Эс Скотт - Новый год прокрастинатора. 23 привычки, которые помогут побороть лень и достичь результатов Страница 6

McDonald’s не оставляет простора для интерпретаций – она дает детальные (но простые в исполнении) инструкции каждому сотруднику. Всё, что те должны делать, – следовать своим чек-листам, и тогда работа будет выполняться как должно.

Если даже вы не поклонник их еды, все равно на их примере можно научиться многому. Если вы должны выполнять конкретное задание регулярно, превратите его в пошаговый чек-лист. Так легче систематизировать процесс.

Не пожалейте как-нибудь нескольких часов и проанализируйте, что именно вы делаете ежедневно. Определите такие дела, где нужно выполнить несколько этапов (то есть «проверка электронной почты» особой процедуры не требует, а вот «подготовка отчета по графику проектных работ» – требует определенно). Как только вы определили все свои процессы, превратите их в пошаговые системы. Это все равно что составлять проектный список (СБП № 5), где каждый пункт требует единичного действия.

Мой вам совет: сделайте это для всех аспектов своей жизни, включая личные обязательства – финансы, домашние дела, сбор вещей для отпуска или планирование очередной вечеринки. Единожды создав систему, вы обретете схему, которой сможете пользоваться многократно, когда возникнет нужда выполнить очередное дело.

Скажем, вы должны каждую неделю выступать с 15-минутным отчетом о ходе выполнения проекта. Вместо того чтобы постоянно об этом думать, составьте пошаговый чек-лист того, что нужно сделать:

1. Обрисовать в общих чертах, что будет входить в презентацию.

2. Поговорить с членами проектной группы об их текущих проблемах/затруднениях.

3. Собрать нужные данные, показатели и статистику.

4. Организовать информацию в логическом порядке.

5. Составить черновой проект презентации.

6. Получить обратную связь от членов проектной группы и попросить их внести свой вклад.

7. Создать вторую, третью и заключительную версии презентации.

8. Потренироваться в произнесении речи, пока не освоитесь с материалом.

9. Сделать презентацию.

Просто разработайте процедуру для всего, что делаете, – и всегда будете знать, какое конкретное действие нужно выполнить, начиная рутинный проект.

Внедрение привычки

Составить чек-листы на каждый рутинный многоэтапный проект совсем не трудно. Вообще-то этого можно добиться, сформировав привычку, которая похожа на определение проекта:

1. Возьмите такой же сшиватель со сменными блоками или записную книжку, что и для списка проектов.

2. Отведите отдельную страницу на каждый рутинный процесс.

3. Запишите пошаговые действия, которые нужно будет выполнить.

4. Следуйте этому чек-листу шаг за шагом каждый раз, когда нужно выполнить рутинное задание.

5. Ищите пути для усовершенствования и обновления данного процесса.

Может показаться, что составление чек-листов на процессы – лишняя работа. Кое-кто даже возразит, что это как раз вызовет новый приступ прокрастинации, а вовсе не решит проблему. Я, однако, уверен в обратном. Наличие пошагового чек-листа рутинных заданий помогает выполнять их автоматически. Вам не придется гадать, что же делать дальше, – просто следуйте своей пошаговой инструкции.

СБП № 7

Группируйте схожие рутинные дела (устраняем оправдание «Я просто забыл»)

Всем нам приходится выполнять мелкие дела, на которые и надо-то пару минут, но именно такие дела и имеют обыкновение забываться. Они – обратная сторона проектов и процессов; они – единичные действия и пункты ваших списков, которые при этом важны и нуждаются в регулярном выполнении. О них легко забыть, если вы не сформировали привычку заниматься ими каждый день. Простое решение, которое поможет целенаправленно следовать этой привычке, – сгруппировать мелкие дела.

Группировка сходна с чек-листом проектов, который мы уже рассмотрели. Разница в том, что вы используете особые временные/условные намеки как памятки заняться делами.

К примеру, я группирую ряд важных дел в процессе выполнения утренних задач. На самом деле это работает как поэтапный процесс, в течение которого я перехожу от пробуждения к началу рабочего дня:

1. Проснуться где-то между 6:30 и 7:30.

2. Пойти в ванную.

3. Умыться и взвеситься.

4. Вернуться в спальню и убрать постель.

5. Сменить пижаму на дневную одежду.

6. Пойти в кухню, выпить пол-литра воды со льдом и лимоном.

7. Взять/сделать на завтрак молочный коктейль, кусочек какого-нибудь фрукта и две витаминки.

8. Пойти в кабинет, включить компьютер.

9. Пока компьютер загружается, просмотреть свои цели и съесть завтрак.

10. Принять витамины.

11. Проверить отслеживание привычек с прошлого вечера.

12. Начать день с написания текстов в течение одного-двух часов.

Признаю: это может показаться признаком обсессивно-компульсивного синдрома – превращать любую рутинную деятельность в чек-лист. Но я обнаружил, что проще запомнить, что нужно справиться с мелкими делами, если они сгруппированы в единый процесс. Более того, следование этому плану генерирует серию «малых побед», так что к тому моменту, как я начинаю творить, я чувствую себя полным энергии и готовым к созданию замечательного контента.

Еще один вариант применения данной привычки – разработать стратегию временных блоков вроде «метода Помидора» (подробности см. далее). У всех нас бывают одноплановые дела, требующие тем не менее различных действий. Часто не имеет смысла отводить на их выполнение отдельное время. Есть решение проще – сгруппируйте их вместе в пошаговый процесс.

Например, лично я изо дня в день выполняю «процесс коммуникации». Это простой порядок следующих рутинных действий:

1. Просмотреть все почтовые сервисы и «обработать» каждое сообщение. Когда я с этим справляюсь, мой ящик для входящих писем совершенно пуст.

2. Внести в график дела и задания на основе полученных электронных писем.

3. Ответить на все комментарии в своих двух блогах.

4. Зайти в свои профили в соцсетях (Google+, Twitter и Facebook); ответить на сообщения, опубликовать небольшие интересные отрывки контента и пообщаться с другими пользователями.

5. Проверить Elance[8] и дать ответы по текущим аутсорсинговым проектам.

Метод группировки небольших дел имеет ряд положительных эффектов. Во-первых, вы доводите до конца те самые мелкие дела, которыми нужно заниматься ежедневно. Во-вторых, вы избегаете возможной потери времени, потому что оно под контролем. И, наконец, у вас освобождается больше времени на проекты, которые обеспечивают 80 процентов результатов.

Внедрение привычки

Снова напомню: лучший способ применить на деле данную привычку – это усвоить процессоориентированный подход ко всем мелким, но важным повседневным занятиям. Вот как это делается:

1. Определите мелкие дела, сходные по результатам и необходимым действиям.

2. Сгруппируйте их в логическом порядке.

3. Создайте пошаговый процесс и занесите его в сшиватель со сменными блоками.

4. Для следования привычке каждый день по графику выполняйте временной блок дел.

Группировка заданий в отдельные блоки – отличный способ в темпе справляться с делами, не отклоняясь в сторону. Столкнувшись с отработанным процессом, прокрастинация потеряет силу. Вам не придется «выбирать», чем заняться, – вы просто будете следовать списку.

СБП № 8

Выполняйте действия по одному (устраняем оправдание «Я и так перегружен»)

Когда мы перегружены делами, то часто используем многозадачный режим работы, чтобы уложиться в график. В чем проблема? Многозадачность порой вызывает больше проблем, чем решает. Как правило, когда вы рассеиваете внимание, то прилагаете вполовину меньше усилий и, как следствие, получаете вполовину меньше результатов. Вместо того чтобы пытаться вместить различные дела в один временной блок, лучше сформируйте привычку совершать действия по одному.

Эта привычка требует от вас сосредоточиться на завершении текущего дела в процессах и проектах – и как можно скорее. Это означает, что нужно немедленно предпринимать действия по каждому делу.

К примеру, многие имеют привычку читать электронную почту в мобильном телефоне. Но если следовать принципу «одно дело за один раз», то нужно удалить из телефона почтовое приложение и читать сообщения только тогда, когда вы готовы предпринять действия по каждому письму.

«Одно дело за раз» – это еще и эффективная стратегия реализации долгосрочных проектов. Обычная практика, которой следует большинство, – браться одновременно за несколько дел. Но есть стратегия действеннее: сосредоточьтесь на завершении одного проекта, а потом начинайте новый. Такая привычка не только поможет вам выполнить больше дел, но вы еще и получите сильный стимул сосредоточиться на своем задании.