Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью Страница 47

• Планируйте регулярные встречи для общения с близкими людьми. Если вы работаете в тесном контакте с другим человеком или в течение дня вам нужно созваниваться с супругой или с детьми, чтобы проведать их, тогда короткие встречи или общение по телефону один или два раза в течение рабочего дня – лучшее в мире средство для экономии времени. Это гораздо лучше, чем беспокоить друг друга каждые десять минут для того, чтобы поделиться очередными новостями или обменяться информацией.

• Составляйте и распространяйте отчеты с информацией о ходе текущих дел. Если вы работаете над проектом совместно с другими людьми, введите в практику ежедневный или еженедельный “текущий отчет о ходе реализации проекта”, чтобы каждый из членов вашей рабочей группы мог легко ознакомиться с состоянием дел, не отвлекая для этого других. Дома или на работе вы можете запланировать проведение регулярных совещаний для обмена информацией, лично или по телефону.

Проект: аллея в Северном парке

Ответственное лицо: Дана

Срок реализации: 3 декабря

Документация: смотри папку “аллея в Северном парке”

Следующий этап: 25 ноября Дана проводит совещание с подрядчиком

Внутренние помехи

Конечно, далеко не всегда нас отрывает от дел кто-то другой. Иногда мы сами отвлекаемся, и это может оказать не меньшее влияние на снижение нашей продуктивности. Вот некоторые советы по минимизации этих внутренних помех.

• Запаситесь едой и питьем перед тем, как приступить к работе. Вместо того чтобы нарушать нормальный режим питания, оставаясь без еды на длительное время, или периодически бегать к ближайшему киоску за шоколадными батончиками, чтобы “заморить червячка”, потратьте несколько минут на то, чтобы приготовить легкую закуску перед тем, как приступите к длительной работе. Поставьте на стол бутылку с водой, запаситесь термосом с горячим кофе.

• Всегда держите свой планировщик под рукой, чтобы в любое время вы могли записать в него новые мысли, пришедшие вам в голову. Если у вас нет одного постоянного места для записи новых дел, которые вы планируете сделать, или новых идей, которые вы хотите обдумать и реализовать, вам трудно удержаться от искушения приступить к выполнению таких задач немедленно. Но если у вас есть надежное место для записи всей этой информации, вы можете побороть это искушение. Держите планировщик под рукой и записывайте свои мысли и планы по мере их возникновения. На работе каждый сотрудник должен брать с собой свой органайзер на совещания и деловые встречи, чтобы делать для себя заметки. Одна из компаний создала и ввела в практику работы своих сотрудников блокноты под названием “Парковка”, в которых сотрудники записывали все, что приходило им в голову во время совещаний, даже если это не относилось к повестке дня, – к этим новым идеям обращались позже и тщательно их обрабатывали.

• Держите под рукой специальный блокнот или диктофон, чтобы записывать более сложные и развернутые идеи. Творческим людям часто требуется больше места для записи своих неожиданных озарений, чем его может предоставить обычные планировщик или органайзер, они нуждаются в другом средстве отображения информации. Постоянно носите с собой диктофон для записи возникающих музыкальных идей или блокнот, в котором вы можете рисовать или чертить схемы и графики, если находите это полезным.

• Запланируйте время на разминку. Периодически вам понадобится вставать из-за стола и делать разминку, – если только вы не хотите, чтобы ваше тело приняло форму вашего кресла. Просто запланируйте десять минут в конце каждого часа для разминки или делайте это чаще, если вам так удобнее, и затем снова возвращайтесь к работе.

Преодолеваем медлительность и привычку хронически опаздывать

Медлительность и привычка хронически опаздывать часто идут рука об руку и в большинстве случаев вызваны одними и теми же причинами. Следовательно, решения для каждой их этих проблем очень похожи.

Медлительность

Исходя из собственного опыта, могу сказать, что к тому моменту, когда, используя мою программу, люди приступают к этапу “уплотнения времени”, медлительность уже перестает быть для них проблемой “номер один”. Поскольку вы прошли через процесс определения своих целей и составили план распределения времени, вы узнали настоящую цену своему времени. Вы чувствуете вдохновение и заинтересованы в успешном завершении каждой задачи, стоящей в списке ваших дел, потому что знаете, что ее выполнение связано с достижением одной из ваших стратегический целей, и с энтузиазмом переходите к следующей задаче в вашем списке. Тем не менее, иногда вам все же будет тяжело следовать вашим планам на день.

Медлительность – самый главный враг успешно спланированного дня. Когда вы “стартуете” с опозданием, одна из ваших задач может занять время, отведенное для следующей, и так далее – возникает “эффект домино”, из-за чего многие дела в вашем списке остаются несделанными. Проблема усугубляется тем, что, когда вы медлите с выполнением своих дел, вы часто отвлекаете себя выполнением незначительных мелких дел, которые никак не связаны с вашими стратегическими целями, поэтому время, на которое вы отложили свои плановые дела, оказывается потраченным впустую.

Одно из наихудших следствий медлительности состоит в том, что в результате истощаются ваши силы. Вы теряете время, расстраиваясь оттого, что не успели сделать то, что должны были сделать, и эти переживания отнимают еще больше времени и сил, подрывая вашу способность переходить к следующим делам в вашем списке.

Вы медлительны или склонны постоянно откладывать свои дела не потому, что ленивы или безответственны. Медлительность может быть вызвана разными причинами, и многие из них легко устранить.

Прежде всего, спросите себя, откладываете ли вы выполнение только отдельных задач или практически всех. Если вы медлите только с выполнением отдельных задач, вы, вероятно, допускаете технические ошибки в планировании времени. Вероятно, в самих этих специфических задачах или в том, как вы подходите к их планированию и выполнению, есть что-то, вызывающее задержку. Если вы откладываете практически все задачи, причины вашей медлительности, скорее всего, коренятся в ваших психологических установках и в ваших мотивах, – вернитесь к разделу “Психологические препятствия” в главе 2 “Что вам мешает?” Обратите особое внимание на следующие психологические препятствия: № 2 “Укрощение хаоса”; № 5 “Страх перед возможной неудачей”; № 6 “Страх успеха” и № 8 “Страх завершения”. Вот некоторые инструкции по преодолению наиболее типичных технических причин медлительности.