Лео Бабаута - Важные мелочи. Как с помощью малого достичь большего Страница 14

Советы по хранению бумаг дома

Пять вышеперечисленных шагов можно применить и к рабочему месту, и к домашнему архиву, но для дома у меня есть специфические советы:

1. Создайте дома единое «почтовое отделение» для писем и всех входящих бумаг. Оно должно состоять из ящика для всех входящих бумаг, корзины для бумаг (главное орудие того, кто хочет упростить свою жизнь!), небольшого архива (несколько картонных папок в ящике стола или большая папка с разделителями – вполне достаточно) и места, где вы будете хранить конверты, печати, вашу чековую книжку, ручки и другие канцелярские принадлежности.

2. Домашний ящик для входящих бумаг. В него попадает вся приходящая почта, записки из школы и прочие бумаги. Не складывайте их на тумбочке, кухонном или рабочем столе. Кладите их только в одно место – в этот ящик. Лучше всего сразу же достать письма из конвертов. Тут же выбрасывайте конверты, рекламные листовки и каталоги – но даже если вы этого не сделаете, сложите их в ящик.

3. Сразу оплачивайте счета. Разбирая почту и бумаги, вы можете сложить все счета в одну папку и оплатить их в один день (можно установить два дня для оплаты счетов в каждом месяце, а может, вам удобнее оплачивать их раз в неделю). Но существует еще один вариант: оплачивать счета сразу же, как только вы разобрали почту. Либо выпишите чек и положите счет и чек в конверт, чтобы завтра утром бросить его в почтовый ящик, либо подойдите к компьютеру и оплатите счет через Интернет. Так или иначе счет будет оплачен, и вы сможете о нем забыть.

4. Вносите информацию в свой список дел и календарь. Что до бумаг, в которых сообщается о заданиях или встречах, вам нужно лишь тут же внести задание в список дел, а дату встречи или события – в календарь (я использую календарь Google). Я вношу в календарь даже футбольные матчи своих детей и родительские собрания, а затем просто складываю бумаги из школы в предназначенную для них папку, чтобы при необходимости обратиться к ним позже.

5. Сразу же убирайте бумаги в папки. Оплатив счет или выполнив задание, записанное на листе бумаги, тут же уберите бумагу в папку (если не можете ее выбросить). Не оставляйте ее на тумбочке, не складывайте в стопку или в папку «Разное», не кладите обратно в ящик с входящими бумагами. Сразу же уберите ее в соответствующую папку. Создайте простую архивную систему из нескольких бумажных конвертов для счетов и картонных папок для хранения важных документов. Сложите папки в алфавитном порядке, чтобы вы всегда могли быстро отыскать нужную. Всегда имейте под рукой запас картонных папок и наклеек (многие рекомендуют удобный маркер Brother), чтобы при необходимости тут же создать новую папку. Секрет удобного архива – убирать бумаги сразу, не давая им скапливаться.

Вот и все. Все документы должны храниться только в ящике для входящих бумаг или в вашем архиве. Просто и эффективно. Главное, чтобы это стало для вас привычкой, частью вашей рутины. Назначьте себе день недели, когда вы будете разбирать ящик с входящими бумагами и оплачивать счета. Создайте простую систему хранения бумаг – такую, как эта, – и вы избавитесь от беспорядка и хлопот.

13. Простые обязательства

Кое-что может разительно повлиять на вашу жизнь – вы станете более производительными, эффективными и сможете делать то, что хотите. И это кое-что – сокращение ваших обязательств.

Скорректировав список обязательств, вы освободите время, которое направите на важную работу, на достижение целей, к которым вы стремитесь. Вы освободите время, чтобы заниматься тем, что вас вдохновляет: тренироваться, читать, отдыхать и общаться с близкими.

Не буду лгать: сокращение обязательств – нелегкая задача. Вам потребуется решимость, умение говорить «нет» и время. Но все это окупится во многих смыслах – на всю вашу оставшуюся жизнь.

Требования, которые предъявляют ваши обязательства

Жизнь большинства из нас полна массой обязательств. У нас много обязательств по работе: кроме основных обязанностей, мы входим в какие-то комиссии, посещаем собрания и встречи, отвечаем за разные проекты, ездим на конференции и в институты, встречаемся с клиентами, помогаем коллегам.

Существуют гражданские обязательства, семейные обязательства, хобби, домашние дела, обязательства в Интернете, религиозные обязательства, внештатные работы, спорт, общественные организации и т. д.

Вполне возможно иметь обязательства во всех этих сферах – до тех пор, пока у нас хватает на них времени и пока мы не начнем выдыхаться из-за энергетических затрат, которых требуют от нас все эти обязательства, и из-за отсутствия времени.

Каждый раз, когда к вам кто-то обращается и вы соглашаетесь ему помочь, вы принимаете на себя обязательство, которое забирает часть вашей жизни.

Забавно, что мы даже не решаем выполнять их все сразу. Они приходят в нашу жизнь постепенно, каждое мы рассматриваем индивидуально и не считаем, что оно отнимет много времени. Но в совокупности эти обязательства могут заполонить вашу жизнь, и она больше не будет вам принадлежать.

Сократите количество обязательств, одно за другим, и освободите себе время для действительно важных дел.

Проведите ревизию своих обязательств

Чтобы начать управлять обязательствами, составьте их список. Прямо сейчас. Вот пример такого списка (у вас их может быть и больше):

♦ Работа. На любой работе у нас множество обязанностей. Перечислите их все.

♦ Подработка. Некоторые из нас подрабатывают внештатно, чтобы увеличить доход.

♦ Семья. Мы мужья, жены, отцы, матери, сыновья, дочери. Эти роли связаны с массой обязательств.

♦ Дети. Мои дети играют в футбол и баскетбол, состоят в Союзе молодежи, поют в хоре, готовят научные проекты, играют на гитаре и т. д. Все обязательства ваших детей – и ваши тоже.

♦ Общество. Мы можем безвозмездно работать в разных организациях, быть членом правления или добровольцем в благотворительной организации.

♦ Религия. Многие из нас вовлечены в жизнь своего прихода, участвуют в работе какой-то религиозной организации. Или же мы просто ходим на службу раз в неделю.

♦ Хобби. Возможно, вы бегаете или катаетесь на велосипеде, собираете модели или являетесь членом общества любителей комиксов. Это тоже обязательства.

♦ Дом. Помимо обычных семейных дел, существует еще и работа по дому.

♦ Интернет. Мы можем быть завсегдатаями форума или группы в Google. Это сетевые обязательства, но они – тоже обязательства.

Возможно, вы добавите к этому списку и другие категории. Перечислите все. Чем более честным и полным будет ваш список, тем лучше.

Составьте короткий список

Теперь изучите каждый пункт своего списка и спросите себя: какую ценность это имеет для моей жизни? Насколько это важно для меня? Соответствует ли это моим жизненным приоритетам и ценностям? Как изменится моя жизнь, если я откажусь от этого обязательства? Помогает ли оно достижению моих жизненных целей?

Затем составьте «Короткий список» из 4–5 самых главных обязательств. Что из всего этого вы любите делать больше всего? Ваш список может включать все, что вы хотите. Вот мой:

1. Проводить время с женой и детьми.

2. Писать.

3. Бегать.

4. Читать.

Это весь мой список. Вам потребуется провести некоторую переоценку, чтобы сократить свой перечень до 4–5 пунктов. Составив свой «Короткий список», перечтите полный список и решите, какие из них соотносятся с ним, а какие – нет. Те, что согласуются с «Коротким списком», – это существенные обязательства. Например, посты для моего блога «Дзен-привычки» – одно из моих обязательств. Оно согласуется с одним из моих приоритетов из «Короткого списка» – писать, – а значит, это мое существенное обязательство.

А каковы ваши существенные обязательства?

Начните устранять несущественное

Все, что не является существенным в списке обязательств, по определению несущественно. И подлежит устранению.

Устранение несущественных обязательств освободит массу времени, избавит от стресса и позволит сосредоточиться на главном. Вам всегда не хватает времени на действительно важные проекты, на семью, на увлечения? У вас появится время на все это, когда вы устраните все неважное и используете освободившееся время на существенные обязательства из «Короткого списка». Вот как устранить несущественные обязательства:

1. Начните с чего-то малого. Не пытайтесь устранить сразу все. Найдите в списке то, что легко убрать. Это первая цель. Найдите что-то, что приносит вам наименьшую отдачу за потраченные время и силы. Эта вещь не согласуется с вашими жизненными приоритетами, ценностями и целями. Удалите ее хоть на пару недель и посмотрите, можете ли вы без нее обойтись.

2. Позвоните или напишите, чтобы выразить свое сожаление. Объясните, что у вас в данный момент слишком много дел и у вас просто нет времени, чтобы выполнить какое-то обязательство. Извинитесь, но будьте тверды и не оставляйте возможности для уговоров.