Виктор Дельцов - Почему мне не хватает времени? Страница 3

Выбирайте наиболее продуктивное время дня для выполнения наиболее важных и сложных задач.

Менее важные дела выполняйте по мере поступления сигнала о необходимости их выполнения.

Особенность правильной организации времени состоит в том, чтобы сначала спланировать год, а потом – день. Отметьте в еженедельнике все заранее известные значимые моменты года: встречи с партнерами, регулярные совещания, годовое собрание акционеров, отраслевые выставки и конференции, личные даты.

Теперь планируйте следующую неделю. Составьте список еженедельно повторяющихся дел. Оставьте один день в неделю свободным от деловых встреч, тогда у вас будет возможность посвятить его решению внезапно возникающих срочных вопросов. Подсчитайте, сколько времени осталось в вашем распоряжении.

Возможно, что вы запланировали больше дел, чем в состоянии выполнить. В этом случае необходимо подумать о дополнительных ресурсах.

Разделите все дела на четыре категории: важные и срочные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; несрочные и неважные. Естественно, дела будут «кочевать» из одной графы в другую. Например, завтрашнее совещание на прошлой неделе относилось к графе «важное, но не срочное», а в данный момент стало «важным и срочным». Подумайте, какие дела необходимо выполнить лично, какие можно передать, а какие можно вообще отложить.

Если вам предстоит дело, по какой-либо причине неприятное для вас, например объявление об увольнении сотрудника или сообщение о задержке крупной поставки, мысленно «прокрутите» ситуацию до конца и примиритесь с результатом. Определите для себя наиболее продуктивные часы дня и сопоставьте их с вашим расписанием. Отведите время для отдыха.

Время от времени меняйте вид деятельности – работа пойдет быстрее, но не делайте этого слишком часто, иначе добьетесь обратного эффекта – слишком частое переключение тормозит работу.

При выборе дела, которым необходимо заняться в первую очередь, спросите себя: «Как в данный момент я могу потратить время с наибольшей пользой?» Это поможет расставить приоритеты.

Передача полномочий не является автоматической реакцией на перегруженность руководителя работой.

Суть делегирования – это распределение обязанностей, полномочий и ресурсов с целью достичь наивысшего результата.

Необходимым условием делегирования полномочий является доверие к людям, которые на вас работают.

Рассмотрим обязательные этапы эффективной передачи полномочий.

1. Принятие решения о передаче конкретных полномочий.

Обычно передаются полномочия по выполнению тех задач, которые:

– другие лица могут выполнить более профессионально, с меньшими затратами средств или времени;

– легко вписываются в контекст основной деятельности лица, которому вы делегируете полномочия;

– откровенно рутинные;

– способствуют профессиональному росту подчиненных.

Однако есть задания, которые никогда нельзя перепоручать – потеряете в два раза больше времени, исправляя ошибки. К ним относятся:

– планирование основного проекта;

– подбор команды исполнителей этого проекта;

– контроль за работой команды;

– стимулирование членов команды;

– оценка членов команды;

– вознаграждение членов команды.

Кроме того, нельзя делегировать обязанности, которые официальный менеджер должен выполнять согласно закону или следуя политике компании.

2. Выбор подходящего исполнителя.

Прежде всего подумайте о сотрудниках, которым необходим опыт практической деятельности. Не стоит злоупотреблять безотказностью особенно загруженных работой сотрудников.

3. Подготовка исполнителя.

Главная задача менеджера в данном случае состоит в том, чтобы научить исполнителя правильно использовать делегированные полномочия.

Стоит сделать это заранее, чтобы впоследствии вас не отвлекали многочисленными уточняющими вопросами.

4. Контроль за осуществлением делегированных полномочий.

Вы должны точно помнить, кому и какие полномочия вы передали, а также контролировать выполнение поставленных задач и соблюдение установленных временных рамок.

Грамотное делегирование полномочий высвобождает огромные временные ресурсы, поэтому менеджеру совершенно необходимо овладеть этим организационным инструментом.

Осознание того факта, что неумолимое время все-таки можно обуздать с помощью самоорганизации, помогает человеку удержаться на плаву, лавируя в таких порой неспокойных водах «реки времени».

Глава 2. Биологические часы

Особенность восприятия времени зависит от многих факторов. Прежде всего необходимо отметить, что субъективный аспект ощущения времени напрямую связан с особенностями организма человека.

Биологические часы по-разному «сигнализируют» о течении времени. Вспомним, например, ощущение времени в детском возрасте.

Время течет медленно, дни за днями, недели за неделями, и так хочется, чтобы скорее наступил Новый год. С большим нетерпением дети ждут своего дня рождения.

Ведь они стремятся скорее повзрослеть, пойти в школу, войти во взрослый мир, где тебе никто не будет говорить, что ты еще маленький, что этого нельзя, того нельзя и вообще пора идти спать.

Ребенок подрастает, наступает важный момент – долгожданное Первое сентября. И малыш считает, что он стал большим, его называют этим гордым словом – школьник. Кажется, что время начинает идти немножечко быстрее.

Однако все равно тот заветный момент, когда малыш станет выпускником, кажется таким далеким, что до наступления его пройдет еще много-много времени.

Наконец, проходят десять лет учебы в школе. В этот момент впервые можно услышать, что про годы говорят, будто бы они «пролетели». Течение времени становится стремительным, и чем дальше, тем быстрее. Однако вспомним ощущение времени в течение школьных лет. О том, что годы летят, мы говорим лишь в старших классах, в более раннем возрасте кажется, что время течет замедленно. Это говорит о том, что время «убыстряется» постепенно, по мере взросления человека.

Но вернемся к выпускнику. В его жизни грядет новый этап. Кто-то решает вступить в этот период во взрослую жизнь. И тогда для таких людей время еще более убыстряется.

Оно не так стремительно, как у их родителей, но течет значительно быстрее, нежели у сверстников, решивших продолжить учебу в институте.

Те, кто поступают в институт или техникум, опять оказываются как бы в начале пути. Они – первокурсники, и жизнь для них начинается заново. Они только начинают привыкать к новой роли, новому распорядку, иному течению времени. Им все еще кажется, что впереди долгих пять лет учебы.

И снова, как в школе, хочется скорее стать выпускником и получить заветный диплом. Но, как и в былые школьные годы, вопреки желаниям время не хочет идти быстрее.

Так продолжается до той поворотной точки институтского пути, когда пройдена ровно его половина. После этого время постепенно убыстряется. Начинается производственная практика, появляется возможность ощутить себя в новой роли, затем близится выпускной год, нужно писать диплом и сдавать государственные экзамены.

Впервые появляется ощущение, что времени катастрофически не хватает. Следует заметить разницу в нехватке времени на начальных и выпускных курсах. Назовем это условно «нехватка дневного времени» и «глобальная нехватка времени».

В первом случае речь идет о том, как более продуктивно потратить свое свободное время. Ведь нужно так много сделать по учебе, а хочется и развлечься. Здесь стоит вопрос скорее о перераспределении времени, нежели о самом ощущении его течения.

В более старшем возрасте, когда учеба близится к финалу, мы уже можем говорить о глобальной нехватке времени, когда не приходится выбирать между важными делами и развлечениями, а необходимо расставлять приоритеты сразу, так как времени катастрофически не хватает.

Постепенно, с течением жизни, человек привыкает к тому, что темп хода времени год от года становится более стремительным.

Теперь ощущение времени значительно отличается от детского восприятия. И уже проходят не дни и даже не недели или месяцы, а целые годы. Каждый год – в декабре – человек внезапно обнаруживает, что близится встреча Нового года.

Затем начинается новый год. И после ощущения того, что все впереди, взрослые обнаруживают, что уже наступил летний отпуск, а казалось, зима будет еще долгой. После отпуска не успеваешь адаптироваться к рабочему ритму, как вдруг подбираются новогодние праздники. И так далее, все быстрее и быстрее бежит время, за которое никак не успеть сделать все, что задумано, воплотить в жизнь все, что было намечено.

Необходимо заметить, что с каждым новым жизненным этапом меняется ощущение течения времени. Выпускник вуза – теперь молодой специалист, который опять стоит на перепутье. Начинается поиск работы, вступление во взрослую жизнь. Вновь приходится адаптироваться к новым условиям существования. Время снова как бы растягивается.