Дон Аслетт - Как успевать жить и работать Страница 2

К концу недели на досках накапливалось огромное количество информации: грамматические правила и новые слова для заучивания, математические формулы и задачи, домашние задания. Каждый боялся случайно стереть что-нибудь важное, постепенно свободного места на доске оставалось все меньше, и к пятнице писать было почти негде.

Грифельная доска становилась уродливой, надписи громоздились на ней в беспорядке, образовывая хаотичную путаницу, в которой можно было различить по меньшей мере двадцать пометок «не стирать».

Должно быть, во мне заложен «ген чистоты», но как бы то ни было, я с нетерпением ждал наступления пятницы. В четыре часа мисс Рикетс подавала нам сигнал, и мы начинали стирать все. Летела пыль от мела, обнажая блестящую поверхность чистой доски - пространство для будущего!

Приходить в понедельник утром к чистой доске было намного приятнее, чем в среду или четверг, а особенно в пятницу, когда доска, казалось, вотвот прогнется под тяжестью бесчисленных домашних заданий и правил.

Помню, какое тяжелое чувство я испытывал по дороге в школу, если не было «пятничных праздников »: студенты и учителя были вынуждены писать на крошечных уголках переполненной записями доски, с трудом находя их на сплошь исчерченной мелом поверхности. Как же часто мы сталкиваемся с похожей ситуацией в офисе!

У многих из нас нет «пятничных праздников», и наши обязанности и невыполненные дела остаются «висеть» над нами, не оставляя пространства для новых свершений.

Почему необходимо избавляться от накопившихся дел

"Чистая грифельная доска» облегчает работу по двум причинам:

• Физическая: это означает, что у нас появляется свободное пространство для личных дел (не говоря уже о служебных)!

• Психологическая: только подумайте, какой положительный эмоциональный заряд несет в себе идея свободного пространства: ведь оно означает простор для активных действий и творчества в отсутствие суеты и спешки.

Дела, отложенные «на потом», постепенно множатся и забываются. Хуже всего, когда старые дела так загружают наш рабочий график, что по причине нехватки времени мы не можем приступить к новым и более интересным заданиям. У нас не остается свободного места ни на письменном столе, ни в голове. Получается, что мы откладываем на более поздний срок наиболее простые и незначительные дела, полагая, что они не столь важны сейчас, и мы сможем сделать их в любое время. Вот список тех дел, завершить которые не составит труда, если действительно захотеть с ними расправиться:

• Письма, на которые нужно ответить

• Телефонные звонки, которые надо сделать

• Бланки, которые необходимо заполнить

• Рекомендации, которые нужно просмотреть

• Счета, которые следует оплатить

• Распоряжения, которые надо выполнить

• Бумаги, с которыми необходимо ознакомиться

• Документы, которые следует утвердить

Эта книга не ответит на все «почему», «когда», «где», «что» и «как», но вы можете привести в порядок ваши дела и без всякой книги. Просто возьмите за привычку выполнение следующего правила: расчищайте свою «грифельную доску» вечером каждой пятницы или в субботу утром. Будет еще лучше, если вы привыкнете делать это ежедневно, - тогда вам будет легче планировать следующий день, делать новую работу, а не доделывать старую.

Поймите меня правильно. У всех нас есть проекты, задания и обязанности, которые переходят из одного дня в другой, из одной недели в другую.

Все эти «переходящие» дела можно «стереть», прямо сейчас, с легкостью и без особых хлопот.

Поэтому давайте освободим себя от них и войдем в новую рабочую неделю с «чистой доской», которая так и ждет, чтобы ее заполнили интересной работой!

Расправляйтесь с делами по мере их поступления

Батарейка, питающая работу в офисе, сохраняет заряд до тех пор, пока в рабочем процессе не появляются «тормозящие» элементы: различные неприятные нам дела, выполнение которых мы постоянно откладываем «на потом»:

• Заполнение счетов расходов

• Набор текстов на компьютере

• Проведение собраний, на которых оглашается оценка работы персонала и которые, возможно, вызовут негативные эмоции

• Сообщение начальнику о том, что в данный момент отдел не может провести корпоративную вечеринку

• Необходимость похвалить обед с коллегами, который на самом деле был скучным и невыносимым

• Прохождение ежегодного медосмотра, положенного работникам компании

• Погружение в ворох старых документов

Мы знаем, что эти дела необходимо выполнить, но каждый раз оттягиваем наступление того момента, когда наконец-то возьмемся за них. Нас неделями, а иногда и месяцами мучают угрызения совести, однако продвижение в выполнении этих дел продолжает быть равным нулю. В итоге мы теряем драгоценное время, размышляя над ними, попутно увеличивая в уме их масштаб в несколько раз и перемещая из старого списка дел в новый. Мы готовы взяться за любую другую работу, лишь бы не касаться той, которую мы постоянно откладываем, словно ожидаем, что придет сказочный рыцарь и вмиг избавит нас от нее.

Промедления в делах подобны игнорированию зубной боли: последствия нашего безалаберного поведения будут чем дальше, тем хуже. Возможно, приступив к работе прямо сейчас, мы смогли бы расправиться со всем списком дел, потратив на это половину рабочего дня. Но чем дольше мы медлим, тем больше трудностей возникает в связи с невыполненными делами, и тем больше времени они отнимут у нас в будущем. Очень скоро те четыре часа, необходимые для их выполнения, превратятся в восемь, а потом и в шестнадцать часов звонков, просьб и оправданий, в тонны замечаний, заданий и суеты.

Итак, давайте расправляться с делами по мере их поступления. Не позволяйте страху, который они внушают, завладеть вами, иначе в дальнейшем он только усугубит ситуацию и «начислит проценты », которые придется потом оплачивать. Для того чтобы сделать работу, которую мы обычно откладываем, требуется, как правило, пять или десять минут. От вас требуется только приступить к ней!

Избавьтесь от долгов

Мы постоянно что-то не успеваем, у нас накапливаются долги в виде невыполненных дел, при том что поток новой работы не останавливается.

С чего же начать? Во-первых, не забывайте о том, что человек сам приводит наши дела в запущенное состояние, а это означает, что только он может найти способ поправить положение.

Войти в «перегруженный» невыполненными делами офис - словно окунуться в прорубь с ледяной водой. Мы знаем, что непременно испытаем шок, но чем дольше мы оттягиваем погружение, то и дело «пробуя воду» кончиками пальцев, тем труднее будет прыгнуть в прорубь. Но однажды мы все же будем вынуждены сделать это, и прыжок окажется не таким уж страшным.

На самом деле долги растут больше в уме, чем увеличиваются фактически. Мы впадаем в отчаяние именно в тот момент, когда, приступив к их ликвидации, наталкиваемся на какое-нибудь препятствие и видим перед собой разрастающийся ком. Давайте разобьем этот ком, вместо того чтобы поддаваться отчаянию. Тогда мы увидим, как он начнет уменьшаться прямо на глазах.

Попробуйте воспользоваться следующим планом борьбы с долгами:

1. Оцените реальное состояние ваших дел. Для начала соберите в одну стопку все бумаги и хорошенько на них посмотрите. По меньшей мере половина этой кипы - устаревший, ненужный хлам.

Избавьтесь от него и создайте новый ком, с тем чтобы разбить его сейчас же. Во вторую стопку поместите письма, которые не требуют немедленного ответа, отчеты, которые вы можете позволить себе изучить на досуге, интересные рекламные проспекты, заманчивые предложения и любопытные журналы. С этим комом вы сможете расправиться позже, когда будет время.

«Разбив» таким образом первоначальный ком, вы получите представление о реальном состоянии ваших дел и решите, какую работу следует сделать немедленно, а какую можно выполнить позже.

Кроме того в процессе выполнения простых задач вы можете обдумывать решение более трудных.

Если же на этом этапе какой-либо пункт вызовет у вас головную боль, будет не лишним задуматься о привлечении помощи и временно переместить этот «крепкий орешек» в менее срочную группу заданий до тех пор, пока у вас не появится возможность эту помощь получить.

Уделите час времени заваленному бумагами письменному столу, уменьшив таким образом толщину папок с документами и размер долгов до такой степени, чтобы их вес стал посильным. Если вы обнаружите какое-либо необременительное задание, которое сможете выполнить быстро, сделайте его в первую очередь. На вашем письменном столе наверняка найдется такое дело, завершив которое, вы существенно облегчите общую тяжесть накопившейся груды.

2. Когда вы приступите к наведению порядка в делах, то наверняка заметите, как к вашему столу и почтовому ящику подкрадывается новый «мусор ». Тотчас же определяйте его место среди других ваших дел, с тем чтобы взяться за него сразу же после ликвидации долгов. Если с ними не удастся расправиться быстро, то по крайней мере можно сделать эту груду существенно меньше, в противном случае это может обернуться для вас трехчасовым марафоном.