Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета Страница 13

3. Плотно подходить к гостю, чтобы вызывать дискомфорт, уменьшать психологическую дистанцию.

4. Издавать неприятные звуки, к примеру, пенопласт по стеклу.

5. Использовать специальную красную кнопку: при нажатии на нее через минуту звонит телефон и вам срочно нужно выйти!

6. Пользоваться гостевой комнатой, где расположены мини-библиотека, видеотека, чтобы пришедший ждал с пользой для себя.

7. Давать посетителю на входе вопросный лист. Некая анкета клиента, в которой он помечает, с чем пришел (как в Макдоналдс – список заказа). Формализация вопросов ускоряет общение.

8. Стараться переориентировать его активность в ваше русло, на ваши цели.

9. Перенаправить на другого человека: «дежурный менеджер», «дежурный по пространству».

10. На визитке указывать время работы офиса: «с… по.» Тем самым ограничить появление посетителей в неудобное вам время.

11. Создать график приема (телефон многоканальный, чтобы легко дозвониться).

12. Совмещать встречи с обедом. Деловые обеды, как образно выразился руководитель, «путешествие на обед».

13. Организовать место для открытых встреч в компании (переговорные).

Внутрифирменные «тормозные колодки»

Качественная подготовка управленческой информации повышает скорость принятия управленческих решений.

В этот раздел помещены прерыватели задач по горизонтали и вертикали. То есть речь пойдет о начальниках, подчиненных и коллегах. Особенно в крупных компаниях по традиции сложились внеплановые совещания и сессии «стратегических летучек» и вопросов на 15 минут, которые затягиваются на часы. При регулярном «рваном» графике продуктивность вашей работы снижается, и выполнить запланированное практически нереально. Как быть в таких случаях? Идеально совещания предупреждать, но если «летучка» уже рядом, то стоит рассмотреть следующие рекомендации.

1. Вам назначили «Внезапное совещание».

Участвовать в совещании по телефону.

Проводить совещание стоя. К примеру, в компании «ВымпелКом» имеется комната для совещаний, где нет стульев. При данной организации все вопросы решаются оперативно. Не возникает желания водить вилами по воде, поскольку все хотят поскорее уйти в более комфортные условия.

Разработать список вопросов, которые «летучками» не решаются. В итоге получится реестр совещаний, напротив каждого из которых – список решаемых вопросов.

Сегментировать время проводимого совещания. Ставить маркеры времени в виде таймера на 10–15 минут. Каждый отрезок времени сверять с повесткой для ускорения продвижения к цели.

Договориться о формате проводимых совещаний. К примеру, в компании «PPE Group» на стенах висят постеры: «10 правил совещаний». Это помогает совещающимся придерживаться установленных регламентов, стимулирует качественное и быстрое решение вопросов.

В корпоративном руководстве прописать, что приглашение на совещание высылается не позднее, чем за 24 часа до его начала. По определению «внезапные совещания» исчезают, и у вас есть сутки, чтобы подготовиться к ним.

Ввести правило защиты от совещаний. Описать, когда вы имеете право «отклонить приглашение на совещание».

Вести протокол и проводить совещание по протоколу. При этом должен быть ведущий, который следит за регламентом поднимаемых вопросов.

Проводить совещание перед обедом: в таком случае каждый участник стремится говорить конструктивно, поскольку задержка оборачивается для него сокращением обеденного перерыва.

2. Внеплановое распоряжение начальства («начальственная дурь», помехи со стороны руководства).

Нанять референта, который распределяет поручения от руководителя подчиненным в определенные окна.

Дать руководителю обратную связь в виде тренинга, тем самым показав, к чему приводят внеплановые «дергания» персонала.

Дать руководителю возможность выставить приоритеты задач.

Фиксировать его распоряжения и показать через неделю: какие цели и задачи он ставил. Указать, какая часть из них «В», а какая – «А».

Получать у руководителя «интервал ответственности». Промежуток времени, в течение которого руководитель не вмешивается в работу сотрудника. Например, утром сотруднику поставили список задач – вечером проверили качество выполнения. В данном случае интервал ответственности равен рабочему дню, 8 часов. Если в понедельник поставили задачи и проверяем их выполнение в пятницу, то интервал ответственности – неделя.

Сбои техники

Чем сложнее система, тем выше вероятность, что она выйдет из строя. Именно так звучит один из базовых постулатов кибернетики. В связи с тем что современный темп жизни не позволяет отказаться от техники, мы вынуждены «подружиться» с ней и быть готовыми к сбоям. Решения этих мелких и крупных технических неприятностей описаны в этой части.

1. Сбои техники.

Составить график контроля техники (регулярный техосмотр). Таким образом вы будете в курсе «вероятности возникновения проблем».

Разработать инструкции по исправлению проблем.

Договориться с копи-центром на предмет аренды или приоритетной печати.

Всегда в офисе должен быть запасной картридж к принтеру.

Продумывать дублирующие функции (сканер, копир, цифровой фотоаппарат). Если сломался копир, то можно снять копию через факс, сканер и принтер.

Сфотографировать и выслать печатные материалы.

Провести учебные тревоги, отработку экстренных ситуаций.

Создавать когнитивные карты. Описание инфраструктуры в радиусе офиса. Где что можно купить, напечатать и т. д.

Наладить позитивную коммуникацию с соседями, помощью которых можно воспользоваться в случае аврала.

2. Не доходит почта.

Иметь резерв в виде бесплатных серверов. Рекомендуется mail.ru, yandex.ru.

Уметь быстро найти и переслать требуемое письмо.

Настроить почтового клиента на быстрый доступ к недавно отправленным e-mail.

Всегда есть резерв, который можно найти! (Артем Подгузников, г. Сочи)

Личные и мировые проблемы

В этом разделе собраны персональные причины «неожиданных» срывов рабочего графика. Сюда относятся как пробки, так и проблемы с тонусом организма, нашествие родственников и природные катаклизмы. На сегодня это самый слаборазработанный сегмент предотвращения потерь времени. Поэтому мы готовы принять и рассмотреть каждое из ваших новых, не описанных ниже решений. Находки можно присылать по адресу [email protected] с пометкой в теме письма: «Воры времени».

1. Пробки.

Хорошее решение – параллельная деятельность:

сделать серию коротких звонков;

используя хендс-фри, провести ряд длинных звонков;

прослушать аудиокурсы: бизнес, иностранных языков и т. д.;

прослушать аудиокниги.

Вам требуется знать транспортный трафик. В какое время бывают пробки, варианты объезда. Планировать поездки в «беспробочное время».

Встречи назначайте близко к метро, чтобы не было потерь времени на дорогу.

Научитесь использовать web-камеры. Проводить виртуальные встречи вместо поездок на порядок дешевле.

Попробуйте устраивать совещание в машине: «Я вас подвезу».

Чтобы не попасть в пробку утром (до работы), можно вставать пораньше до начала пробок и по пустой ночной Москве мчаться за считанные минуты до рабочего места (так делают многие знакомые консультанта Ирины К.).

Чтобы избежать пробки вечером (после работы) – завести абонемент в спортивном клубе рядом с работой и после работы идти заниматься спортом, а после занятий спортом уже пройдет час пик, вот тогда – домой!

Если живешь рядом с коллегой по работе, то можно договориться ездить по очереди то на его, то на своей машине, тогда «свободный» водитель сможет разобрать по пути, например, рабочие бумаги.

Использовать «смешанный» способ передвижения по городу. Например, на машине доезжаешь до определенной станции метро (до которой можно добраться без пробок), затем пересаживаешься на метро и едешь до пункта назначения (особенно удобно, если он находится рядом с метро).

Если нужно что-то привезти/отвезти и не обязательно личное присутствие, то можно воспользоваться курьерской службой (за 135 рублей они приедут к вам за пакетом и отвезут его в нужную точку. Не верите ценам? Обратитесь по адресу [email protected], чтобы получить контакты курьерской компании, мы раньше тоже не верили, а сейчас регулярно пользуемся данным видом услуг).

2. «Мысли не по делу».

Аутотренинг.

Концентрация на задачи.

Убрать все лишнее с рабочего стола.

Уделить внимание здоровью и т. д., чтобы не отвлекало от дела. Когда вы поели – вы о еде не думаете. Когда вы выспались – вы не зеваете.

3. Играет громко музыка.

Вежливо посмотреть.

Громко разговаривать, мешать.

Сказать «я не слышу сотовый телефон».

4. Внезапные личные проблемы с самим собой (заболел, недомогание).