Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью Страница 19

Выполняя упражнения, предложенные в двух последних главах, вы уже сделали важный вклад в свое собственное развитие. Обладая полученным знанием, вы твердо ступили на путь к построению личной системы планирования и управления временем, которая поможет вам достичь главной цели – сделать вашу жизнь такой, какой вы ее любите. Итак, теперь вы готовы к разработке стратегии своей жизни – к планированию!

Часть третья

Планирование

5

Планирование времени

Создание гармонии и равновесия в жизни

У каждого из нас очень много дел, которые мы хотим сделать, и нам бывает очень тяжело найти для каждого их них достаточно времени. Не кажется ли вам, что одна из областей вашей жизни преобладает над другими, поглощая все ваше время, вынуждая вас пренебрегать остальными жизненно важными областями жизни?

Достичь равновесия и гармонии в жизни означает распределить свое время в правильных для вас соотношениях. Чтобы быть уверенным, что вы выделили достаточно времени для тех видов деятельности, которые направлены на достижение ваших личных стратегических целей, вам нужно составить схему или план распределения времени, то есть образец, шаблон расписания, который поможет вам достичь идеального для вас равновесия между различными видами деятельности. План распределения времени – это просто наглядная схема, отражающая ваш ежедневный, еженедельный и ежемесячный график жизни. Но это также и могущественный инструмент, помогающий вам оставаться проактивными[1] в водовороте задач и проблем, которые встают на вашем пути. Вместо того чтобы считать, что вы должны действовать, немедленно откликаясь на все возникающие пред вами вопросы и требования, вы можете взглянуть на план распределения времени, определить, когда у вас появится время для этой неожиданно возникшей задачи, и либо запланировать ее выполнение, либо пропустить ее.

“Детсадовская” модель организации пространства

В своей первой книге “Самоорганизация по принципу “изнутри наружу”” я описала концепцию использования классной комнаты детского сада в качестве идеальной модели для организации любого пространства.

Детский сад как идеальная модель организации пространства

Причина, почему классная комната детского сада функционирует настолько успешно, заключается в том, что она разделена на четко определенные зоны деятельности, чтобы дети могли сосредоточиться на чем-то одном в определенный момент времени. В ней есть уголок для чтения, зона для занятий рисованием, лепкой и другими видами прикладного искусства, музыкальный уголок и зона для переодевания. Все вещи имеют четко определенное место расположения, поэтому всегда найдется только одно логически обоснованное место, где можно найти определенную вещь и куда можно снова положить ее.

Легко понять, как можно применить этот принцип к любому физическому пространству, будь это ваша кухня или ваш офис, но как это можно применить к управлению временем?

Зоны деятельности вашего расписания включают в себя все родственные или связанные задачи: например, чтение и сортировку корреспонденции, электронной почты и телефонные звонки. Точно так же, как для вашей обуви отведено определенное место в шкафу, для всех задач должно быть отведено определенное место в вашем расписании.

Когда вы устанавливаете обособленные зоны для каждого рода деятельности, это также предотвращает смешивание разнородных задач и перетекание задач из одной временной зоны в другую, что подрывало бы вашу способность концентрации и мешало бы вам наслаждаться текущим делом. Скажем, сейчас – вечер вторника, и вы играете в “Монополию” со своими детьми. Когда ваша фишка попадает на Парк Плэйс и ваша дочь говорит вам: “Плати”, вы вдруг вспоминаете, что у вас есть настоящие счета, которые вам нужно оплатить. Вместо того чтобы немедленно хвататься за свою чековую книжку, вы вспоминаете о своем плане распределения времени. Вы знаете, что оплачиваете счета по субботам утром, поэтому нет никакого повода беспокоиться об этом во вторник вечером. Вы возвращаетесь к своим детям с ясной головой. Ваш план распределения времени позволяет вам исключить стресс из своей жизни.

Зоны деятельности вашего плана распределения времени

План распределения времени – это расписание, которое разделено на “зоны деятельности”, соответствующие различным областям вашей жизни и включающие в себя все задачи в вашем списке текущих дел. Как вы помните из главы 4, список областей жизни выглядит примерно так:

• Работа

• Семейная жизнь

• Личное развитие

• Отношения с любимым человеком

• Отношения с друзьями

• Финансовое благополучие

• Образование

• Дом

• Духовная жизнь

Все ваши действия будет содействовать достижению ваших целей в этих областях жизни. Например, для достижения своих целей в области образования вы можете создать зоны деятельности для занятий на курсах французского языка или изучения чего-то еще. Для достижения своих целей в области досуга вы можете создать отдельные чередующиеся зоны деятельности для отдыха и самосовершенствования: в один день вы проводите время, отведенное для отдыха, медитируя на берегу озера, на следующий – используете его, сидя в Интернете; в один день время, отведенное для самосовершенствования, используется для катания на велосипеде, в другой – для видеосъемок и монтажа видеофильмов. Не думайте пока о планировании конкретных задач и дел. Вы сможете решить позже, будете ли вы проводить время отдыха, медитируя на берегу озера или сидя за компьютером. Суть в том, чтобы иметь установленное время для выбранных вами видов деятельности, которые помогают вам достичь вашей цели – отдохнуть и расслабиться – и знать, в какую из зон деятельности включена каждая конкретная задача (вы научитесь этому в главе 7 “Сортировка задач”).

Ниже приведены примеры планов распределения времени троих людей, каждый из которых живет своей особенной жизнью. Заметьте, как изменяется то количество времени, которое отводится на каждый из видов деятельности, от человека к человеку.

Вильям – генеральный директор крупной производственной компании. Его план распределения времени представлен на странице 98.

Саманта – медсестра и мать двоих детей. Ее план – на странице 99.