Василий Голованов - Рекламное агентство: с чего начать, как преуспеть Страница 41

Отзывы от фирм, которые пользовались уже вашими услугами, хороши тем, что они подтверждают как надежность самой вашей фирмы, так и качество заявленных вами работ. Поэтому я рекомендую заготовить какие-нибудь бланки для этих отзывов. Тогда директор сможет быстро вписать туда свое имя и название своей компании, дописать что-то свое, поставить печать и быстро вернуть вам. Можно заготовить бланки сбора отзывов в свободной форме и раздать их вашим менеджерам. Поощряйте менеджеров за каждый такой подписанный отзыв. Все это будет повышать успешность ваших продаж. Желательно, чтобы в отзывах было не только название фирмы, но и Ф. И. О. директора с печатью. И уж совсем замечательно, если там будет фото этого директора. Собранные отзывы вы можете размещать у себя на сайте.

Шаг 9. Собираем все подотчетные документы менеджеров

Естественно, по всем выполненным работам у вас должны быть договоры и приложения к ним, счета и приходно-кассовые ордеры, счета-фактуры и акты о выполнении работ, образцы выпущенных тиражей и макеты носителей. Это минимум. Все это нужно хранить, потому что документы могут всегда потребоваться.

Шаг 10. Ответственность менеджеров за своевременные сбор и сдачу подотчетных документов и денежной выручки

Необходимо отдельно прописать виды ответственности менеджеров за своевременные сбор и сдачу всех подотчетных документов и обязательно за сдачу денежной выручки. Естественно, менеджеры должны ознакомиться с введенными вами правилами. Виды ответственности и виды воздействия на нерадивых менеджеров размещайте либо в своде корпоративных правил, либо в должностных инструкциях. Обязательно должны быть прописаны ограничения по срокам сдачи всех документов и денежные штрафы за срывы сроков или за потерю каких-либо документов.

Шаг 11. Учет и хранение документов, учет готовых тиражей, хранение экземпляров рекламных носителей

Продумайте, как и где вы будете хранить подотчетные документы, выпущенные тиражи и экземпляры рекламных носителей. Образцы вашей рекламы могут пригодиться для демонстрации при заключении последующих договоров. И просто это история вашей фирмы, вашей компании.

Автоматизация бизнеса

Мы уже говорили, что поначалу вам придется самостоятельно вести переговоры и все свои дела; когда вы начнете получать первые деньги, то параллельно сможете нанимать менеджеров по продажам, потом вы наймете другой персонал, скажем дизайнеров, распространителей, заместителей, секретаря, откроете свой офис. В дальнейшем ваше время должно освобождаться, готовьте себя к этому.

Я сейчас, например, уделяю этому бизнесу не более четырех часов в неделю. Фактически этот бизнес работает без меня. Если вы захотите, я вас научу, как автоматизировать свою деятельность, чтобы бизнес работал без вашего постоянного участия. Тот, кому нравится бизнес, может сам выполнять любую работу – от переговоров до распространения рекламного продукта. Если вам это все в удовольствие, то почему бы нет? Вы можете каждый день выполнять какие-то функции и не делегировать их, не нанимать себе заместителей, не нанимать никого.

Чтобы прочувствовать все прелести дела, нужно попробовать все этапы главного и вспомогательных бизнес-процессов, что называется, на своей шкуре. Только так вы сможете в дальнейшем объективно судить о трудоемкости той или иной работы, о тех требованиях, которые предъявляются к человеку, выполняющему данную работу. Только так вы сможете объективно оценивать личные качества, которыми должен обладать исполнитель той или иной функции вашего бизнес-процесса.

Поэтому я рекомендую, даже если у вас есть персонал, самому поучаствовать во всех бизнес-процессах. Вы сможете не только глядеть на все это со стороны, но и прочувствовать, как оно работает, изнутри.

Увеличивать прибыль невозможно только своими силами. Вспомним четыре квадранта денежного потока [1] . Если вы работаете один в своем бизнесе, то фактически являетесь специалистом, который работает сам на себя, без найма персонала. При этом ваша производительность и те деньги, которые вы можете заработать, зависят только от ваших личных способностей, ваших навыков, умений и от количества времени, которое вы уделите работе.

Использование труда наемных людей – это один из эффективных рычагов бизнеса для увеличения вашего капитала. В общем случае чем больше людей на вас работает, тем вы более богаты.

Если в будущем вы захотите начать новый бизнес или заняться другими делами, то сможете нанять себе заместителей и освободить свое время, получая какую-то часть прибыли от собственного бизнеса. Это так называемый пассивный доход . А рекламный бизнес будет вашим активом, вашим капиталом, вашей инвестицией, приносящей деньги.

Если вкратце, то вот один из алгоритмов развития:

• освоение всех бизнес-процессов;

• получение первых денег от клиентов;

• наем менеджеров по продажам;

• построение системы контроля и отчетности менеджеров;

• открытие небольшого офиса;

• построение системы обучения менеджеров и кураторства;

• наем дизайнера и распространителей;

• построение системы контроля и отчетности распространителей;

• наем заместителя, бухгалтера и секретаря;

• автоматизация всех бизнес-процессов.

Фишка 1 . Хочу отметить, что чем меньше звеньев в вашем бизнес-проекте, тем он надежнее. Это может служить одним из критериев отбора бизнес-идей.

Фишка 2 . Некоторые звенья бизнес-процессов вообще полезно отдавать на аутсорсинг сторонним организациям.

Шаг 1. Какой персонал необходим для ведения бизнеса без вашего участия?

План действий:

1. Описываем выполняемые функции во всех бизнес-процесах. Для продукта «ПТ»:

Менеджеры продаж:

      ♦ активные продажи;

      ♦ согласование макета;

      ♦ распространение тиража;

      ♦ закрытие сделок документами.

Кураторы, начальник отдела продаж:

      ♦ наем менеджеров;

      ♦ обучение менеджеров;

      ♦ контроль работы менеджеров;

      ♦ отчетность о продажах и найме менеджеров.

Распространители тиража:

      ♦ распространение;

      ♦ отчетность.

Бухгалтер:

      ♦ контроль полноты документов, правильности их составления и заполнения;

      ♦ подготовка и сдача отчетности;

      ♦ оплата счетов, контроль оплаты счетов;

      ♦ ведение архивов документов;

      ♦ контроль закрытия сделок;

      ♦ прием наличных денег по договорам у менеджеров;