Каролина Гойдер - Авторитет. Как стать уверенным, весомым и влиятельным Страница 35

Есть еще один способ определить, необходимо совещание или нет. Если оно носит исключительно информативный характер – апдейт, – тогда его можно провести по телефону. Но если необходимо изучить эмоциональную обстановку, проработать идеи и получить обратную связь, тогда нужно собрать людей вместе. Если люди будут знать, что вы проводите совещания только тогда, когда это действительно необходимо, они отнесутся к ним с уважением.

Подготовительное расследование

Подготовка к совещанию – это своего рода детективное расследование. Если вы хотите оказывать влияние на других людей, то должны думать, чувствовать и говорить так, как они. Если вы недостаточно хорошо знаете их мысли, чувства и слова, значит, нужно этим заняться.

Определите возможные возражения задолго до проведения совещания. Побольше общайтесь с людьми, задавайте им вопросы, изучайте их мнение – как в неформальной беседе, так и при проведении «летучек». Задавайте умные вопросы. Джоанна Моушн – опытный фандрайзер. За время своей карьеры ей приходилось иметь дело с бесчисленным множеством проректоров университетов и физических лиц, обладающих крупным капиталом и оказывающих поддержку ее кампании. Совет Джоанны для ответственных ситуаций? «Почти для каждой ситуации у меня есть мантра: “В чем заключается цель / проблема? Кто основные игроки? Как мы можем сдвинуть ситуацию с мертвой точки?”» В том, что касается подготовки к совещаниям, она советует действовать так: «Изучите территорию. Спросите других: что мне следует понять? Большинство людей с готовностью делятся советами. Настройтесь на культуру и создайте предысторию перед совещанием».

Соберитесь

Совещания – это ритуалы. Основные этапы: прибытие, приветствие, установление контакта, основная часть, завершение и уход. К каждому из них нужно подготовиться. Если совещание важное, представьте, каким вы хотите быть на каждом этапе. И держите наготове несколько идей, даже если они вам не понадобятся.

Какое настроение вы хотите создать? Что вы собираетесь надеть? Где вы собираетесь сидеть? Эти аспекты намного важнее, чем вам это может казаться. Отнеситесь к ним с должным внимание – и вы укрепите свой статус и авторитет.

Прибытие: произведите нужное впечатление

В том, что касается внешнего впечатления, авторитет в немалой степени зависит от умения одеваться. Здесь нужно учитывать два аспекта. Какой стиль одежды принят в организации? В чем вы чувствуете себя удобно? Чтобы сосредоточиться на совещании, вы должны забыть о том, во что одеты. Вот почему авторитетным принято считать блестяще скроенный, простой и лаконичный стиль. Это стиль, выражающий ваше внутреннее «я» и не требующий многочасовых утомительных сборов.

Если вы встречаетесь с незнакомыми людьми, выбор стиля одежды должен стать частью подготовки к совещанию. Если сумеете соответствовать принятому стилю, вам будет легче установить контакт. Информацию о стиле организации можно найти в интернете. Или поговорите с кем-нибудь, кто там работает. Я даже слышала, что люди иногда просто сидят в близлежащем кафе и наблюдают за сотрудниками компании, входящими и выходящими из здания.

Если совещание действительно важное, имеет смысл позаботиться о том, чтобы выглядеть должным образом.

Приветствие: крепкое рукопожатие

Рукопожатие имеет ключевое значение для авторитета, потому что оно свидетельствует о том, насколько вы спокойны и уверены в себе. Ниже приводятся некоторые советы. Прежде чем применять их в ответственных рабочих ситуациях, попрактикуйтесь сначала в повседневном общении. Лучше отработать эти навыки до автоматизма, чтобы сфокусироваться не на руках, а на общении с людьми.

Поскольку контакт с вашей рукой несет о вас определенную информацию, перед совещанием важно успокоиться и сосредоточиться. Придите немного пораньше, чтобы не суетиться. Убедитесь в том, что вы не перегружены сумками и бумагами. И, конечно же, вы должны стоять, а не сидеть.

Помните, что авторитет – это баланс сил. Ваше рукопожатие должно быть спокойным, уверенным и энергичным. Оно длится какие-то доли секунды, но несет в себе огромное количество информации. Избегайте присущего многим политикам рукопожатия «ладонь сверху», чтобы утвердить свое влияние и превосходство. Авторитет не нуждается в таких играх власти. Смотрите на другого человека как на равного и протягивайте ему открытую ладонь, повернутую большим пальцем вверх. И, как ни странно это может звучать, расслабьте дыхание. Это успокаивает нервную систему и делает ваше рукопожатие спокойным и непринужденным.

Вы должны на 50 процентов осознавать свое состояние спокойствия. Подумайте о своем статусе. Но, как вы помните, статус должен быть уравновешен с отношениями. (Если этого нет, глубоко подышите и расслабьте плечи. Можно вернуться к принципу 1 и вспомнить упражнения СНСННП и «Хвост дракона».) Физическое спокойствие и уравновешенность передаются в вашем рукопожатии, потому что, перефразируя известную песню, рука соединена с позвоночником, позвоночник – с тазом, таз – с ногами и т. д. В итоге создается общая картина.

Установление контакта

Уделите внимание каждому участнику и настройтесь на их волну. Искренний, неподдельный интерес и 50 процентов осознанности – вот что вам нужно. Вспомните об отношениях (принцип 2). Добавьте в свой стиль общения искреннюю теплоту и участие, чтобы уравновесить свой авторитет. Это производит благоприятное впечатление и помогает разрядить обстановку. Улыбнитесь человеку так, как будто он ваш старый приятель, с которым вы не виделись сто лет (всегда нравятся те люди, которые искренне рады нас видеть). Если человек социально адекватен, он улыбнется вам в ответ, и первоначальный контакт будет установлен.

На этом этапе вы можете настроиться на энергетику и настроение присутствующих в зале. Если вы добросовестно проделали домашнюю работу, то распознаете их скрытые интересы или страхи. Если же люди испытывают волнение или стресс по другим причинам, скажем, опоздал поезд или заболел ребенок, выясните это и помогите им избавиться от эмоционального багажа. Когда вы знаете ситуацию, то можете ее контролировать. Позвольте людям уйти раньше или держать телефон включенным. Это поможет им сосредоточиться и почувствовать ваше участие, а эмпатия играет существенную роль для авторитета.

Затем следует приглашение занять свои места (если это ваше совещание, то вы приглашаете это сделать). Главное – сохранять чувство тихого достоинства и присутствия. Не спешите. Двигайтесь медленно. Это и есть тот самый момент – кайрос, – когда нужно ловить удачу за хвост. Для этого вы должны быть в настоящем (см. принцип 7). Осознавайте каждое свое движение и грациозно займите свое место. Ведите себя легко и непринужденно.

Сидите правильно

Тщательно подойдите к выбору своего места. Самое влиятельное расположение – лицом к двери и спиной к окну. Если вы не ведете совещание, но хотите оказывать влияние, сядьте по правую руку от председательствующего. Чтобы избежать конфронтации с кем-либо из участников, не садитесь напротив этого человека, займите место рядом с ним или под углом к его позиции.

Вперед

Совещание начинается с постановки общей цели, после чего нужно следить за тем, чтобы прийти к желаемому результату (о чем мы говорили в принципе 7).

Уважайте время

Если вы ведете совещание, контролируйте ход обсуждения. Следите, чтобы участники укладывались в регламент и не отклонялись от темы.

С самого начала огласите повестку дня. Заверьте всех в том, что совещание закончится в обозначенное время, и вы намерены неукоснительно следовать регламенту. Если время ограничено, определите продолжительность обсуждения каждого пункта. Если обсуждение затягивается, напомните присутствующим о необходимости перехода к следующему пункту повестки дня, чтобы они могли вовремя разойтись. Даже если совещание закончится раньше, никто не будет против.

Если вы знаете, что имеете тенденцию терять чувство времени (вы больше относитесь к типу «кайрос», чем «хронос»), тогда попросите кого-нибудь из присутствующих вас «подстраховать». Я сама предпочитаю так делать, потому что, как оратор, отношусь к типу «кайрос». Такая стратегия помогает мне придерживаться установленного регламента, что люди типа «хронос» очень ценят.

Будьте бдительными в отношении «пожирателей эфирного времени». Если вы видите, что кто-то пытается монополизировать совещание, вежливо, но твердо вернитесь к повестке дня. Поощряйте – но не заставляйте – более молчаливых участников высказывать свое мнение. Позвольте каждому из присутствующих высказаться и дайте всем одинаковое время для выступления. Это сглаживает культурные различия в том, как люди говорят и насколько они ощущают потребность высказаться. Даже любители поговорить иногда делают это, потому что боятся тишины. Устраните этот страх.