Дон Аслетт - Как успевать жить и работать Страница 7

Взгляд в будущее также поможет вам лучше подготовиться к предстоящим поручениям.

Приводим в порядок сумятицу дел

Нам следует браться за выполнение работы в ту же минуту, когда она поступает. Пробегайте глазами все документы, отправляйте ненужное в мусорную корзину, а нужное подшивайте в файл или откладывайте в соответствующую стопку. Другими словами, не позволяйте работе накапливаться.

Еще один совет: не откладывайте в долгий ящик несложные задания. Выполните их сразу же, иначе в один прекрасный день окажетесь погребенным под грудой невыполненной работы.

Мы можем перепоручать нашу работу не только подчиненным, но и нашим коллегам, и даже начальникам.

Некоторые поручения имеет смысл отдать внештатным работникам. Многие дела больше под силу людям, обладающим большим влиянием или находящимся на другой ступени социальной лестницы.

Как мы можем спастись от окружающей нас суматохи: моря работы, количество которой все растет, и непредсказуемых событий, мелькающих перед глазами? Один из вариантов - скрепя сердце, окунуться в ворох накопившихся дел.

Сначала беритесь за срочные поручения и приложите все усилия, чтобы побыстрее их выполнить.

Дела, которые могут подождать, занесите в список несрочных дел.

Вы можете дождаться, когда поступит второе срочное поручение, но это рискованно. Доводить до конца два неотложных дела сразу очень непросто, кроме того, есть вероятность, что пострадает качество работы. Если вы протянете время, то рискуете не завершить работу в срок. В том, что задание останется несделанным, пролежав в очереди два с половиной месяца, будет только ваша вина.

Если составленный вами список дел невероятно длинен, вы можете, набравшись храбрости, незамедлительно приступить к их постепенному выполнению. Возможно, это под силу не каждому, но зато в нужных ситуациях, такой метод творит чудеса.

Выберите с десяток самых «горячих» проектов, реализация которых может принести компании значительную прибыль и выгоду.

Поместите их во главу списка и оставьте на время в стороне дела, не относящиеся к выбранным пунктам. Для них можно завести отдельный список.

Вы должны быть готовы к недовольству со стороны начальства и коллег, если ради завершения выбранных проектов вам придется игнорировать некоторые второстепенные поручения и просьбы, даже если они исходят от руководства. Не исключено, что атмосфера в офисе будет весьма накаленной, и вам поначалу придется нелегко. Постарайтесь сохранять мужество и не раздражаться в ответ на упреки сотрудников в том, что вы не принимаете участие в разработке плана работы компании на следующий год и не срываете старые бумаги с доски объявлений. Когда придет время для подведения итогов (повышения зарплаты и продвижения по службе), они вспомнят о том, что именно вы заработали для компании два миллиона долларов, а вовсе не о необработанном вами документе не первой степени важности.

Завершите поручение, которое повысит доход компании, не обращая внимания на недовольство окружающих: эти люди хотят, чтобы вы брались за пятидолларовые и десятидолларовые проекты, а не за действительно серьезные дела.

Не все проекты и задания, с которыми вам приходится сталкиваться, хорошо продуманы. Это может относиться и к поручениям руководства.

Если вы не согласны с конкретным заданием, сообщите об этом начальству: поставьте под сомнение срочность выполнения этого задания и попросите начальника обосновать его значимость. Лучше сейчас перетерпеть гром и молнии, чем взяться за сомнительный проект и в итоге оставить его незавершенным.

Если вы сумели убедить начальника в своей правоте - прекрасно. Возможно, вместе вы сможете найти альтернативный путь к достижению желаемого результата.

3. ОБСТАНОВКА В ОФИСЕ

В туристическом походе комфортность нашего пребывания на природе будет зависеть от того, где и как мы разобьем лагерь. Поставить палатки около болота, на склоне холма или в месте, где нет родника, - означает омрачить отдых многими неудобствами. Точно так же нашей работе в офисе могут помешать захламленный кабинет или располагающийся над рабочим местом громкоговоритель, а также толпы сотрудников, постоянно курсирующие мимо нашего стола.

Местонахождение нашего рабочего места влияет на наше эмоциональное состояние, поэтому мы должны организовать вокруг себя максимально комфортные условия. Когда нам приходится сражаться с неудобствами окружающей обстановки, мы постепенно теряем способность эффективно работать и становимся раздражительными.

Рабочее место

Вряд ли для производства продукции требуется роскошное убранство офиса, потому не следует делать интерьер особо вычурным. Оставьте это индивидуалистам. Чрезмерно декорированный и переполненный мебелью кабинет только отвлекает внимание. Дорогие ковры ручной работы, коллекционные вещи, предметы искусства, все те хрупкие и дорогие предметы, которые можно сломать или разбить, только усложняют нам жизнь на работе. Мы любуемся ими, протираем от пыли, с гордостью демонстрируем их гостям и знакомым, волнуемся чтобы их не украли, но ни одно из этих действий не способствует ни появлению полезных контактов, ни концентрации внимания на работе.

Внешнее убранство мало что значит. Лично мне для эффективной работы будет достаточно нескольких квадратных метров, телефона под рукой, толстой двери, длинного списка заданий и большой корзины для мусора.

За письменными столами стоимостью пять долларов с успехом работают миллионеры, в то время как из-за столов из красного дерева увольняют многих людей, страдающих манией величия.

Никогда не обращали внимания на то, сколько энергии и размышлений уходит на поиск и выбор рабочего места, если это не было спланировано заранее? «Переместите меня подальше от туалета! » «Я хочу, чтобы в моем кабинете было окно!»

Большинству из нас не терпится занять наиболее выгодное место, например, в углу или в нише, однако иной раз гонор и тщеславие лучше оставить при себе. Если ваше мнение может повлиять на ситуацию, постарайтесь избежать следующих неудачных мест:

• Около двери, особенно ведущей на улицу, чтобы вам не пришлось постоянно бороться с холодом и зноем, шумом и сквозняком, сдувающим бумаги со стола.

• Рядом с копировальной машиной.

• Вдоль проходов, где проходит и останавливается много народу: здесь бывает трудно не то что сосредоточиться на работе, но даже услышать телефонный звонок!

• Такое место, где каждый, проходящий мимо, может увидеть изображение на вашем мониторе.

• В непосредственной близости от туалета или комнаты для отдыха.

• Вблизи кондиционера или обогревателя.

Некоторые люди могут успешно работать в шумной обстановке и не обращать внимания на беспорядок: порой кажется, что они нуждаются в громкой музыке и постоянном движении вокруг себя.

Многим же другим необходима тишина: их раздражает даже малейшее жужжание над ухом. Если вам нравится рэп, ненавистный большинству коллег, купите наушники. Если грохот, раздающийся из-за соседнего стола, сводит вас с ума, также купите наушники.

Мягкий пол под ногами и приятные обои, толстые стены, звукопоглощающие потолочные покрытия и плотно закрытые двери - все это значительно снижает шум. Звуконепроницаемые окна также могут помочь, но перед их установкой вам придется выбрать, что для вас более важно: не слышать шума с улицы или работать при дневном освещении.

Окна и освещение

В наши дни хорошие окна имеют большое значение.

Современные окна справляются с вентиляцией лучше, чем в давние времена - открытое настежь окно. Интересный вид из окна может не столько помогать нам, сколько отвлекать наше внимание от работы, особенно если окна нашего офиса занимают пространство от пола до потолка, и снаружи мимо них постоянно ходят люди (и вглядываются в стекло).

Рабочее место, расположенное рядом с окном, имеет свои недостатки. Например, сквозняки. Если окно расположено напротив вас, то свет от прямых солнечных лучей будет бить в глаза, кроме того он вреден для компьютера, а вечером, когда нет солнца, вам будет мешать свет от фар проезжающих мимо машин, отражающийся на экране монитора.

Если вам действительно не хватает окна рядом с рабочим столом:

• Повесьте на стену картину с изображением природы или красивым городским пейзажем.

• Оклейте комнату обоями, которые поднимают вам настроение, или даже распишите стены красками.

• Покрасьте одну стену в светло-голубой цвет и нарисуйте на этом фоне облака.

• Повесьте яркие занавески над воображаемым окном.