Юрий Волщуков - Успешный руководитель проекта Страница 8

В любом случае фаза реализации обязательно должна быть разбита на промежуточные этапы. Чем раньше вы видите, что проект движется не в том направлении, как вы планировали, чем быстрее вы примете управляющее воздействие, тем с меньшими затратами вы придете к конечному результату. Количество фаз, этапов, разделов, объем иерархии в составе работ должны быть детализированы и достаточны для принятия управленческих решений.

И важнейшим этапом работ в фазе реализации является стадия проектирования, подготовки, то есть период времени, в течение которого вы и ваша команда собираете исходные данные, готовите документацию, прорабатываете эскизы продукта или услуги. Заказчик должен понимать, как будет выглядеть конечный продукт, какие характеристики будут достигнуты, какие потребительские качества исполняемый проект покрывает. На эти качественные характеристики в дальнейшем ориентируются специалисты со стороны заказчика, согласовывая и принимая работы.

Возвращаясь к примеру с домом: вам нужно поставить автоматическую сушилку. Вам же не все равно, где будет дырка в стене, откуда будет выходить воздушный патрубок для сушилки? Может, она будет в полу? Вам это не понравится, и вы заставите исполнителя переделывать.

Для того, чтобы не переделывать, и выполняется предварительная проектная документация: собираются исходные данные и оформляются в виде документации.

На этом этапе идет очень плотная работа между заказчиком и исполнителем. Фиксация наиболее значимых пунктов поможет в дальнейшем сдать работу. Что является завершающим моментом фазы обследования? Вы, как исполнитель, собрали достаточно данных для выполнения работы. Вы можете прорабатывать техническую часть проекта, готовить функциональное описание и решения.

Следует понимать, что последовательность работ в списке ИСР (иерархического состава работ) сильно зависит от договорных взаимоотношений между заказчиком и исполнителем. Иногда заказчик может заключить договор только на работы по обследованию с требованием описать ситуацию «как есть». И только после этого, на основании полученных результатов заключить другой договор – на проведение проектных работ по разработке нового объекта. А может, он и не станет с вами продлевать отношения. В конкретном случае надо уметь выделять главное и концентрироваться на нем.

Ясно, что обойтись только документацией при строительстве дома не получится, надо и материалы привезти, и оборудование закупить. После стройки это оборудование надо установить, подключить, что-то из этого оборудования (например, газовый котел) настроить. И тогда дом «оживет», задышит и будет готов принять новоселов. Таким образом, в фазе реализации значимыми являются стадия закупки материалов, оборудования, стадия выполнения строительных и монтажных работ и, конечно, стадия пуско-наладочных работ.

Важной фазой в любом проекте является фаза завершения, на которой осуществляется приемка-сдача проекта. Это не просто документарная формальность, а многоступенчатый процесс, особенно на крупных объектах. Поэтому очень важно договариваться и прописывать, как вы будете сдавать, а заказчик – принимать результаты по проекту.

Рассмотрим на примере дома: вы построили дом, пришли посмотреть. Дом стоит, все нормально, но есть понятие скрытых дефектов, например, гидроизоляция – вы ее не увидите. Запорная арматура – она должна соответствовать определенным требованиям и выдерживать давление. Но вы, например, не проследили и использовали некачественную (либо не соответствующую необходимым условиям) пластиковую трубу, не выдерживающую даже одну атмосферу, и при подаче воды трубы разошлись. Это значит, фаза приемо-сдаточных испытаний должна прописываться, должны учитываться интересы и заказчика, и исполнителя.

Мы делаем проект за деньги заказчика, поэтому должны сделать продукт, удовлетворяющий заказчика, но должны понимать, что исполнитель не может работать вечно и бесплатно. Соответственно, должен быть прописан такой состав приемо-сдаточных испытаний, который гарантирует нужные технические показатели для заказчика в предусмотренных проектом параметрах.

Подведем итог: у вас должна быть фаза инициации – встреча на территории заказчика, где согласовывается состав работ. Должен быть раздел «Реализация проекта», разбитый на достаточное количество промежуточных пунктов, позволяющий вам принимать промежуточные результаты работ. И фаза завершения – с прописанным перечнем испытаний, проверки и тестирования результата проекта.

Мониторинг проекта

Тема деления проекта на отдельные фазы и разделы напрямую связана с вопросом «как контролировать исполнение проекта?».

Контроль заключается в том, что вы, как руководитель проекта, должны сверять факт выполнения той или иной задачи с тем планируемым результатом, который у вас прописан. Чем детальнее у вас прописан иерархический состав работ, тем более точно и своевременно вы можете увидеть отклонения от хода выполнения проекта.

Мы говорили, что проект делится на три фазы: инициация, исполнение проекта и завершение. Что вы можете контролировать? Например, на инициацию у вас отведена неделя: вы должны подготовить устав проекта, создать иерархический состав работ, определить команду проекта. И завершается стадия инициации совещанием на территории заказчика, где вы резюмируете, кто за что отвечает. Неделя – это осязаемый срок, у него есть начало – понедельник и окончание – вторник следующей недели.

Представим, что у вас в плане записана работа по проекту, начало которого 1 августа, а завершение 31 декабря – 5 месяцев. Вы начали работать, в середине августа, собрав информацию, узнав состояние дел, вы, довольный, уходите «курить бамбук». Проходит сентябрь, октябрь. При таком подходе, если прописан лишь один пункт, вы попадаете в такую ситуацию: кажется, никто вроде бы не сидит сложа руки, однако в октябре, ноябре работа не завершается. Особенно опасна такая ситуация в работах, которые явно не видны, к примеру, разработка программного обеспечения. Как понять, что у вас результат будет вовремя? Со строительством дома понятно: первая неделя – фундамент не сделан, вторая неделя – фундамент не сделан, значит, уже есть срыв срока. В неявных же проектах все сложнее: вы договорились, что вам напишут книгу, исполнитель говорит вам, что готово уже 20–30 листов. Но вы пока не видите ту книгу, вы не можете оценить, «лабудень» это или готовая работа.

Если вы, как руководитель проекта, хотите мониторить ситуацию, контролировать исполнение проекта, управлять процессом, то вам нужно предпринимать управляющие действия: сравнение плана с фактом, решение о замене или найме дополнительных специалистов, согласование с заказчиком изменений, которые не были изначально учтены. Но если у вас между планом и фактом стоит работа – без конца и начала – то вы ничем управлять не будете. Соответственно, для того чтобы экономить ресурсы, вовремя сдать проект, нам нужен максимально детальный план.