Алексей Гладкий - 1С: Бухгалтерия 8.2. Понятный самоучитель для начинающих Страница 10

В общем случае порядок работы со справочником строится по следующему алгоритму:

♦ Открытие окна справочника;

♦ Переход в режим ввода новой или редактирования имеющейся позиции;

♦ Ввод или редактирование необходимых данных;

♦ Сохранение введенных данных.

Отметим, что при необходимости содержимое справочника можно вывести на печать. Кратко рассмотрим каждый из перечисленных этапов.

Для открытия окна справочника можно воспользоваться разными способами – это зависит от конкретного справочника. Но есть один универсальный способ, который можно использовать для открытия любого справочника. Он заключается в выборе справочника из общего списка справочников. Окно с этим списком изображено на рис. 1.20 и вызывается с помощью команды главного меню Операции ▶ Справочники (учтите, что данная команда доступна только в режиме использования полного интерфейса, подробнее см. выше раздел «Основные этапы работы с программой»). В данном окне нужно выделить требуемый справочник щелчком мыши и нажать кнопку ОК.

Кроме этого, для доступа к разным справочникам можно использовать соответствующие команды главного меню. Например, из меню Предприятие можно вызвать справочники организаций, подразделений организаций, ответственных лиц, контрагентов и др., из меню Банки вызываются справочники статей движения денежных средств (этот справочник вызывается также из меню Касса), банков и валют, из меню Кадры можно открыть справочники физических лиц и должностей, и т. д. Кроме этого, вы можете вызывать справочники с помощью соответствующих ссылок, расположенных на вкладках панели функций.

После того как на экране отобразится окно справочника (с интерфейсами справочников вы можете подробнее познакомиться ниже, в разделе «Ввод исходных данных в справочники программы»), дальнейшие действия будут зависеть от того, что вам нужно сделать: ввести новую позицию в справочник или отредактировать имеющуюся. Для ввода новой позиции нажмите клавишу Insert или выполните команду Действия ▶ Добавить, для редактирования имеющейся позиции – выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите клавишу F2 или выполните команду Действия ▶ Изменить (иногда для перехода в режим редактирования достаточно дважды щелкнуть мышью на соответствующей позиции).

Отметим, что во многих справочниках ввод и редактирование позиций можно осуществлять как непосредственно в окне списка (данные просто вводятся с клавиатуры в соответствующие колонки), так и в отдельном окне редактирования. Вы можете самостоятельно переключать режимы редактирования с помощью команды Действия ▶ Редактировать в диалоге или нажатием соответствующей кнопки инструментальной панели. Но такое переключение возможно не во всех справочниках: например, в справочнике должностей организаций вводить и редактировать данные можно только непосредственно в окне справочника (отдельный режим для этого не предусмотрен).

Процесс ввода новой позиции практически ничем не отличается от редактирования имеющейся позиции справочника: в любом случае нужно в соответствующих полях указывать требуемые данные. Если ввод и редактирование данных осуществляется непосредственно в окне справочника, то для завершения данного процесса достаточно просто щелкнуть мышью в любом месте списка, кроме текущей позиции. Если же данные вводятся или редактируются в отдельном окне, то для сохранения выполненных изменений нужно нажать кнопку ОК или Записать, а кнопка Закрыть предназначена для выхода из режима редактирования без сохранения изменений. Более подробно порядок ввода и редактирования данных в справочниках программы рассматривается ниже, в разделе «Ввод исходных данных в справочники программы».

Чтобы вывести содержимое справочника на печать, используйте команду Действия ▶ Вывести список или аналогичную команду контекстного меню.

Как сформировать и распечатать документ?

Как мы уже отмечали ранее, отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций осуществляется на основе первичных учетных документов. Однако помимо первичной учетной документации, на каждом предприятии используется масса других документов: распорядительных, нормативных, общего характера, и т. д. Среди них можно выделить, например, доверенности на получение денежных средств или товарно-материальных ценностей, счета-фактуры, товарные отчеты, акты сверки взаиморасчетов, и т. д.

Для перехода в режим работы с документами в программе «1С Бухгалтерия 8» предназначены соответствующие команды главного меню или ссылки на вкладках панели функций. Далее мы приводим перечень наиболее востребованных документов с указанием команд главного меню, предназначенных для перехода в режим работы с этими документами.

♦ Платежное поручение – команды Банк ▶ Платежное поручение входящее и Банк ▶ Платежное поручение исходящее.

♦ Платежный ордер по поступление или списание денежных средств – команды Банк ▶ Платежный ордер на поступление денежных средств и Банк ▶ Платежный ордер на списание денежных средств.

♦ Платежное требование исходящее – команда Банк ▶ Платежное требование выставленное.

♦ Кассовый ордер – команды Касса ▶ Приходный кассовый ордер и Касса ▶ Расходный кассовый ордер.

♦ Авансовый отчет – команда Касса ▶ Авансовый отчет.

♦ Накладная на приход товарно-материальных ценностей или акт на получение работ (услуг) – команда Покупка ▶ Поступление товаров и услуг.

♦ Доверенность – команда Покупка ▶ Доверенность.

♦ Накладная на возврат товарно-материальных ценностей поставщику – команда Покупка ▶ Возврат товаров поставщику.

♦ Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом – команды Покупка ▶ Акт сверки взаиморасчетов и Продажа ▶ Акт сверки взаиморасчетов.

♦ Книга покупок и Книга продаж – команды подменю соответственно Покупка ▶ Ведение книги покупок и Продажа ▶ Ведение книги продаж.

♦ Счет на оплату покупателю – команда Продажа ▶ Счет.

♦ Накладная на отпуск товарно-материальных ценностей или акт на выполнение работ (оказание услуг) – команда Продажа ▶ Реализация товаров и услуг.

♦ Накладная на возврат товарно-материальных ценностей от покупателя – команда Продажа ▶ Возврат товаров от покупателя.

♦ Накладная на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей – команда Склад ▶ Перемещение товаров.

♦ Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей – команда Склад ▶ Инвентаризация товаров на складе.

♦ Документы на оприходование или списание товарно-материальных ценностей – команды соответственно Склад ▶ Оприходование товаров и Склад ▶ Списание товаров.

♦ Документы производственного учета (требование-накладная, отчет производства за смену, передача материалов в эксплуатацию, возврат материалов из эксплуатации, списание материалов из эксплуатации, и др.) – соответствующие команды меню Производство.

♦ Документы по учету основных средств и нематериальных активов (принятие к учету, поступление, передача, списание) – соответствующие команды меню ОС и НМА.

♦ Личная карточка работника – команда Кадры ▶ Личная карточка Т-2.

♦ Документы на прием, увольнение и внутренний перевод работников – команды соответственно Кадры ▶ Прием на работу в организацию, Кадры ▶ Увольнение из организаций и Кадры ▶ Кадровое перемещение организаций.

♦ Документы по учету заработной платы (начисление, выплата, депонирование, расчет страховых взносов, и др.) – соответствующие команды меню Зарплата.

При активизации соответствующей команды (или щелчке мышью на соответствующей ссылке панели функций) на экране открывается окно списка документов. В этом окне отображается перечень введенных ранее документов данного типа (например, при активизации команды Касса ▶ Приходный кассовый ордер на экране отображается список приходных кассовых ордеров, и т. д.). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается информация, по которой можно идентифицировать документ. Это, как правило, номер документа, дата его формирования, наименование организации, от имени которой сформирован документ, и т. д. Отметим, что набор отображаемых в окне списка данных может зависеть от типа документа: например, для банковских и кассовых документов показывается сумма и валюта, но эти данные отсутствуют для кадровых документов, и т. д.

ПРИМЕЧАНИЕ

В начале эксплуатации программы интерфейсы списков документов будут пустыми, поскольку они заполняются по мере ввода и сохранения документов.

Чтобы ввести в программу новый документ, нужно в окне списка выполнить команду Действия ▶ Добавить или нажать клавишу Insert. Для перехода в режим просмотра и редактирования документа выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия ▶ Изменить или нажмите клавишу F2. Также для перехода в режим ввода и редактирования документов можно использовать соответствующие кнопки инструментальной панели окна списка (названия этих кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). В любом случае на экране откроется окно ввода и редактирования документа, содержимое которого различается для разных типов документов (например, при вводе кассового ордера нужно ввести одни сведения, при вводе накладной на отпуск товаров – другие, и т. д.). Но для всех документов обязательно нужно указать: номер документа, дату его формирования или проведения по учету и наименование организации, от имени которой оформляется документ.