживают людей и повергают в уныние…

На встречи уходит время – дорогостоящий ресурс, поэтому собрания должны быть конструктивными, динамичными и иметь четкую цель.

Эта брошюра поможет вам избежать лишних собраний, а те, которые вы проведете, – сделать максимально короткими, насыщенными и эффективными.

1. Что важно при подготовке собрания

Вы решили провести собрание

Сколько «стоит» собрание? Затраченное время (на само собрание, на его подготовку, на дорогу), умноженное на среднюю почасовую оплату работника плюс накладные расходы.

Придерживайтесь жанра

Имейте в виду, что собрание может преследовать различные цели:

• проинформировать людей, получить от них информацию;

• обменяться мнениями, обсудить вопрос;

• подготовить предстоящие мероприятия;

• найти выход из ситуации;

• принять или утвердить решение;

• привлечь внимание или определить отношение к некой проблеме.

В каждом из перечисленных случаев нужно четко сформулировать искомый результат: «Разработка коммерческого плана», «Способы сокращения постоянных издержек на 15 %», «Оценка результатов первого этапа проекта с целью перехода ко второму этапу», «Средства поддержания ценовой политики компании» и т. д.

У каждого жанра своя специфика

1. Брифинг, «летучка»: короткое собрание для сообщения предстоящих действий или оценки проведенных мероприятий.

2. Собрание проектной группы: анализ работы перед переходом на следующий этап, выявление трудностей.

3. Совещание руководящего состава: собрание, посвященное вопросам управления, разработке стратегии и ее воплощению, анализу результатов работы.

4. Собрание группы по развитию: анализ ситуации и разработка методов решения проблемы для внедрения усовершенствований.

5. Общее собрание подразделения: проводится периодически для обсуждения вопросов, касающихся всех сотрудников, – общие рабочие установки, задачи и результаты, организация труда, коллективные мероприятия и т. д.

6. Семинар: собрание, на котором можно расширить понимание проблемы или ситуации, наметить перспективы обучения, обозначить основные установки и направления профессионального роста.

Повестка дня

1. Сформулируйте цель собрания и проконтролируйте, была ли она достигнута.

2. Разбейте встречу на части и в общих чертах наметьте их содержание, основную тему.

3. Заранее определите длительность проведения собрания (час-полтора) и время, отведенное на рассмотрение каждого пункта его повестки.

4. Предоставьте участникам встречи перечень материалов, с которыми нужно ознакомиться заранее и которые необходимо принести с собой.

5. Поручите подготовку собрания некоторым из его участников и сообщите об этом остальным.

6. Оповещая людей о собрании, уточняйте: «присутствие желательно» или «явка обязательна».

Каким должно быть объявление о собрании?

• Своевременным.

• Интересно сформулированным.

• Побуждающим к размышлению.

У нас собрание!

Объявление

Хорошая подготовка – залог успеха

Лично попросите нескольких участников собрания провести подготовительную работу. Обмен мнениями в неформальной обстановке подтолкнет к размышлению. Предварительное обсуждение сэкономит время собрания.

Набросайте план собрания. Выделите ключевые темы обсуждения.

Определите также основные формы работы: доклад, совместный анализ данных, обсуждение вопросов, формирование рабочих групп и т. д.

Подготовьте вспомогательные иллюстративные материалы, которые помогут обратить внимание аудитории на основные моменты изложения и облегчить их понимание. Но не слишком увлекайтесь, иначе это утомит участников собрания и сделает их пассивными наблюдателями.

Ваши верные помощники – локальная сеть и Интернет

С их помощью вы сможете:

• выбрать подходящую для всех участников дату встречи; предварительно оповестить их о цели и повестке дня собрания, предложить сотрудникам внести свои дополнения;

• обеспечить участников всей необходимой предварительной информацией: например, разослать по электронной почте документацию и указать источники для справок;

• предоставить выступающим возможность ознакомить всех участников с материалами, которые по их мнению необходимо рассмотреть заранее;

• предоставить возможность каждому участнику заблаговременно сформулировать вопросы для обсуждения;

• открыть общее обсуждение на электронном форуме.

Благодаря такой подготовке, собрания будут проводиться продуктивнее: вам больше не придется тратить время на передачу информации, которую можно заранее донести до всех другими, более оперативными способами.

Удаленные собрания

Для экономии времени и средств введите в практику:

• собрания по телефону (при необходимости с использованием факса);

• телеконференции;

• общие обсуждения на электронном форуме.

Обратите внимание! Такие собрания требуют тщательной подготовки, строгого соблюдения регламента и умения лаконично выражать свои мысли.

Простой и действенный способ – сочетать две формы работы:

1) собрание по телефону;

2) электронный форум с передачей и немедленной правкой материалов.

Проверьте себя: вы все предусмотрели?

1. В списке участников нет никого лишнего?

2. Те, чье присутствие необходимо, приглашены?

3. Собрание не окажется слишком многочисленным?

4. Всех оповестили заблаговременно?

5. Ваше объявление сможет заинтересовать сотрудников?

6. В нем ясно сформулирована цель встречи?

7. Вы организовали предварительный обмен мнениями по теме собрания?

8. Поручили кому-нибудь подготовительную работу?

9. Назначили ведущих отдельных частей собрания?

10. Позаботились об организационных и технических сторонах: заказали подходящее помещение, технические средства, оборудование?

2. Открываем собрание

С чего начать?

1. Представьте участников друг другу, если они не знакомы.

2. Напомните всем о цели собрания.

3. Подчеркните важность стоящей перед вами задачи и необходимость участия всех присутствующих в ее решении.

4. Определите круг вопросов, вынесенных на обсуждение, и предложите план совместной работы.

5. Попросите участников высказать свое мнение о теме и предлагаемом плане собрания: вам нужно убедиться, что они со всем согласны. Учтите их предложения.

6. Расскажите, каким образом вы хотите организовать обсуждение, и что при этом потребуется от его участников.

7. Обозначьте временные рамки собрания и, если считаете необходимым, установите время для перерывов.

8. Назначьте секретаря собрания.

Как настроить людей на совместную работу

Встреча участников собрания очень важна для создания рабочей атмосферы. Поэтому обязательно представьте людей друг другу, если они не знакомы.

Для организации рабочей группы необходимо:

• дать людям возможность узнать друг друга, предоставить каждому право быть услышанным и понятым, представиться самому, сообщить, в чем вы видите смысл встречи, чего вы от нее ждете и т. д.;

• добиться, чтобы люди осознали общую цель, стремились к ее достижению и отчетливо представляли себе реальное положение дел.

Никакие совместные действия невозможны без доброй воли участников и активного вовлечения в них каждого.

Энергичный старт

Начало собрания не должно быть вялым и невыразительным. Нужно пробудить интерес у аудитории, привлечь ее внимание, предложить что-то новое и неожиданное.

Для этого существует много способов, выберите наиболее подходящий.

Вы можете:

• вывести на экран цитату или изображение, связанные с предметом обсуждения и дающие «пищу для ума»;