Реджина Лидс - Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове Страница 14

Наводя порядок на столе, вы наверняка отыщете такие сокровища, которых я себе даже представить не могу. Спросите себя: «Я и в самом деле использую эту вещь или она была нужна мне раньше?» Будьте честны с самим собой.

Вот список наиболее часто встречающихся при уборке предметов. Там, где нужно, не забывайте проверять срок годности.

Косметика: лак для волос, кисточки, расчески и гели.

Витамины, пищевые добавки, лекарства.

Пища: пачки чипсов, чай, сахар и т.д.

Различные декоративные элементы, которые когда-то стояли у вас на столе или были для этого предназначены.

Средства личной гигиены.

Чистящие средства, особенно спреи для оргтехники.

Настало время установить таймер и потратить еще 15 минут на избавление от вещей, которыми вы не пользуетесь. Если они еще могут пригодиться (косметика или пищевые добавки, срок годности которых пока не истек), заберите их домой. Будьте безжалостны. Вы представить себе не можете, сколько раз я входила в кабинеты клиентов, восхищалась чистотой и порядком, но затем они открывали ящик стола — и впечатление тут же портилось. Каждый день они садились за свой стол и старались работать как можно лучше, но рядом с ними зияла черная дыра. Берегитесь ее! Помните, что для нас важна любая зона рабочего пространства, даже если ее видите только вы. Вы — главная часть уравнения, и дзен-организация изменяет ваше рабочее место так, чтобы оно служило вам, а не чтобы им восхищались другие.

Эти подсказки помогут избавиться от лишних вещей (вне зависимости от того, что они собой представляют) безо всякого сожаления.

Установите таймер. Увидимся примерно через 35 минут: 30 — на то, чтобы поупражняться в уборке мусора и быстром принятии решений, а 5 — на расчистку завалов в вашем рабочем пространстве.

КАТЕГОРИЗИРУЙТЕ ОСТАВШИЕСЯ КАНЦЕЛЯРСКИЕ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ

За время осмотра ящиков стола вы, возможно, устроили там беспорядок почище того, что был. Не пугайтесь, это нормально. Прежде всего расчистите место для работы. В некоторых случаях я использую не поверхность стола, а пол. Мы готовы к следующей части Волшебной формулы: категоризации. Начните с первого ящика. Выньте из него все, располагая имеющие друг к другу отношение предметы рядом. К примеру, скрепки, скотч и клей — это предметы одной категории. Почему? Потому что они скрепляют одно с другим. Имеет смысл держать их в одном месте — когда вам понадобится что-то скрепить, вы просто выберете один из ряда этих инструментов. Степлер лучше держать рядом с удалителем скрепок и т.д. — думаю, суть вы уловили.

Обычно для канцелярских принадлежностей выделяется два-три ящика. Верхний — это ваш командный центр. Когда вам понадобится инструмент, он должен быть под рукой. Попробуйте создать свои категории. Возможно, вам поможет перечень категорий, которые использую я при организации ящиков стола.

Скрепляющие инструменты (скрепки, кнопки и т.д.).

Писчие принадлежности (ручки, карандаши, фломастеры, маркеры, ластики и т.д.).

Предметы личной гигиены (дезодорант, женские гигиенические средства, лак для волос и т.д.).

Товарные чеки.

Разное (деньги, батарейки, ключи, печати, визитки, линейки и т.д.).

Клейкие листочки (разных размеров, форм и цветов).

CD- и DVD-болванки.

Блокноты.

Конверты разных размеров.

Фирменные бланки и конверты вашей компании.

Чистящие средства.

Какие категории вы могли бы добавить к этому списку? Как только вынете все из ящика и произведете категоризацию, возможно, обнаружите, что можете выбросить чуть больше. Дело в том, что, когда мы видим сгруппированные предметы, легче понять, что у нас их больше, чем нужно. Вспомните нашу мантру: если вы купили вещь, которая теперь не нужна, заберите ее домой; если она принадлежит компании — верните завхозу или отдайте коллегам. Избавляйтесь от всего, что вам больше не пригодится.

Протрите поверхность стола. Теперь мы готовы к последней части Волшебной формулы — организации категорий.

УДИВИТЕ ИХ!

Если эта книга лежит у вас на столе или коллеги видят, как вы носитесь по офису, и слышат таймер, они могут начать комментировать происходящее (хотя их никто об этом и не просил). «Ого! Решил организовать рабочее пространство? Интересно, хватит ли тебя хоть на пару недель?» «Ничего себе, ну и беспорядок ты тут устроил!» «Что, пытаешься победить хаос? Ну-ну, удачи». И так без конца. Когда вы услышите такой комментарий, улыбнитесь, кивните в знак согласия и продолжайте заниматься своим делом. Не обсуждайте свои действия и не пытайтесь защититься от нападок. Получайте удовольствие. Скажите себе: «Да, Реджина была права, началось. Ну что ж, посмотрим, как вы удивитесь, когда выяснится, что это работает!» У вас есть выбор: потратить силы впустую или сберечь их. Докажите этим комментаторам делом, что при желании возможно все.

ПРОВОДИТЕ ОРГАНИЗАЦИЮ ПРИ ПОМОЩИ ПРАВИЛЬНЫХ ИНСТРУМЕНТОВ

Нам ни к чему, чтобы организация стоила вам больших денег, но все же я порекомендую несколько предметов, которые помогут не только организовать содержимое ящиков стола, но и сохранить такой порядок вещей надолго. Первое — это подложка, которую стелют в ящик. Я предпочитаю толстые, которые выглядят как бумажные полотенца и легко моются. Их обычно продают в рулонах, так что вам придется потратить несколько секунд на то, чтобы отрезать кусок нужного размера. Прокладка станет ключевым элементом организации ящика — она зафиксирует заданный вами порядок расположения предметов. Без нее достаточно будет одного хорошего толчка — и вуаля! Хаос вернется.

Когда будете покупать прокладку, не забудьте прихватить несколько маленьких контейнеров-пеналов — в них вы станете хранить мелкие предметы, которые в противном случае начнут рассыпаться по ящику. Эти контейнеры бывают акриловыми, пластиковыми и деревянными. Я предпочитаю акриловые, потому что их можно время от времени протирать, сохраняя первозданный вид вашего ящика. Контейнеры стоят недорого, к тому же при переходе на другую работу вы сможете взять их с собой — они будут служить вам и на новом месте. Я бы купила контейнеры разной формы и размера — их можно будет складывать в ящике, словно головоломку. Я ведь предупреждала, что организация — это весело? Впрочем, если вы хотите воздержаться от покупки контейнеров, ничего страшного в этом нет.

Возможно, компания выдала вам стандартный квадратный поддон, разделенный на секции. Он идеально подойдет для узкого среднего ящика. Маленьких углублений вполне достаточно для канцелярских принадлежностей. Если вы ощущаете себя комфортнее с большим запасом канцтоваров, можете хранить это все в отдельных пластиковых ящиках. Правда, для этих ящиков понадобится дополнительное место, и это точно будет не стол. Если у вас есть невысокий шкаф, он подойдет. Если нет — попробуйте приспособить для этого нижнюю полку книжного шкафа.

Вот подсказки для организации категорий

Положите ручки, карандаши, фломастеры и прочие писчие принадлежности, которыми вы регулярно пользуетесь, в настольный органайзер размером не больше кофейной чашки. У меня были клиенты, у которых на столе стояло несколько больших органайзеров. Это создает визуальный хаос и ложное ощущение безопасности. Ограничьтесь тем, чем пользуетесь в течение дня. Вам часто нужны ножницы? Поставьте их в этот органайзер. Иначе им место в верхнем ящике стола.

Если вам больше нравится пустой стол, не держите на нем писчие принадлежности. Их тоже можно сложить в верхний ящик, а запас — в большой пластиковый контейнер. Я в данном случае предпочитаю пенал. У меня есть небольшой матовый пенал, который лежит на верхней полке одного из трех моих офисных книжных шкафов — в нем я и храню запасные ручки, карандаши и т.д. У него есть и дополнительная функция: он служит держателем для справочников, в которые я время от времени заглядываю.

Для скрепляющих инструментов использую стандартный офисный органайзер, который находится в неглубоком верхнем ящике стола и который я щедро наполняю скрепками, резинками и клипсами для бумаги. Кстати, скрепки необязательно должны быть стандартными — их дизайн может быть весьма разнообразным и веселым.

Скрепки для степлера я бы из упаковки не вынимала — их очень легко рассыпать. Одной пачки, лежащей в задней части ящика, вам хватит на несколько месяцев. У меня на столе стоит диспенсер для скотча, в отдельном пластиковом ящике лежат еще два. Скотч высыхает, так что держать его про запас в больших количествах бессмысленно.

Очень многие хранят в ящиках стола чеки. Но знаете что? Им там не место! У вас есть выбор. Первый вариант: можно взять подвесную папку (обычно это картонная папка с металлическими уголками-«крючками», используется для хранения документов в «висячем» положении) с файлами, сделать на ней соответствующую надпись и, распределив чеки по категориям, поместить их в нее. Если ваши чеки в основном небольшого размера, купите папку с широким дном, краями «гармошкой» и карманами для файлов. Второй вариант: воспользуйтесь большими, четко маркированными конвертами.