Реджина Лидс - Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове Страница 19

ДОМАШНЯЯ И РАБОЧАЯ ПРИВЫЧКА НЕДЕЛИ: СКАЖИТЕ «НЕТ»

Ежедневно хотя бы раз говорите «нет». Делать это можно по-разному. Вот несколько примеров.

Пришло электронное письмо, тема которого вас не интересует? Скажите ему «нет» и нажмите клавишу Delete.

Получили спам? В корзину его, причем немедленно, не открывая и не читая всю эту чушь, до которой вам нет никакого дела.

Пришла голосовая почта от кого-то, кто, как вам известно, любит поговорить по телефону? Напишите вежливое электронное письмо, вместо того чтобы перезванивать. Скажите «нет» тем, кто тратит ваше время попусту.

Жизнь предоставит вам немало возможностей сказать «нет» — от звонков, на которые лучше не отвечать, до приглашений выпить пива после работы, которые лучше не принимать. Возможно, вы обнаружите, что нажать клавишу Delete гораздо легче, чем сказать кому-то «нет», потому что в последнем случае ваш желудок почему-то скручивается узлом.

И не забывайте тренироваться дома. «Нет, Джонни, в это время ты уже должен лежать в кровати». «Нет, Мэри, я не разрешаю тебе идти на вечеринку, ты все еще наказана». «Извини, дорогой, но в выходные мне нужно разработать новую систему документооборота, так что придется тебе навестить родителей без меня». Возможностей тренироваться, как я уже сказала, будет множество.

Первая неделя

Бумажная могила

На этой неделе вы можете:

Навести порядок в материалах для чтения и архивах.

Необходимое время: по меньшей мере 120 минут (в зависимости от ситуации может понадобиться дополнительное время).

На этой неделе мы запрыгиваем на подножку поезда под названием «Прими решение». Поначалу, отъезжая от станции, вы будете двигаться медленно, но, стоит набрать скорость, — и вас уже ничто не остановит. К концу этой недели в вашей картотеке освободится место. А аккуратная картотека — один из главных факторов успеха.

ИЗБАВЛЯЕМСЯ ОТ ГАЗЕТ И ЖУРНАЛОВ

Давайте попробуем воспринимать рабочее место как живой организм. Как вы думаете, может ли он максимально раскрыть свой потенциал, если каждый его уголок, каждая щелочка стонут под весом ненужной бумаги, журналов, газет, устройств и так далее?

Попытаемся усмирить бумажный поток.

Организуйте свое чтение

Сколько вы получаете газет, журналов и прочей печатной продукции? Будьте честны с собой: вы действительно все это читаете? Благие намерения лишают вас рабочего пространства, но пора взглянуть в лицо реальности.

ЛУЧШЕЕ — ВРАГ ХОРОШЕГО

У меня была клиентка по имени Кассандра, и у нее в кабинете стояло невероятное количество картотечных ящиков — я столько в жизни не видела. Вообразите мое удивление, когда она сказала мне, что они забиты и в них больше ничего не влезает. Именно поэтому материалы текущих проектов она была вынуждена складировать на полу. Я не поленилась открыть каждый ящик и убедилась в том, что Кассандра не преувеличивала. Я спросила, что за документы лежат в ящиках, и ответ меня шокировал: оказалось, что все эти бумаги связаны с предыдущими проектами Кассандры. Иначе говоря, законченные проекты в ее кабинете занимали почетное место, а текущие сиротливо ютились на полу. Мы перебрали бумаги во всех ящиках и создали архив. Затем разработали новую систему и рассортировали ее текущие проекты. Теперь в них можно было добавлять новый материал, и она в любой момент легко могла найти нужный документ. Кассандра запомнилась мне благодаря примеру перегруженного офисного документооборота. Моя мама любила повторять: одни говорят, другие делают. Вы можете часами рассуждать о делах, которые вам нужно сделать, но, если сразу не выделить текущим проектам место, в котором они могли бы развиваться, будет очень сложно довести работу до конца.

Не забывайте, что подписку вообще-то можно отменить. Если вам непременно нужно будет прочитать какую-либо статью, купите журнал или одолжите у коллеги.

Есть ли у компании библиотека? Есть ли у вас возможность ежемесячно просматривать издания на ресепшен? Если вы видите статью, которая нужна вам как воздух, просто воспользуйтесь копиром.

Подписываться на издания можно и в Интернете. Создайте закладку «Чтение» в браузере, а в ней — подпапки по категориям изданий, на которые хотели бы подписаться. И в каждой сделайте закладки для отдельного издания. Вот пример того, как могут располагаться издания в вашем компьютере. Классификацию бумажных изданий вполне можно построить по модели электронных — это сэкономит время.

Хранение изданий

Выберите способ аккуратного хранения необходимых вам изданий. К примеру, в продаже можно найти бесчисленное множество газетниц. Лично я предпочитаю акриловые, а вы выберите ту, что будет соответствовать дизайну вашего офиса.

Детали офисного интерьера должны сочетаться. Покупая контейнеры, постарайтесь выбрать однотипные, в противном случае вы создадите у себя в кабинете визуальный хаос.

Для контейнеров нужно будет выделить место на полке — например, в книжном шкафу. Только не ставьте их на пол. Когда журналы стоят на виду, вы в любой момент можете взять один из них, не рискуя свалить гигантскую стопку. Если журналы лежат стопками, они бесполезны. Вообще, стопки — это неправильно!

Разложите номера в хронологическом порядке и решите, сколько из них вы хотите оставить. Идеальный вариант — номера за два месяца. Когда приходит свежий номер, выбрасывайте самый старый, даже если не прочитали его.

Если вы получаете информационные бюллетени и они вам действительно пригодятся, помещайте их в скоросшиватель. Для них тоже понадобится полка. Не забудьте наклеить на скоросшиватель ярлык, чтобы с первого взгляда понимать, что находится внутри. И, разумеется, решите, сколько времени вы собираетесь хранить каждый бюллетень.

Файлы, скоросшиватели и папки необходимо регулярно чистить, иначе они раздуваются, их становится трудно хранить, а что-то найти в них — еще труднее. Я все время задаю клиентам вопросы о природе заброшенных картотек и раздутых папок. «Ой, да, эту систему я начал использовать, а потом стало не до нее», — отвечают мне. Есть ли противоядие? Да — постоянно поддерживать порядок.

Вы должны все держать в порядке: машину, собственное тело, лужайку перед домом и — правильно! — офисную картотеку.

Порядок — это не неприятная рабочая обязанность. Это часть вашей жизни.

СТАРЫЕ ДОКУМЕНТЫ — В АРХИВ!

Есть ли у вас в офисе картотека? Если да, помогает ли она вам в работе или вы стараетесь пользоваться ею, так как ящики забиты и туда заглядывать страшновато? Давайте заключим пари, что, заглянув в ящики, вы обнаружите, что большая часть материалов относится к завершенным проектам и вы их давным-давно не вынимали. В таком случае это у вас не картотека, а кладбище! Очень важно извлечь отработанные материалы из ящиков и отправить их в архив.

Если вы работаете в крупной компании, она отправит ваши материалы в отдельное хранилище. Совсем не знаете, что делать с этими бумагами? Обратитесь за помощью к начальству — вряд ли вы единственный работник, которому нужно место для хранения архива.

Вот теперь настало время выполнить задание недели. Постарайтесь выделить время на то, чтобы перебрать файлы в картотеке, ящиках стола и настольном держателе для файлов. Об организации (или реорганизации) системы, которой вы пользуетесь сейчас, пока не думайте — займемся этим на следующей неделе. К тому моменту мы должны быть уверены, что вы избавились ото всех лишних материалов. А то, что останется, войдет в новую картотеку.

Работайте с каждым файлом и документом по отдельности. Со всей картотекой разом все равно не справиться. Если видите, что файл больше не нужен, удаляйте его. Если папки потрепаны, порваны, грязны, выбрасывайте их и заменяйте новыми. Безусловно, нужно думать об охране окружающей среды, но, с другой стороны, новые проекты в засаленных папках способны деморализовать кого угодно. Вы ведь не надели бы одежду, выглядящую подобным образом, правда? Уважайте свои проекты и документы.

Если вы впервые занялись архивными материалами, эта работа может отнять немало времени. Но в будущем, если начнете отправлять бумаги в архив по мере завершения очередных проектов, жизнь наладится.

Иногда файлы содержат материалы, которые могут понадобиться в будущем. А могут и не понадобиться… Проверочный вопрос звучит так: «А что из всех этих документов мне на самом деле пригодится?» Помните, что материалы пошлют в архив, а не в Сибирь.

Если вы хотите сохранить имена и телефонные номера из документации, внесите их в настольную картотеку или в файл контактов на компьютере и лишь затем откладывайте файл.