А. Вышегородская - Как успевать все. Пособие по управлению временем Страница 14

Если вам удастся организовать себя и научиться выполнять эти простые рекомендации, вы очень скоро убедитесь, как много у вас остается времени. Вы позабудете, что такое сверхурочная работа и хроническая усталость, сможете посвятить уже прирученное время более интересным и приятным моментам своей жизни.

Организация рабочего места

Жизненно важные бумаги ведут свою важную жизнь, бесследно исчезая со своего места.

Известная истина гласит, что порядок в голове начинается с порядка на столе. Рабочий стол – это больше, чем просто стол, и судить о вас, как о работнике, будут и по состоянию рабочего стола тоже. Меня всегда поражает, до какой степени некоторые люди могут захламить свое рабочее место! Не удивительно, что они тратят огромное количество времени на то, чтобы найти нужные бумаги среди «эверестов» других бумаг. Конечно, если вы легко и без проблем находите среди своего «творческого беспорядка» нужные документы, то, собственно, проблемы со временем никакой и нет. Но основная масса людей устраивает из собственного рабочего стола помойку, отговариваясь «творческим беспорядком», который никому не мешает. Существует еще одна категория людей, которая просто гениально умеет создавать видимость порядка на столе: они складывают все имеющиеся бумаги ровными геометрическими кучками. В этих кучках вперемешку лежит все подряд: отчеты, любовные записки, старые газеты и журналы, документация, просто чистые бумаги и т. д. и т. п., но со стороны кажется, что все разложено очень аккуратно и на столе – порядок.

Надо отметить, что бумаги имеют свойство непонятным образом размножаться, не успеешь оглянуться, как весь стол оказывается погребен под огромными кучами всевозможных нужных (а по большей части ненужных) бумаг. Процесс «почкования» документов напоминает стихийное бедствие – от него никуда не деться. Чтобы бедствие не переросло в катастрофу (в нашем случае это – потеря времени), необходимо срочно принимать меры по его ликвидации. Стол – это ваш пульт управления. Все нужное должно быть под рукой, чтобы всегда и все можно было контролировать, быть в центре событий, а не в недрах стола, разыскивая нужную бумажку. Как же этого добиться? Предлагаем вам несколько рекомендаций по организации рабочего места.

1. Разделите все документы: в одну стопку сложите отчеты, в другую – платежки, в третью – бланки и т. п. Документы также можно разделить на те, что используются часто, и менее часто. Хранить разрозненные, неподшитые в папки бумаги удобнее всего в пластиковых лотках для бумаг, причем, каждый лоток желательно подписать, чтобы не путаться, в каком лотке какие бумаги лежат.

2. Справочники и другая нужная в работе литература должна находиться в шкафу, на столе могут лежать одна-две самые нужные книги, но не больше.

3. Чтобы самая необходимая информация всегда была под рукой, ее можно выписать на отдельный лист бумаги и повесить рядом со своим столом на стену или положить на стол под стекло. Это могут быть какие-то телефоны или формулы, размеры и т. п. Если каждый раз не залезать за ними в справочник или записную книжку, то времени на работу останется больше.

4. Выбрасывайте без сожаления сломанные карандаши и ручки, которые уже не пишут, иначе «канцелярского мусора» станет слишком много, а места на столе – мало. Не стоит обольщаться, обещая себе, что когда-нибудь вы купите новые стержни и вставите их в ручки, скорее всего эти мысли так и останутся мечтами.

5. Записную книжку, ежедневник, визитницу лучше всегда держать вместе – это облегчит вам жизнь. Нужные телефоны, адреса лучше сразу записывать в записную книжку или ежедневник, чтобы потом не искать бумажки по всему столу.

6. Не ленитесь регулярно вытирать пыль с компьютера и со стола, а также выбрасывать окурки из пепельницы, мыть свою кружку, иначе ваш стол очень быстро превратится в самую настоящую помойку.

7. Если работа очень динамичная, и требуется постоянно что-то помечать или записывать, то удобнее использовать бумажки с липкой полоской (стикеры). Их можно наклеивать на компьютер, чтобы информация была перед глазами, а «отработанные» бумажки сразу же выбрасывать.

8. Не устраивайте в ящиках своего рабочего стола филиал продуктового склада. Продукты имеют свойство портиться, и вам придется долго заниматься уборкой, чтобы от стола не воняло, как на том же продуктовом складе.

9. Не ставьте на рабочий компьютер программы с играми. Очень мало людей умеют относиться равнодушно к виртуальным «стрелялкам» и «бродилкам». Если нет программы, нет и соблазна поиграть, а значит, потратить время.

10. Не нужно приносить из дома все, что жалко выкинуть и расставлять это на рабочем столе (всякие игрушки, статуэточки, горшочки с цветами и т. п.) Обилие не относящихся к работе предметов отвлекает и занимает слишком много места.

Идея организации рабочего места очень проста: как минимум – ничего не должно мешать вам работать, а максимум – должно помогать экономить время.

Если вы начальник

Чем выше взбираешься по иерархической лестнице, тем более скользкими становятся ее ступени.

Легенда о том, что начальники живут в свое удовольствие, а о работе знают только понаслышке – это всего лишь легенда. Хороший начальник работает больше своих подчиненных, и забот у него очень много. Естественно, что проблема нехватки времени является для начальников одной из основных. В первую очередь многим начальникам не хватает времени из-за того, что они не умеют делегировать свои полномочия, думая, что никто не сможет выполнить какое-либо дело лучше, чем они сами. Вместо того, чтобы найти толковых работников и распределить обязанности между ними, начальник сам хватается за все сразу и, естественно, ничего не успевает. Встает вопрос: что для вас более важно – считать всех подчиненных уродами, делать все самому и жить на работе или грамотно построить производственный процесс и освободить время для более приятных моментов? Если вы остановили выбор на втором варианте, прислушайтесь к нашим рекомендациям и не тратьте драгоценное время, пытаясь разорваться на части.

Соотношение толковых и не очень толковых сотрудников во всех фирмах разное. Почему это происходит? Потому, что в одной фирме начальник по-умному избавляется от нерадивых работников, а в другой таких работников жалеют и идут у них на поводу, чем люди непременно пользуются, а начальника искренне и в общем-то справедливо считают дураком. Угадайте, в какой фирме начальник больше работает?

Некоторые начальники умеют добиваться от подчиненных высоких результатов, четкого выполнения собственных приказов и распоряжений, а некоторые никак не могут справиться даже с такой мелочью, как регулярные опоздания сотрудников. Угадайте, в какой фирме начальник больше работает?

В некоторых фирмах начальник может со спокойной душой уехать в отпуск и знать, что за время его отсутствия фирма будет работать как отлаженный механизм, а в другой – начальник давным-давно позабыл, что такое отпуск или выходной, его телефон разрывается от звонков днем и ночью, его постоянно дергают недовольные сотрудники, которые никогда ничего не могут сделать самостоятельно и вовремя. Угадайте, в какой фирме начальник больше работает?

Перед вами несколько рекомендаций, они помогут вам ответить на эти вопросы и стать начальником, который служит себе, фирме, идее, но не нерадивым подчиненным, работая за них.

1. Все, что можно поручить другим, обязательно нужно поручать!

Речь идет о делегировании своих полномочий. Задача начальника (или, по-другому, руководителя) – руководить коллективом. Многие начальники неправильно понимают термин «руководить», они начинают взваливать на собственные плечи работу, которую вполне могут выполнить их подчиненные. Времени на то, чтобы руководить, не остается совершенно. Итог печален: работа стоит на месте, подчиненные не подчиняются и фирма разваливается на глазах. Чтобы ситуация не складывалась подобным образом, нужно внимательно и без раздражения присмотреться к своим сотрудникам, оценить их возможности, творческий и профессиональный потенциал. Абсолютных идиотов мало, каждый человек на что-то, да годен. В соответствии со своей оценкой поручите своим подчиненным различные дела, то есть начните делегировать полномочия. Посмотрите, с чем они справились лучше всего, поручите новую порцию дел. Постепенно вам уже не будет казаться, что вас окружает стадо баранов, у вас появится время на то, чтобы разработать систему контроля выполнения ваших распоряжений, то есть заняться работой руководителя.

2. Чтобы разработать систему контроля работы подчиненных, необходимо решить, каким образом вы будете этот контроль осуществлять. Существует несколько вариантов.