Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса Страница 37

Теперь загляните в шкафы. Что там? Шкафы — идеальное место для хранения массы расходных материалов и справочной информации, они как нельзя лучше подходят для того, чтобы, поддавшись искушению, запрятать туда материалы более глубокого уровня. Часто я нахожу там предметы коллекционирования и ностальгические памятки, которые уже ничего не значат для моих клиентов. Например, один генеральный менеджер страховой конторы выбросил столько всяких поощрительных наград, накопившихся за годы работы, что они могли бы наполнить маленькую урну.

Подумайте, действительно ли сувениры и памятки по-прежнему что-то значат для вас.

Опять-таки, если где-то вы обнаружили беспорядок и решили все реорганизовать, запишите напоминание об этом на листке бумаги и бросьте в корзину.

Какой-то документ на доске объявлений требует от вас активных действий? К стене приколото что-то, что не должно на ней висеть? Вас что-то смущает, когда вы смотрите на картины, фотографии, плакаты или сувениры? А что вы думаете об открытых полках? Может, там есть какие-то книги, которые нужно прочесть или подарить библиотеке? Каталоги, инструкции или подшивки, которые устарели или требуют от вас каких-то шагов? Кучки и стопки на полу? Просто передвиньте их поближе к корзине, чтобы добавить к «входящему материалу».

Есть ли что-то, что вам хочется изменить, когда вы смотрите на офисное оборудование, мебель или просто оглядываетесь вокруг? Все работает? Вас устраивает освещение? Если есть что-то, то вы хотите сделать, напишите напоминание и положите в корзину.

В зависимости от масштабов вашей деятельности по сбору данных, вы, возможно, захотите выполнить подобную процедуру всюду, где у вас накапливаются материалы. Если вы собираетесь полностью освободить сознание, то это нужно сделать всюду.

Не позволяйте коварным мыслям о том, что «это не так уж важно», поколебать вашу решимость внедрить методику дома.

Иногда люди приглашают меня к себе домой, чтобы я помог им выполнить процедуру сбора. Распространено заблуждение, что порядок дома — «это не так уж важно», тем самым люди не позволяют себе полноценно управлять своей жизнью дома и сами у себя отбирают энергию.

Как только вы почувствуете, что собрали все физические окружающие предметы, которые требуют вашего внимания, нужно будет также собрать все, что может находиться в оперативной памяти вашего мозга. Что еще поглощает ваше внимание, но пока не представлено в корзине «Входящие»?

Вот теперь пригодится стопка писчей бумаги. Я советую записывать каждую мысль, каждую идею, каждый проект или замысел, который поглощает ваше внимание, на отдельном листке бумаги. Можете составить один длинный список у себя в блокноте, но, учитывая необходимость индивидуальной обработки каждого пункта в дальнейшем, разумнее будет записывать идеи на отдельных листках. Вы вряд ли будете хранить у себя эти клочки бумаги (разве что решите, что при упорядочении данных удобнее всего обходиться без всякой автоматизации), но в процессе обработки сведений лучше иметь дело с дискретными предметами.

Вероятно, чтобы перенести содержимое своего сознания на отдельные листки бумаги, вам понадобится от двадцати до тридцати минут (разумеется, после того, как все остальное уже собрано). Мысли будут приходить вам в голову в произвольном порядке: существенные, несущественные, частного либо профессионального характера — идеи будут хаотично возникать в вашем сознании.

В данном случае следует думать о количестве идей. Лучше перестараться в процессе сбора идей, чем что-то упустить. Позднее вы всегда сможете отбросить всякую чепуху. Вашей первой мыслью может быть «спасение озонового слоя», следующая идея будет более приземленной: «нужно купить кошачьего корма!» Хватайтесь за каждую идею. Не удивляйтесь, если в ходе этой процедуры в корзине образуется изрядная стопка бумаги.

Для того чтобы быстрее освободить свое сознание, просмотрите следующий список «спусковых крючков», пункт за пунктом, и проверьте, не забыли ли вы о чем-нибудь. Часто, чтобы обнаружить мысль, затаившуюся в закоулках сознания, нужен только небольшой толчок. Не забывайте, вспомнив о чем-то, записывать эту идею на листке бумаги и класть его в корзину.

— Профессиональная деятельность

Начатые, но не завершенные проекты

Проекты, осуществление которых нужно начать

Обещания и обязательства перед другими людьми:

• Начальником/партнерами

• Коллегами

• Подчиненными

• Другими представителями организации

• «Посторонними» людьми:

• Клиентами

• Другими организациями

• Специалистами

Информация, которую необходимо получить/передать:

• Внешняя/внутренняя

Совершить (отослать, передать) или ответить на:

• Телефонные звонки

• Голосовые сообщения

• Электронные сообщения

• Сообщения на пейджере

• Факсы

• Письма

• Служебные записки

Другие документы, которые нужно оформить и подать:

• Доклады

• Заключения/отзывы

• Предложения

• Статьи

• Рекламные материалы

• Инструкции/указания

• Откорректированные и отредактированные документы

Встречи, которые следует назначить, и деловые визиты, о которых стоит попросить

Кого следует ознакомить с теми или иными решениями?

Существенные материалы, которые вы читали или просматривали:

а) Финансы

• Денежный поток

• Статистические данные

• Бюджеты

• Прогнозы/перспективные оценки

• Прибыли и убытки

• Балансовый отчет

• Кредитная линия

б) Планирование/организация

• Формальное планирование (цели, задачи, желаемые результаты)

• Текущие проекты (следующие шаги)

• Грядущие проекты

• Бизнес-планы и планы маркетинга

• Организационные замыслы

• Предстоящие мероприятия

• Встречи Презентации

• Организационная структура

• Изменения условий труда

• Установка новых систем/оборудования

• Поездки

в) Банковская сфера

• Дебиторская задолженность

• Счета к оплате

• Мелкие расходы

г) Административная сфера

• Юридические аспекты