Дидье Нуайе - Как провести собрание Страница 3

Обсуждение будет продуктивным, если за короткое время каждый сможет высказаться.

Совет:

задаем конкретный вопрос;

каждый записывает ответ на бумаге и передает соседу; приветствуются все идеи;

каждый участник добавляет свою мысль, даже если она кажется нелепой или нереальной, либо повторяет предыдущую (с некоторыми изменениями); каждый листок проходит минимум два круга.

5. Вы – мастер презентаций

Максимум эффекта

1. Разрядите обстановку анекдотом, вспомните забавный случай, приведите яркий пример. Опирайтесь на неоспоримые факты.

2. Бросьте вызов. Проведите аналогию между случаем из личной практики и опытом участников. Покажите плюсы и минусы.

3. Меньше общих рассуждений, больше дела. Говорите короткими и простыми фразами. Выражайте свои чувства и намерения к действию.

4. Наступайте по всем фронтам: ваши речь и поза, визуальные средства, текст – все это стратегическое оружие.

5. Следуйте трем правилам: я заявляю тему, я выступаю, я подвожу итоги.

Визуальная поддержка: в нужном месте и в нужное время

Добиваемся ответной реакции

Примеры.

• Разбиваемся на пары, отводим несколько минут на размышление и начинаем обмен мнениями.

• Организуем круглый стол, пусть каждый выскажется по наболевшему вопросу.

• Работаем в мини-группах над поиском решений.

• Записываем на доске предложения каждого участника и обсуждаем их.

• Блиц-опрос: отвечаем на вопросы, проверяем понимание участниками основных моментов.

• Моделируем ситуации для проверки эффективности предложенных решений.

6. На финишной прямой

Утверждаем решение

В конце собрания вам понадобится время, для того чтобы:

• убедиться в достижении целей;

• проверить, что все поняли суть решения;

• подвести итоги, обсудив соглашения, возможные разногласия, нерешенные вопросы;

• определить, кто возьмет на себя реализацию принятых решений;

• зафиксировать сроки выполнения задач, назначить дату следующей встречи для контроля и корректировки оперативных решений.

Утверждаем протокол

1. Назначьте секретаря, который по ходу собрания составит письменный отчет (можно вести протокол по очереди).

2. Подготовьте форму протокола.

3. Оказывайте секретарю посильную помощь: сформулируйте и запишите на доске промежуточные выводы.

4. Внесите решения собрания в протокол.

5. Представьте протокол на утверждение собрания.

6. Распечатайте протокол и вручите каждому участнику в конце собрания либо разошлите по электронной почте.

Образец протокола

Оцените работу

1. Попросите сотрудников поделиться своим мнением о проведенном собрании. Поблагодарите их за участие.

2. Напомните о цели собрания и спросите, достигнута ли она. Ведь бывает и так, что люди просто рады встрече, и им при этом только кажется, что они плодотворно работали.

3. В случае необходимости попросите каждого участника дать в письменном виде оценку результатов собрания, затем обобщите их ответы.

Например, оцените по четырехбальной шкале:

• достижение результата;

• уровень обсуждения;

• качество подготовки.

Организуйте обмен мнениями, если точки зрения участников не совпадают. Если вы проводите регулярные собрания с одной аудиторией, последовательно добивайтесь прогресса в каком-либо одном направлении. Закрепив успех, переходите к следующей задаче.

Закрываем собрание

Убедитесь в том, что:

• существует ясность по точкам соприкосновения и разногласиям;

• понятно, кто и что делает, в какие сроки;

• определено, кто и когда составит протокол;

• все заинтересованные лица будут проинформированы о решениях;

• назначена и всем известна дата следующего собрания;

• подведены итоги работы.

7. Повышаем эффективность

Вы прошли испытание?

* Продуктивность – соотношение результата и затраченных ресурсов.

Проанализируйте «стоимость» собраний. Что необходимо изменить?

Слагаемые успеха

1. Покажите связь между плодотворными собраниями и успехами предприятия: рациональным использованием рабочего времени, улучшением качества, усовершенствованием проектов и т. д.

2. Эффективность собраний должна стать критерием оценки менеджмента по итогам годовой работы.

3. Определите нормы ведения собраний и применяйте их на практике.

4. Используйте единые, стандартные бланки для повестки дня и протокола.

5. Экономьте рабочее время: минимальное количество собраний, оговоренные временные рамки, только необходимое количество участников.

6. Главная задача – хорошо подготовиться.

7. Развивайте самодисциплину группы.

8. Топ-менеджмент должен подавать пример эффективной работы.