Александр Горбачев - Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2 Страница 11

Стоп! Нажмите на паузу. Осознайте: если ничего не менять, то дальнейшие годы пройдут в такой же суете и спешке. Решите для себя, чего хотите? Если решите изменить ситуацию, то дальнейшие рекомендации вам помогут. Если читаете, чтобы убедить себя: «Планирование бесполезно!» – то закройте эту книгу, она вам не поможет. Лучше идите и быстро выполняйте «надо было вчера!».

Итак, первый признак: хороший план, который ежедневно на 100 % выполнен. Качество вашего плана становится понятно в конце дня, когда вы оцениваете, сколько из задуманного выполнено.

Признак второй: план должен доставлять удовольствие. Ваша картина, скорее, выглядит так. Утром написали список «что надо». К вечеру выполнили часть. Запланировал 10 дел – сделал 5, запланировал 6 – сделал 4, запланировал 4 – сделал 2. Каждый раз неудовлетворенность от результата. Хотели одно – получили другое. И так каждый день. Кто знаком с сексом, то наглядная демонстрация. Вы начинаете, продолжаете, и в самый важный момент вас отрывают и не дают выполнить все до конца. Удовольствие? Ха! Кайф обломали. То же с планами. Ежедневное чувство неудовлетворения по окончании рабочего дня: «Все так и не успел!» Каждое утро – преодоление страха «знаю, планировать надо, чувствую, опять не успеваю».

Так вот, чтобы ежедневно план доставлял удовольствие, следует соблюдать всего три правила.

– Формулировка на результат

– Норматив

– 60:40

Формулировка на результат

Рассмотрите две записи в органайзере:

1. Позвонить Глебу Алексеевичу

2. Согласовать с Глебом Алексеевичем дату презентации

В жизни много правильных ответов

В первом случае вы набираете его номер, там занято.

Кладете трубку и вычеркиваете из органайзера этот пункт. Ведь дело сделано – «вы уже позвонили». Спрашиваю сотрудника:

– Звонил Петру?

– Да!

– Ну как, он согласен на наши условия?

– Не знаю, было занято!

– …

Мозг так устроен, что вы получаете от него то, что требуете. Требуете процесса – получаете его. Требуете результата – получаете результат. И в данном примере вторая формулировка той же задачи – результативная. Вы набираете номер Глеба Алексеевича, там занято. Вы пишите ему письмо, просите, чтобы коллега передал ему, лично заходите к нему в кабинет, берете за грудки: «Глеб, когда будет дата презентации?» То есть все вышеперечисленное – всего лишь средства достижения результата «согласовать дату презентации». И наша натура не останавливается, пока не будет выполнено то, что записано.

Настоятельно рекомендую фиксировать пункты плана как сформулированные на результат. Признаки такой формулировки. Во-первых, это 2–3 слова. Одним словом, передать результат невозможно. Во-вторых, в формулировке должен присутствовать глагол в завершенной форме. К примеру: сделать, завершить, отдать, проверить, согласовать, выполнить, сдать, купить, пригласить и т. д. Все эти глаголы завершенной формы, то есть они «результирующие» наших действий. Теперь более подробно, на примерах из практики.

ИЗ ЖИЗНИ РОССИЙСКИХ КОМПАНИЙ

История, произошедшая со мной осенью 2005 года.

В течение дня заглянул в список дел секретаря. Обнаружил строчку «ДИКТОФОН». Мне она не была понятна, задал вопрос.

– Оль, что означает этот пункт плана?

– Диктофон! – торжественно отвечает она.

– Слово мне понятно. Расскажи, что тебе нужно выполнить, чтобы закрыть этот пункт.

Уже нет быстрого и гордого ответа. Ольга задумывается, и реально видно, что она тужится, пытаясь вспомнить.

– Может, купить диктофон? Хотя они у нас есть. Зарядить? – и устремляет на меня глубокие голубые глаза. Я понимаю, она взглядом просит у меня подсказки. Ольга реально в тупике. Утром, получив от меня распоряжение «вечером переписать все записи с диктофонов на сервер…», она для быстроты записала как ключевое слово «ДИКТОФОН». В течение дня работа настолько поглощает, что вспомнить в подробностях, что было утром, по одному слову порой невозможно. И вот мы наблюдаем именно такой случай. Поручение, отданное руководителем, записано так, что выполнено быть не может.

Следующий пример рассказал участник во время тренинга в городе Иркутск. Вадим: «Совершенно верно! Одним словом передать суть невозможно. Порой напишешь “Деньги”. И потом утром вспоминаешь: ты должен? Или тебе должны?» – группа взрывается хохотом и аплодисментами. Это всего два наброска. Уверен, вы можете вспомнить в своей жизни подобные ситуации. Теперь, зная, к чему могут привести подобные действия, «чтобы быстрее записать», мы должны работать на опережение. Задачи в органайзере фиксируем «на результат».

Норматив

Правило гласит: каждая задача должна получать четко выделенный, ограниченный бюджет времени на выполнение. Иначе, если вы не ограничите время выполнения, вступает в силу закон Мерфи: «работа отнимает все отведенное на нее время».

Вы пишите 5 задач на день. Каждая из них должна получить четкие рамки, сколько времени требуется на ее выполнение. Время должно быть реальным. Поможет в определении норматива чувство времени, о котором мы уже говорили ранее. Норматив задает темп работе. Мы как существа биологические живем ритмами. Рамка времени на каждую задачу помогает держать хороший темп. Это как нога на педали газа. Есть рамка – нога жмет педаль, и машина держит нужный темп. Убрали рамку – убрали ногу с педали газа. Машина снижает скорость и едет некоторое время по инерции. Потом останавливается. В нашей культуре это красиво изображено в фильме «Формула любви». Когда карета графа Калиостро сломана и барин общается с крестьянином Семеном.

– Что с каретой, Семен?

– Ось полетела, барин. За день сделаю.

– А за два?

– Сделаем за два.

– А за пять дней?

– Ну… если постараться, можно и за пять.

– А за десять дней справишься?

– Ну, ты, барин, задачу ставишь. За десять чтоб успеть, помощник нужен. Homo sapiens.

– Бери кого хочешь, но чтоб карета была готова не ранее чем через десять дней!

В нашей родной стране таких умельцев достаточно. Растягивать выполнение работы – это глубокое культурное наследие социалистических планов.

Вывод: после формулировки задачи на результат задать ей рамку времени. Сколько будет весить задача в часах, минутах. Это позволяет держать темп в процессе выполнения работы.

60:40

Когда вы составили список задач на день, сформулировали каждую на результат, оценили и задали норматив, следует прибавить к сумме всех нормативов 40 % времени. Так вы узнаете длительность своего рабочего дня.

К примеру, у вас задач на 5 часов согласно второму правилу планирования. Это 60 %. Добавив еще 40 % (3 часа), получаем 8 часов. Такова будет реальная длительность вашей работы.

Планировать по нормативу следует только часть рабочего времени. Это 60 % рабочего времени. Получается, что при 8-часовом рабочем графике 5 часов – задачи по нормативам, 3 часа – буфер. Запас времени – на форс-мажоры, входящие звонки и задачи. На погрешность в определении времени на выполнение дел. При этом если при планировании у вас задачи укладываются только в 6 часов и никак иначе, это нормально. Просто отдавайте себе отчет в том, что длительность графика работы будет 10 часов. В итоге вы знаете, когда реально освободитесь, и можете предупредить близких, чтобы скорректировать планы на вечер.

Процедура 60: 40 позволяет вам реально оценить, когда завершится рабочий день. Если я упаковываю задачи с учетом буфера, то имею возможность регулярно выполнять свой план. В течение месяца максимум один-два дня выпадут из этой пропорции. В остальные вы на 100 % выполните задуманное. А это, как мы уже решили, удовольствие. Каждый день. Удовольствие дает дополнительную мотивацию. Этим вы замыкаете «классный порочный» круг: планирую – 100 % выполняю – получаю удовлетворение – снова планирую… Оцените свой порочный круг. Не пора ли сменить его?

На этом основные правила завершены. Акцентирую твое внимание, читатель: соблюдая эти три правила, мы получаем хороший план. План, который на 100 % выполним, а значит, приносит удовольствие.

Перейдем к дополнительным правилам планирования.

ВОЗЬМИТЕ В РУКИ ЛИСТ БУМАГИ…

1. Откройте свой план на сегодня. Проверьте каждый пункт плана, как он описан – на результат или процесс?

2. Пункты «не результат» перепишите, учитывая рассмотренные выше критерии: минимум 2–3 слова и глагол завершенного действия.

3. Оцените каждый пункт плана по времени. Сколько нужно реально часов, минут, чтобы выполнить этот пункт.

4. Просуммируйте норматив всех пунктов плана за день.

5. Заложите резерв времени 40 %, чтобы план стал на 100 % реальным.

Инструменты планирования рабочего дня

Уровень дневного масштаба, или ОПЕРАТИВНЫЙ. Это планирование на день грядущий. Рекомендуемые инструменты планирования: