Игорь Немировский - Выдающийся руководитель. Как обеспечить бизнес-прорыв и вывести компанию в лидеры отрасли Страница 49

Если вы хотите добиваться своих целей, нужно уметь сохранять свое время, жестко защищая его от любых посягательств. Или вы управляете своим временем, или окружающие вас люди управляют им! Как выглядит руководитель, чьим временем управляют окружающие? Он общается с сотрудниками, одновременно разговаривая по телефону, в это же время подписывает приказ и умудряется давать устные распоряжения подчиненным. Такая работа является имитацией бурной деятельности, хотя многие руководители мнят себя Юлием Цезарем, чья судьба закончилась, как вы знаете, не наилучшим образом. Такая организация работы свидетельствует об отсутствии понимания приоритетов и отсутствия системы управления. Такая организация работы – это хаос, который ведет к отсутствию результатов. А отсутствие результатов грозит, с одной стороны – недовольством собственников бизнеса, с другой – «профессиональным выгоранием» самого человека, который длительное время трудится в режиме хаоса, авралов и «тушения пожаров». В решении этой задачи вам поможет система управления временем, которая состоит из трех ключевых модулей:

1. Учет и анализ расхода времени;

2. Планирование и объединение времени в укрупненные блоки по определенным типам задач;

3. Высвобождение времени для приоритетных задач.

Как показывает практика, именно соблюдение этого трехступенчатого процесса лежит в основе высокой результативности руководителя.

Как высвободить время на решение приоритетных задач. Профессиональное планирование своего времени

Периодически проводите анализ расходования своего времени

Это ключевой момент в управлении временем. Невозможно эффективно управлять временем – если вы не ведете его учет, особенно в условиях неопределенности, когда все новые и новые задачи «валятся на голову». Очень важно начать хоть что-то контролировать – чтобы создать точку опоры, откуда вы будете бороться с неопределенностью, постепенно увеличивая долю запланированных заданий в своей работе. Видеть – чтобы понимать, понимать – чтобы управлять. Иначе мы теряем контроль над ситуацией.

Проводите анализ расхода времени в течение двух недель несколько раз в год и по необходимости, когда видите, что «зашиваетесь»

Многие из вас могут сейчас прийти в негодование от того, что учет расходования своего времени – это еще дополнительные затраты времени. А ведь мы говорим о том, что его и так катастрофически не хватает. Основная цель учета – выявить участки «разбазаривания» рабочего времени и устранить их. Более того, плохое управление ведет к потере времени всех сотрудников, а не только самих руководителей. Проводите анализ расхода времени в течение двух недель несколько раз в год и по необходимости. Проделанная работа позволит оценить реальность и послужит основанием для переосмысления своего рабочего графика. Конечным результатом такого анализа является определение отрезков неэффективного использования времени, то, что не способствует достижению важных целей. Есть только один способ управлять своим временем: выбирать, на что его тратить. Всегда задавайте себе вопрос: «Стоит ли этим заниматься?» И если выяснится, что тратить время на данную задачу неэффективно, то тут же делегируйте или вообще избавляйтесь от нее.

Составляйте планы, списки дел

Планы – это лишь инструмент, который помогает действовать, помогает лучше вглядываться в окружающую нас обстановку, которая содержит возможности. Возможности, как правило, проходят мимо, если нет цели и письменного плана ее достижения. Когда цель зафиксирована, сформулирована, расписан план достижения, то нам легче понять возможности для ее реализации. Чем меньше у вас будет нераспланированного времени, тем меньше возможности хвататься за каждую мелочь. Впишите все задачи, которые планируете решить в этом году или месяце. Старайтесь максимально распланировать свое время, оставляя минимальное количество незапланированного.

Например, я себе запланировал 30 тренингов в год, еще 20 дней разъездов, проекты – еще 90 дней. И вот 140 дней уже распланировано. Осталось свободных 225, но это слишком много для простора и шараханий. Поэтому я беру и планирую (блокирую) ежедневное время на написание книги, потом вношу повторяющиеся занятия. На каждой неделе я блокирую два утренних часа на стратегическую задачу – стратегический приоритет текущего года. Я стараюсь оставить как можно меньше «не расписанного» времени в предстоящем году, квартале, месяце и ближайшей неделе. После чего я все свое «блокированное время» считаю священным и строго придерживаюсь расписания. Что это дает? То, что я всегда продвигаюсь вперед, выполняя намеченные задачи, строго следуя графику. Это позволяет много успевать, когда вы выполняете запланированные задачи невзирая ни на что.

Поэтому, если вы возьмете календарь и заблокируете как можно больше времени заранее, – у вас останется лишь небольшое количество неорганизованного времени. Вам останется заставить себя следовать расписанию. И это будет вас продвигать вперед. Пока другие будут ждать вдохновения и/или распыляться по мелочам, вы будете сосредоточены на ключевых целях и не дадите интересам и планам других людей сорвать достижение ваших важнейших целей, перенеся ваши цели с первого места на десятое. Чтобы всегда помнить о важных для вас делах и событиях, используйте упорядоченную систему списков:

• что вам необходимо сделать;

• чего вы хотите достичь;

• с кем хотели бы пообщаться, поработать.

Всегда держите их под рукой и периодически пересматривайте.

Вы должны постоянно работать как над текущими операционными целями, так и над средне– и долгосрочными целями. Начинайте свой день с самых больших, важных долгосрочных целей, которые приведут вас к успеху. После этого принимайтесь за текущую работу. Если этого не делать, вас поглотит текучка, а вы станете топтаться на месте. Применяйте эту стратегию в своей работе, и она обеспечит вам прорыв в среднесрочной и долгосрочной перспективе.

Вот как распределял свое время один руководитель. По понедельникам и пятницам он собирал оперативные совещания, проводил консультации с топ-менеджерами по текущим вопросам, встречался с важными клиентами и т. д. Вторая половина дня каждых вторника, среды и четверга у него не была расписана заранее, он отводил это время текущим и непредвиденным мероприятиям.