Виктор Шепель - Человековедческая компетентность менеджера. Управленческая антропология для менеджеров Страница 36

Будучи в США я получил истинное удовольствие от реакции работников одной американской компании по поводу реплики руководителя российской предпринимательской фирмы о том, что он регулярно работает по 12–14 часов в сутки. Лица присутствующих как бы вытянулись, и сочувственно прозвучал вопрос: "И ваши подчиненные тоже?" Увы, комментария не последовало.

В настоящее время имеется масса вариантов "Тайм Менеджеров" в виде разнообразных органайзеров. Однако они не всегда помогают успешному решению проблемы рационального использования рабочего времени руководителей. В этой связи предложим несколько практических рекомендаций.

— Необходимо выработать привычку каждый раз перед уходом с работы проверять, как был выполнен намеченный на этот день личный рабочий план. Если какие-то дела оказались невыполненными, то их следует внести в "список долгов" или перенести в рабочий план будущего дня. Важно иметь годовой, полугодовой, квартальный, месячный, но обязательно составлять каждодневный план. Пренебрежение к нему, сведение его к записям на своем календаре — ахиллесова пята многих менеджеров как опытных, так и молодых.

— Как бы менеджер хорошо ни знал бы свою работу, полезно перед началом каждого рабочего дня выделять 15–20 минут на осмысление ранее составленного дневного плана. Подобная утренняя аналитика позволяет в итоге экономить до двух часов рабочего времени. Особенно у руководителей, у которых преобладают административные функции.

— Обычно менеджеры привыкают к выполнению многих рутинных дел, но редко анализируют их, чтобы выяснить причины их появления. Вырабатывая своего рода иммунитет против таких дел, надо больше внимания уделять работе с персоналом, осмыслению маркетинговой информации, выработке стратегии и тактики управленческой деятельности.

— Всегда заботиться о селекционировании своих и чужих идей, создании личного банка "интеллектуальных инноваций". Целесообразно фиксировать подобные приобретения.

— Чтобы минимизировать возможные потери информации, полезно воспользоваться электронными дневниками руководителя (ЭДР) как стационарного, так и портативного производства. Интересный авторский вариант программно-целевого подхода в управлении предложил главный врач московской клинической больницы Г.Н. Макеев в книге "Прогнозно-аналитическая информационная система творчества руководителя" (М., 1992).

Время постоянно идет вперед. Вот почему менеджерам необходимо систематически заниматься инвентаризацией "неоправданных поглотителей" рабочего времени. В ряде случаев — и своего жизненного времени в целом. Тем более, согласно подсчетам специалистов, у каждого из нас, без учета болезней, непредвиденных обстоятельств, личной неорганизованности набегает 200 000 часов.

Не правда ли, не так уж много у нас времени для самопознания и самореализации!

Составьте картограмму по следующим показателям: "поглотители" времени, причины потери времени, меры устранения причин.

Данное практическое задание полезно выполнять с определенной периодичностью, затем сопоставлять полученные данные, оценивая свои усилия по более рациональному использованию своего рабочего, а может быть, и всего своего жизненного времени.

Введение в самоменеджмент. В нашем Отечестве в начале 20-х гг. XX века была создана оригинальная концепция научной организации труда (НОТ), которая, благодаря усилиям ее авторов — А.К. Гастева, И.М. Керженцева, О.А. Ерманского, Ф.Р. Дунаевского, И.М. Бурдянского превратилась в массовое движение по рационализации организации труда и эффективному использованию рабочего времени.

Продолжительное время у нас отсутствует определенный интерес к данной проблеме. Вместе с тем с удорожанием технического оборудования и его технологического использования, профессиональной подготовки работников всех категорий значительно возрос спрос на научную организацию труда. Немецкий исследователь Л. Зайверт создал свою интерпретацию научной организации труда, которая сегодня привлекает к себе внимание многих менеджеров. По сути, это технология управленческой деятельности во временном аспекте. Ее цель — научить менеджеров (деловых людей) добиваться эффективной экономичности в использовании рабочего времени. Эта технология состоит из четырех позиций, последовательное соблюдение которых гарантирует успех. Ее можно назвать шифром "эффект четырех П".

Раскроем содержания данного шифра.

Принцип приоритетов. Возьмите план работы на день (неделю) и тремя цветными фломастерами выделите дела следующим образом: особо значимые — красным цветом, важные — желтым цветом, оперативные — зеленым цветом.

Возьмите три листка, обозначив один индексом "А", другой — "В", третий — "С". В листок "А" внесите дела красного, в "В" — желтого, в "С" — зеленого цвета. Осмыслите произведенное распределение своих дел. Подобную аналитику полезно провести со своими ближайшими коллегами (советниками) или консультантами по менеджменту. Чтобы ограничить свое желание, как можно больше дел обозначить красным цветом, следует соблюсти следующее процентное соотношение: в рабочем плане дела "А" должны составлять не более 15 %, дела "В" — 25 %, а дела "С" — 60 %.

Принцип В. Парето. Произведя операции по соблюдению принципа приоритетов, продолжить оценочную работу по уточнению "весовой" значимости произведенного распределения дел. Для этого дается контрольный показатель — 80:20, т. е. для группы "А" и группы "В" допустим количественный показатель дел в пределах 20 %, но по своей значимости они должны составлять для общего успеха в работе менеджера — 80 %.

Принцип корзины. Предметом специального рассмотрения становятся дела группы "В" и "С". В силу особенности русского ума, о чем говорил И.П. Павлов, у нас есть любовь к мелочам, к несущественному, что часто приводит к ненужной текучке. Поэтому следует внимательно пройтись по названным группам дел и безжалостно вычеркивать из них те, которые могут отвлечь отдел наиболее существенных, тех, что действительно определяют успех работы руководителя. Смелее в таких случаях обращаться к корзине.

Принцип делегирования полномочий. Болезнью многих "больших" и "малых" руководителей является боязнь расставаться со своей властью. Даже уезжая в отпуск, они по мобильным телефонам держат в напряжении своих заместителей, постоянно контролируя, как они выполняют поручения. Умный руководитель постоянно обращается к такому управленческому приему как "делегирование власти". Прежде всего для разгрузки своего рабочего плана. Умело перекладывая значительную часть работы на подчиненных, он оказывает доверие своему персоналу, воспитывает его делом, готовит резерв на выдвижение.