Наталья Самоукина - Живой театр тренинга. Технологии, упражнения, игры, сценарии Страница 32

   · Меняется адрес, куда нужно поехать по игре. Нередко люди называют стандартные адреса, вроде «улицы Ленина», которая есть в любом городе. Могут быть также указаны улицы, связанные с личным опытом участников, – на которых живут они, их родственники или друзья.

   · Имя Юли может поменяться на Татьяну или Елену – имя, в данный момент пришедшее на ум или связанное с личным опытом, который участник комментирует: «Мою жену так зовут».

   · Почти всегда утрачивается информация по цвету одежды Юли (несущественная, ситуативная информация).

  · Иногда время исполнения задачи сокращается и, например, дается задача: «Сделать как можно быстрее, сегодня привезти презентацию, через четыре часа». Это связано с нашей спешкой и желанием перестраховаться – на всякий случай. В реальном офисе на вопрос подчиненного «Когда это нужно сделать?» руководитель произносит: «Это нужно было сделать вчера!» по нескольку раз в день.

   При коллективном обсуждении технологии постановки задачи перед подчиненным и делегирования в данной игровой ситуации формулируются правила:

   · Необходимо начинать формулировку задачи с результата и времени, в течение которого ее нужно выполнить. То есть руководительница должна была сказать: «Завтра в 10:15 я выступаю на совете директоров. К этому времени мне нужна готовая презентация».

   · Далее нужно сформулировать мотивацию для выполнения задачи: «Слушайте внимательно! Это важно!»

   · Затем необходимо обеспечить запись задания: «Возьмите блокнот и ручку, надо будет записать информацию».

   · Конечно, по ходу нужно дать возможность сотруднику задать вопросы для уточнения задания: «Какие у вас вопросы? Все понятно?»

   · Отлично, если есть возможность получения информации по ходу выполнения задания: «Я буду занята на переговорах с клиентом, но вы можете получить дополнительную информацию у нашего офис-менеджера, если это понадобится».

   · Нужно обязательно сформулировать завершающую мотивацию по выполнению задания: «Действуйте! Вы хорошо работаете, мы довольны вашей работой!»

   Информация о правилах делегирования

   После анализа результатов живой и яркой игры участники самостоятельно читают раздаточный материал с правилами делегирования и подчеркивают те моменты, с которыми они согласны и которые можно внедрить в практику работы.

   Затем проводится коллективное обсуждение прочитанного раздаточного материала. Идеи, с которыми слушатели согласны, отмечаются в учебной тетради; позиции, с которыми группа не согласна, разбираются более подробно. В некоторых случаях тренер может предложить учесть всю нормативную информацию по правилам делегирования, особенно если участники являются сотрудниками регламентированной компании. Однако в креативных рекламных компаниях, фирмах, в которых предусмотрен свободный график или имеется виртуальный офис, могут быть приняты другие правила делегирования, которые формулируются по ходу коллективной дискуссии и визуализируются на флипчарте. В любом случае игра запомнится каждому участнику, запустит учебную мотивацию правильного делегирования, и этот навык обязательно проявится в офисе.

   Технологичная информация по правилам делегирования представлена ниже (7).

   Правила делегирования: что, когда, кому, как?

   Что делегировать:

   · рутинную работу;

   · мелкие, незначительные дела;

   · работу, требующую узкой специализации;

   · подготовительную работу (например, сбор информации);

   · участие в совещаниях, если сотрудник может представить позицию руководителя.

   Нежелательно делегировать:

   · управленческие функции (определение политики предприятия, решение стратегических задач, постановку целей, контроль результатов, руководство сотрудниками);

   · задачи высокой степени риска;

   · нестандартные задачи;

   · актуальные срочные дела, не оставляющие времени для объяснения и проверки;

   · задачи доверительного характера.

   Когда делегировать:

   · при повышении сотрудника в должности;

   · при приеме нового сотрудника, имеющего соответствующую специализацию;

   · в случае проблемных или кризисных ситуаций, когда вам нужно переключиться на решение важных проблем;

   · при появлении новых сфер деятельности, соответствующих специальности сотрудника.

   Кому делегировать:

   · сотрудникам, находящимся в непосредственном подчинении;

   · сотрудникам, имеющим соответствующую специализацию;

   · способным сотрудникам;

   · сотрудникам, имеющим свободное время;

   · сотрудникам, которые хотят выполнить трудные или дополнительные задачи;

   · сотрудникам с учетом их мотивации;

   · сотрудникам, нуждающимся в приобретении опыта;

   · сотрудникам, которых нужно проверить.

   Как делегировать:

   · крупные и важные задачи – в приказном порядке, лучше – в письменном виде;

   · новые и сложные задачи – пятиступенчатым методом:

   · мотивируйте сотрудник а;

   · объясните задачу;

   · расскажите (покажите), как делать;

   · скажите о способах контроля, коррекции и оценки;

   · установите сроки и делегируйте;

   · заблаговременно, сразу после составления плана;

   · объясняя смысл и значение задачи;

   · объясняя всю задачу целиком, а не частями;

   · объясняя, идет ли речь об отдельном случае или о постоянном выполнении данной задачи;

   · поручая однородные задачи одному и тому же сотруднику;

   · не поручая одну и ту же работу двум разным сотрудникам, не знающим об этом (если нет политической цели);

   · с передачей полной инструкции, как это выполнить;

   · предоставляя сотруднику возможность повышения квалификации;

   · обеспечивая сотруднику доступ к необходимой информации;

  · избегая слишком частого контроля, чтобы не перечеркивать делегирование;

   · не забывая советовать и рекомендовать при необходимости;

   · требуя отчеты о проделанной работе;

   · контролируя конечные результаты;

   · хваля за успехи, критикуя за ошибки.

   Формирование навыка самоменеджмента и делегирования

   Для формирования навыка самоменеджмента и делегирования тренер предлагает участникам написать план рабочего дня, который наступит после окончания тренинга. План составляется с учетом принципа блочности (разделения дня на три блока: начало дня, середина дня и завершение рабочего дня), а также правил позитивного начала дня, важных дел – на свежую голову, согласования совместных задач, делегирования, устранения поглотителей и др. (7, 10).

   Пример плана рабочего дня приведен ниже (это структура плана, без учета специфики работы).

   Организация рабочего дня

   Начало дня:

   · позитивное настроение утром;

   · на работу – без спешки;

   · начало работы в одно и то же время (если рабочий день начинается в 9:00, лучше прийти на работу в 8:50);

   · перед началом рабочего просмотреть план, составленный накануне;

   · начинать с важных дел – без раскачки;

   · делегировать;

   · согласовать свои дела с секретарем, подчиненными, коллегами;

   · не забывать про важные дела, чтобы их не поглотили мелкие.

   Основная часть дня:

   · хорошо подготавливать свои дела;

   · установить реальные сроки и удобное время;

   · доводить начатые дела до конца;

   · избегать незапланированных, импульсивных действий;

   · соблюдать размеренный темп;

   · завершить начатое дело, чтобы не адаптироваться к нему вновь;

   · использовать время без помех – «закрытый час» (в спокойные периоды делайте важные дела, в суматошные – мелкие дела);

   · обязательно иметь обеденный перерыв;

   · контролировать время и планы в течение дня.