Вячеслав Кондратьев - Проектируем корпоративную архитектуру Страница 24

Преимущества электронных регламентов очевидны:

• современный инструмент разработки и форма хранения – компьютер;

• возможность эффективной организации через внутренние сети, Интранет, Интернет, коммуникационные сервисы пользователей;

• возможность созданий традиционных копий документов на твердых носителях;

• расширение возможностей визуализаций;

• кардинальное расширение возможностей анализа, улучшения и перепроектирования регламентов работ;

• возможность проведения сквозных выборочных изменений и больших изменений в больших массивах электронной документации.

7. Практикум. Структурирование в группе компаний

Контент

•  Система управления организационными изменениями – диагностики, проектирование и реализация организационных изменений, контроллинг.

•  Структура положений о компании – общие положения, цели и задачи, продукты и процессы, организация управления, права и ответственность.

•  Проекция организационных характеристик на структуру – использование специальных матриц соответствия.

•  Связь положений о компании с моделью процессов верхнего уровня – гармонизация структурных, процессных и функциональных характеристик.

Рис. 7.0.1. Система управления организационными изменениями 7.1. Механизм проведения организационных изменений в группе компаний «Волга – Днепр»

Рис. 7.1.1. Цикл управления организационными изменениями

Проведение организационных изменений с целью построения организационной структуры компании «как надо», обеспечивающей оптимальное сочетание совокупности таких факторов, как стратегия, окружающая среда, размер и жизненный цикл организации, технологии и корпоративная культура и так далее, включает в себя следующие этапы:

1. Сбор и анализ информации для адаптации и улучшения организационной структуры компании.

2. Проектирование изменений организационной структуры компании.

3. Утверждение и внедрение изменений организационной структуры и соответствующих положений об организационной структуре.

4. Наблюдение, контроль, анализ результатов внедрения.

5. Корректировка ранее принятых решений, мотивация персонала.

При необходимости, параллельно с изменением организационной структуры, проводится адаптация и изменения других компонент корпоративной архитектуры, в первую очередь модели исполнения процессов. Необходимость связанного проведения изменений в разных частях корпоративной архитектуры делает актуальным поддержание описания архитектуры не только как системы документов, но и как электронной модели, представляющей связанное описание различных характеристик и допускающей проведение их сквозных связанных изменений.

К основным объектам внимания при изменении корпоративной архитектуры можно отнести следующие компоненты организации:

– услуги;

– процессы;

– проекты;

– функции;

– звенья;

– системы управления;

– а также связи и взаимодействия между ними.

7.2. Адаптация положений об организации деятельности

Рис. 7.2.1. Связь стандартов и положений о компании Изменение стратегии, появление нового направления в деятельности, реорганизация с целью повышения эффективности ведут к изменению организационной структуры. Чтобы результаты проектирования структуры компании отвечали всем предъявленным требованиям, необходимо тщательно проводить сбор и анализ информации с помощью анкетирования и интервью, анализировать предшествующий опыт. В результате сбора и анализа информации формируется материал для описания основных характеристик компании «как надо»....

Структура Положения о компании

1.1. Общие положения

1.2. Миссия, цели и задачи

1.3. Продукты и процессы

1.4. Организация управления компанией

1.5. Функциональная модель

1.6. Права и ответственность

1.7. Обозначения и сокращения

1.8. Приложения

1.8.1. Задачи на год

1.8.2. Закрепление ответственности за производство основных продуктов в группе компаний

1.8.3. Роль и место компании в группе компаний на основе детализированной карты бизнес-процессов верхнего уровня.

1.8.4. Распределение функциональных обязанностей подразделений компании в процессах производства продуктов и услуг

1.8.5. Организационная структура компании

1.8.6. Виды и характеристики взаимоотношений в группе компаний

1.8.7. Принципы взаимодействия в группе компаний

Таким образом, для формирования проекта положения о компании выполняется следующий набор действий:

• описание и диагностика ситуации «как есть»;

• изучение лучших практик;

• определение миссии и стратегии группы компаний;

• определение основных стратегических задач конкретной компании и задач на год;

• определение продуктов конкретной компании и их потребителей;

• описание и распределение управленческих, основных и обеспечивающих процессов между подразделениями конкретной компании;

• описание организации взаимодействия между сотрудниками и руководителями конкретной компании;

• оформление положения.

Рис. 7.2.2. Схема гармонизации функциональных и процессных описаний

После утверждения положения о компании начинается этап внедрения организационных изменений. Содержание мероприятий внедрения зависит от объема и содержания тех изменений, которым подверглась организационная модель компании. При этом существенное изменение положения о компании влечет за собой изменение других связанных с этим положением документов, в частности положений о подразделениях и, возможно, должностных инструкций.

Следующим шагом является постоянное отслеживание соблюдения организационных изменений в повседневной деятельности. Для этого проводятся исследования, анализ и подготовка решений по корректировке существующих отклонений в организационно-функциональной модели компании.

На заключительном этапе осуществляется корректировка выявленных отклонений и мотивация персонала.

В рамках единой корпоративной архитектуры положения о компаниях группы и входящих в них подразделений интегрируются с описанием бизнес-процессов и системой менеджмента качества. С этой целью составляется классификатор функций «от положений» и детализированное описание процессов «от модели процессов верхнего уровня», после чего проводится гармонизация составленных описаний (см. рис. 7.2.2). Классификаторы процессов и функций также гармонизируются с системой менеджмента качества, где, по сути дела, поддерживаются аналогичные описания.