Дэвид Ален - Getting Things Done Страница 36

§ Боевой дух команды

§ Процессы

§ Временные линии

§ Проблемы персонала

§ Объем работы

§ Коммуникацию

Все эти пункты могут быть включены в списки в вашей личной системе в качестве напоминаний, чтобы держать правильный курс.

Чем более нестандартная ситуация, тем больше нужно контроля

Степень, в которой любому из нас следует содержать проверочные листы и внешний контроль, прямо связана с нашим незнанием области ответственности. Если вы давно занимаетесь своим делом, и на вас нет давления для изменений в этой области, возможно, вам понадобится минимальная личная организация извне, чтобы контролировать ситуацию. Вы знаете, когда что должно произойти и как помочь им случиться, и ваша система в отличном состоянии, статус кво соблюден. Однако часто это не так.

Много раз вы будете обращаться к проверочным листам, чтобы сосредоточиться на нужных вещах, пока вы не вольетесь в то, что делаете. Если ваш исполнительный директор неожиданно исчез и вам нужно будет его заменить, вам понадобится иметь перед собой несколько обзоров и набросков, чтобы быть уверенным, что вы ничего не упустили. И если вы только что наняты на новую позицию, с новой ответственностью, которая еще не вполне вам знакома, вам понадобится структура контроля на первые несколько месяцев.

Проверочные листы дадут вам знать то, о чем не стоит беспокоиться.

Много раз я составлял списки областей, в которых работал, временно, пока все не становилось под моим контролем. Например, когда мы с моей женой решили создать новое направление в бизнесе, в котором мы работали много лет, я занялся областями ответственности, с которыми раньше не имел дела – а именно, бухучет, компьютеры, маркетинг, законы и администрация. Несколько месяцев мне потребовалось держать проверочные листы этих ответственностей перед собой, чтобы убедиться, что все пробелы заполнены и все под контролем. Как только управление бизнесом вышло на определенный уровень, мне больше не нужны были эти списки.

Будьте открыты к созданию любых видов проверочных листов при первой необходимости. Возможностей масса – от «Главных жизненных ценностей» до «Какие вещи взять в кемпинг». Создание списков по мере необходимости – это одна из сильных и простых процедур, которые вы можете ввести в свою жизнь.

Чтобы разжечь ваш творческий энтузиазм, вот список некоторых тем для проверочных листов, которые я видел и использовал многие годы:

Личные ценности

Области ответственности на работе (ключевые области ответственности)

Проверочные листы для путешествий (что взять или сделать до поездки)

Еженедельный обзор (все, что нужно просматривать и/или обновлять еженедельно)

§ Компоненты обучающих программ (все, что нужно для того или иного события, от начала до конца)

§ Клиенты

§ Проверочный список конференции (все необходимое для конференции)

§ Основные области (ключевые жизненные роли и ответственности)

§ Ключевые люди в моей жизни/работе (улучшение отношений и развитие возможностей)

§ График организации (ключевые люди и области для контроля и поддержки)

§ Личное развитие (что регулярно оценивать, чтобы увидеть личный баланс и прогресс)

Чувствуйте себя свободно с проверочными листами, специальными и постоянными. Будьте готовы создавать и уничтожать их при необходимости. При правильном использовании они могут очень повысить вашу продуктивность.

Если вы собрали все открытые дыры в вашей жизни и работе, проработали их по срокам и необходимым действиям, и упорядочили результаты в полную систему, которая содержит текущий и полный обзор – большой и маленький – всех ваших настоящих и «возможных» проектов, тогда вы готовы для выполнения следующей фазы в искусстве продуктивной деятельности без стресса – к процессу просмотра.

Глава 8. Обзор: поддержка работоспособности системы

Цель нашей методики – вовсе не разгрузить ваш мозг, а сделать его работу более продуктивной. Чтобы получить желанную свободу и спокойствие, мыслительный процесс должен опираться на фундамент четко организованных обязанностей и дел. Вы должны быть полностью уверены, что вы делаете именно то, что нужно делать в данный момент, а то, что вы сейчас не делаете, делать сейчас и не нужно. Регулярный обзор вашей системы управления рабочим процессом и поддержка её функциональности – вот необходимые условия для осуществления такого рода контроля.

Скажем, если вы составляете список телефонных звонков, которые вам надо сделать, то до тех пор, пока этот список не будет целиком укомплектован, вы не сможете доверять вашей системе. Вашему сознанию по-прежнему придется лихорадочно запоминать, обрабатывать и напоминать вам о ваших делах и обязанностях. А уж теперь-то вы должны знать, что это у него не очень-то хорошо получается.

Все это говорит о том, что ваша система никак не может быть статичной. Чтобы оставаться эффективной и актуальной, она должна постоянно перестраиваться под ежедневные нужды и охватывать ситуацию по всем фронтам.

Вот две основные позиции на данном этапе:

§ Что и когда вам нужно просматривать?

§ Что и как часто вам следует проделывать, чтобы убеждаться, что все работает как положено, лишая вас необходимости продумывать и запоминать дела самостоятельно?

Добротный обзор откроет для вас новый активный и прогрессивный тип мышления в основных сферах жизни. Такой тип мышления проявляется и в ходе сильной концентрации, и в процессе интуитивного мозгового штурма, а регулярный обзор вашей системы управления его ещё и усилит.

Ваша индивидуальная система должна быть построена так, чтобы в любой момент вы могли обратиться к необходимой вам информации. Это, в общем-то, всего лишь здравый смысл, однако очень немногие поддержаивают работоспособность своих систем на высшем уровне.

Например, если у вас выдалась свободная минутка и в то же время вам необходимо сделать ряд телефонных звонков, не поленитесь взглянуть на их список, быть может, вы сделаете один или пару звонков прямо сейчас, или хотя бы убедитесь что те, которые вы сейчас делать не станете, ещё могут подождать. Если вам с минуты на минуту надо будет бежать на встречу с начальником или с партнерами, просмотрите план этой встречи, чтобы быть в теме. Если вы едете в химчистку, чтобы забрать белье, обратите внимание, не проезжаете ли вы по пути какие-нибудь ещё места, куда вам надо было бы зайти.

Просмотр нужных дел в нужное время, займет не больше нескольких секунд в день.

На вопрос «Сколько времени в день вы тратите на просмотр вашей системы», я отвечаю «Столько, чтобы убедиться, что я все делаю правильно». На самом деле: тут две секунды, там – три – и все. Мои списки это в некотором смысле, мой офис – а этого многие просто не понимают. Точно так же как вы прикрепляете желтые клейкие листки возле телефона, я прикрепляю их на списки «Следующих конкретных дел». После того, как вы собрали, обработали и организовали все ваши дела, вам понадобится всего несколько секунд в день для того, чтобы подогнать всю вашу систему под нужды конкретного дня.

Чаще всего вы будете просматривать ваш ежедневник (или файл напоминаний, если у вас таковой имеется) на предмет «боевых действий» и дел, с которыми надо разобраться. Во-первых, вам надо точно знать место и время всех назначенных на день дел и встреч. Например, зная, что с 8:00 до 18:00 встречи и совещания будут идти один за одним, и вам едва ли удастся выбраться на обед, вы будете уже более осознанно планировать остальные намеченные на день дела.

После того, как вы просмотрите ваш ежедневник на предмет времени и места встреч и подготовите для них все необходимое, вы скорее всего полезете посмотреть список конкретных дел, которые вы смогли бы переделать в сложившейся ситуации. Если вы в офисе, просмотрите список телефонных звонков, список дел на компьютере и список мелких офисных обязанностей. Этот вовсе не значит, что надо кидаться и все это выполнять, вы просто будете знать, что именно вам надо переделать, сопоставите ваши планы со свалившейся на голову работой, чтобы адекватно расставить приоритеты и убедитесь, что вы все делаете правильно. Очень важно точно знать, что вы не упускаете ничего существенного.

Если в вашем ежедневнике проставлены все необходимые напоминания, а список следующих конкретных дел постоянно пополняется и редактируется, то это пожалуй и все, что вам придется просматривать чаще, чем раз в пару дней. Частенько я по много дней не просматриваю никакие другие списки только потому, что мой ежедневник так загружен, что становится ясно – ничем иным заниматься сейчас я просто не смогу.