Лео Бабаута - Важные мелочи. Как с помощью малого достичь большего Страница 8

♦ Каждый день выбирайте задачу, которая продвинет вас к завершению проекта. Утром выберите три Самых Важных Задачи (СВЗ – подробнее о них в следующих главах) дня. Неважно, что еще вы собираетесь завершить, главное – решить эти три задачи. Если получится – значит, день прошел не зря. По крайней мере одна из этих СВЗ должна иметь отношение к одному из ваших проектов, а желательно – все три. Этот метод поможет вам каждый день приближать свои проекты к завершению.

♦ Пересматривайте результаты. Легко съехать на обочину, если уделять слишком много внимания организации проекта, коммуникации, технологии или людям. Чтобы оставаться на главной дороге, раз в неделю пересматривайте свои проекты и проверяйте, насколько вы продвинулись и что еще сделать. Если вы заметите, что концентрируетесь на чем-то другом, кроме выполнения проекта, переключите свое внимание.

А если не контролировать список проектов?

Вы – счастливый человек, если можете полностью контролировать список проектов. Вы выбираете, над каким проектом работать в данный момент и число проектов, которые будут у вас в работе в данный момент. Увы, не все такие везучие. Мне знакомо чувство невозможности контролировать ситуацию, когда вы работаете под чьим-то началом, когда босс диктует вам все ваши шаги (иногда даже мельчайшие), когда он решает, над чем вы должны работать. Некоторые начальники просто помешаны на контроле. Может, это и помогает им, но вам это не подходит.

И когда вы хотите ограничить количество своих проектов до трех самых важных, чтобы увеличить производительность, это не всегда получается. Вы можете выбрать три проекта, а ваш босс нагрузит вас еще несколькими другими и потребует заняться ими немедленно.

К счастью, есть несколько способов ограничить количество проектов, даже если у вас нет полного контроля над списком. Не все способы сработают в вашем случае, но вы можете выбрать тот, который вы считаете лучшим в своей ситуации и опробовать его.

1. Составьте свой собственный список проектов. Иногда лучше попросить прощения, чем просить разрешения. Это значит: делайте то, что считаете правильным, а своего босса известите об этом потом – когда достигнете результата. Эта стратегия работает лучше всего, если ваш начальник – не контролеман и не требует постоянных отчетов о ходе работы. Если у вас есть возможность работать самостоятельно хотя бы несколько дней, этот способ может сработать. Просто выберите три главных проекта и полностью сосредоточьтесь на них. Завершив работу, вы можете рассказать начальнику о своем методе и подчеркнуть, что именно он привел вас к успеху. А можете и не говорить ничего – просто продолжайте работать. Боссу не так важно, как вы работаете над проектами, возможно, он просто будет удовлетворен тем, что они завершены.

2. Отсрочивайте. Если ваш босс настаивает на том, чтобы вы работали одновременно над тремя и более проектами, и постоянно требует отчетов, попробуйте тактику отсрочивания. Это значит, что вы продолжаете концентрироваться на своих трех проектах и стараетесь завершить их как можно раньше. А вот все остальные вы просто отсрочиваете – до момента окончания трех главных. Попросите босса дать вам еще время, переложите какие-то задачи на плечи других – вы задержитесь с проектом на день-два. Или просто скажите (откровенно), что сегодня проект не готов, потому что вы работали над другими. Я не предлагаю вам нечестную игру – только честное отсрочивание.

3. Расскажите начальнику о своем методе. По-моему, это лучшая стратегия. Если у вас есть возможность ее применить, я очень это советую. Вот как она работает: расскажите начальнику (или начальнице) о своем методе – Списке главных целей. Скажите ему (ей), что благодаря этому методу вы работаете эффективнее, что завершаете проекты с наилучшим результатом благодаря системе ограничений. Но даже если вы держите свое слово, ваш босс вряд ли будет рад, если вы ограничите себя до трех проектов и будете сидеть только на них. Можете дать ему (ей) почитать эту книгу, покажите ему мой веб-сайт (www.zenhabits.net) и дайте ему мой электронный адрес (на сайте). Я сам поговорю с ним.

4. Предложите своему начальнику выбор. Если не работает ни одна из вышеперечисленных стратегий и ваш босс настаивает на том, чтобы вы добавили в список своих проектов еще несколько и работали над ними сразу все время, придется честно и откровенно поговорить с ним. У вас ограниченное количество времени, вы не можете делать все сразу. Скажите, что, если босс не хочет, чтобы вы сами выбирали, над чем вам работать, пусть он сделает это за вас. Покажите ему список проектов, которые он вам поручил, и скажите, что у вас есть время лишь на три проекта. Пусть он выберет, какие именно будут эти проекты, а вы заверьте его, что полностью сосредоточитесь на них, а когда завершите – пусть он выберет следующие три и т. д. Если ваш начальник не понимает, что ваше время ограничено и что вы не можете работать одновременно над таким количеством проектов, тогда, может, стоит поискать другую работу – ваш босс требует больше, чем может сделать нормальный человек.

8. Простые задачи

Если вы упростили свои цели и проекты (см. предыдущую главу), вы сделали огромный шаг вперед к тому, чтобы, делая меньше, становиться все сильнее и эффективнее. Однако только на уровне заданий вы действительно можете что-то закончить. Вы не делаете ничего, пока не выполняете конкретные задачи.

На практике упрощение задач может быть самым главным шагом. Как всегда, в этой главе мы сосредоточимся на том, как работать меньше, но эффективнее и в результате завершать больше дел, не испытывая стресса.

Мы делаем это с помощью ограничений, концентрируясь только на одном деле за раз и – на малом, а не на большом.

Самые важные задачи (свз)

Сила ограничений работает на уровне задач путем выбора только трех самых важных задач (СВЗ), на которых вы сконцентрируетесь в течение дня.

Это очень просто: ваши СВЗ – это задачи, которые нужно решить за день. Я выбираю три СВЗ каждый день, но для вас, возможно, будет удобнее работать с двумя, а возможно – с четырьмя. Я предлагаю начать с трех и посмотреть, как это работает.

Каждый день я делаю больше, чем три дела? Конечно. Но главное – что бы я ни делал в течение дня, я должен сделать эти три дела. Итак, СВЗ – это первое, что я делаю каждый день, сразу после того как выпиваю стакан воды, чтобы проснуться.

А как же остальные дела, которые мне нужно сделать сегодня? Обычно это более мелкие дела, не столь важные, но с ними все равно нужно разобраться. Вот в чем прелесть СВЗ: обычно небольшие, неважные дела, которыми мы занимаемся ежедневно (электронная почта, телефонные звонки, бумажная работа, поручения, встречи, поиск в Интернете и т. д.) занимают место наших важных долговременных задач. Но если СВЗ станут приоритетом на каждый день, вы будете делать важные дела вместо неважных.

Как только я заканчиваю СВЗ, я приступаю к мелочам, объединяя их в группы (я называю их «группа задач», об этом – в следующей главе).

Для меня главное в СВЗ то, что минимум одна из них должна иметь отношение к одной из моих целей. Оставшиеся две могут иметь отношение к работе (обычно так и бывает), но одна – помогает в достижении цели. Так я обеспечиваю себе ежедневное продвижение к своим целям.

Это ведет к существенным переменам. Каждый день я делал что-то для того, чтобы реализовать свои мечты. Это стало частью моей ежедневной рутины: поставить себе задачу для достижения одной из своих целей. И так каждый день, автоматически.

Еще одна ключевая вещь: делайте СВЗ в первую очередь, с утра, дома или сразу же по приходе на работу. Если отложите их на потом, то займетесь чем-то другим, и у вас не останется времени. Выполните их в первую очередь, а все, что вы будете делать на протяжении оставшегося дня – лишь дополнение.

Казалось бы, такая малость, но для многих людей это настоящее откровение. Иногда малое ведет к большим переменам.

Итак, вот ключевые принципы, которые заставят СВЗ работать на вас:

♦ Поставьте их на первое место в своем распорядке дня.

♦ Ограничьте их до трех.

♦ Убедитесь, что одна из СВЗ относится к вашей цели или к одному из трех ваших самых важных проектов.

♦ Сосредоточьтесь на выполнении этих заданий более всех прочих.

♦ Работайте над СВЗ в первой половине дня, прежде чем приметесь за что-то еще.

♦ Работая над одной из СВЗ, придерживайтесь принципа однозадачности – концентрируйтесь только на одной задаче (см. Принцип 4).

Малые задачи

Важно концентрироваться на малом количестве важных задач, но чтобы по-настоящему упростить задачи, нужно также обсудить объем этих задач. Сегодня мы можем сосредоточиться только на одной задаче, но она огромная и всеобъемлющая, поэтому мы быстро истощаемся и не выполняем ее. Ограничение количества задач не поможет, если эти задачи будут слишком велики.