Саймон Купер - Школа лидерства. Техники эффективного руководства Страница 19

Желательно, чтобы ежегодный процесс имел следующие характеристики (см. рис. 7).

Рис. 7

Анализ

По сути, существует 5 этапов отчета о проделанной работе.

Оценка деятельности в сопоставлении с ожиданиями.

Планирование будущей деятельности в перспективе.

Обзор должностных обязанностей (факультативный компонент).

Оценка текущей деятельности.

План развития компании в будущем.

Большая часть вводной информации для данной дискуссии должна исходить от штатных сотрудников. Ваша задача – ведение дискуссии, постановка правильных вопросов, объективная проверка, высказывание дополнительных суждений, когда это необходимо. В двух случаях вы способны дать больше информации, чем кто бы ни было в компании, – это обсуждение ожиданий от работы и будущих планов развития. Тем не менее, если большая часть такого рода информации будет исходить от отдельных сотрудников, то это только придаст силы обсуждению в целом.

Поощряйте штатных сотрудников, если они самостоятельно проводят процедуру оценки своей деятельности. Заставляйте их приходить на встречи подготовленными, с доказательствами и примерами, демонстрирующими их достижения. Позвольте им вести дискуссию так долго, как им требуется. Чем больше ответственности за анализ своей работы берут на себя ваши сотрудники, тем выше вероятность, что они справятся с делом. Это также обеспечит их профессиональное развитие и позволит сообщать о своих потребностях по мере возникновения.

Периодичность аттестации

Ежегодной процедуры оценки недостаточно для регулярного анализа деятельности. Множество компаний признают это и стремятся к проведению аттестации раз в полгода или поквартально. Это хорошая тенденция, но в то же время вам, вероятно, все же стоит стремиться к проведению регулярных аттестаций еще чаще (это также можно делать и «один на один» с самим собой). Какая польза от этих отчетов, можно понять, обратившись к рассмотренной нами ранее компетентностной модели руководства, а также размышляя о деле с точки зрения общей компетенции сотрудника, которая развивается по мере выполнения рабочих задач.

Ниже следуют ориентиры, показывающие, как часто необходимо подводить итоги работы в зависимости от уровня компетенции сотрудников:

1-й общий уровень компетенции – недельный отчет;

2-й общий уровень компетенции – месячный отчет;

3-й общий уровень компетенции – месячный отчет;

4-й общий уровень компетенции – квартальный отчет.

Регулярные встречи, во время которых подводятся итоги работы (неформальные, если вам так больше нравится), должны иметь точно такую же содержательную схему, как и формальные обсуждения (за исключением оценки описания должностных обязанностей). Чем менее формальны такие встречи, отличающиеся от документированного аттестационного процесса, тем больше вы должны уделять внимания записи ключевых моментов обсуждения. В частности, если какие-либо из рабочих задач недовыполнены, после встречи описание плана дальнейших действий должно пройти по кругу, через каждого штатного сотрудника.

Невыполнение плановых показателей: решение проблемы

В большинстве случаев с невыполнением плановых показателей можно справиться, если обнаружить это своевременно, обсудить с сотрудником и предложить план действий, который вернет эффективность к прежним показателям.

Невыполнение плановых показателей в течение длительного времени является или, по крайней мере, должно являться веской причиной для увольнения сотрудника или перевода его на другую должность. Конечно, вы должны поступать в соответствии с государственным Трудовым кодексом. Вам необязательно самому быть экспертом в Трудовом кодексе, но вы должны задействовать отдел по персоналу, как только станет очевидно, что ситуация невыполнения плана может вылиться в проблему дисциплинарного характера.

В любом случае, нежелательно прибегать к дисциплинарным взысканиям до того, как сотруднику будут предложены возможности развития и повышения эффективности. Все не так тягостно, как кажется. Если вы следуете оптимальной модели развития компании (по схеме, описанной в главе 3) и эффективности (описанной в этой главе), а также фиксируете все проблемы, их решения и достижения, в этом случае, вероятнее всего, отдел по работе с персоналом сможет оперативно решить дисциплинарные вопросы.

Если у вас есть сотрудник, который очень старается, но просто-напросто не очень хорошо подходит для той или иной должности (словно круглая затычка в квадратном отверстии), организация может извлечь выгоду, переведя человека на другую должность. Если сотрудник способный и одаренный, но не справляется с плановым производством, потому что не прилагает к этому никаких усилий, будет лучше обратиться к средствам дисциплинарного воздействия, которые приведут к увольнению, если производительность труда не возрастет.

Никогда не игнорируйте проблему недостаточной эффективности. Действуйте в подобных ситуациях объективно и предусмотрительно. Если вы игнорируете проблему, это впоследствии негативно отразится на всей команде и спровоцирует проблемы в более отдаленной перспективе.

Реорганизация в подобных случаях, вероятно, будет продуктивным шагом, который приведет к успеху.

Если вы следуете лучшим советам: набираете правильных людей, развиваете их в соответствующих областях, согласно их компетенции, регулярно подводите итоги проделанной работы, учитывая известные всем ожидания, и, как мы увидим, мотивируете людей, грамотно передавая полномочия, распределяя нагрузку должным образом и создавая вдохновляющее рабочее пространство, – тогда маловероятно, что вы будете часто сталкиваться с длительным невыполнением плановых показателей, если вообще столкнетесь.

Неформальная коммуникация

Одна из самых сильнодействующих практик, с помощью которых вы можете эффективно управлять своей командой, – это регулярное общение с сотрудниками. Говоря это, я не имею в виду микроменеджмент. Неформальная коммуникация основывается на ежедневном близком взаимодействии с вашим штатом, благодаря чему люди чувствуют вашу поддержку, если они в ней нуждаются. Вы держите руку на пульсе и показываете, что вы – часть команды, оставаясь при этом ее руководителем.

Иногда люди будут нуждаться в вашем участии или помощи в устранении барьеров; в других случаях им будет нужна «зарядка», побуждение к активным действиям или, возможно, потребуется выпустить пар, сорвать злость. Процесс становления великолепного руководителя включает в себя развитие интуиции, благодаря которой вы сможете сохранить оптимальную эффективность команды – при условии, что члены команды чувствуют себя комфортно в вашем присутствии.