Дэвид Ален - Getting Things Done Страница 44

Один из самых важных секретов придумывания идей и увеличения продуктивности – это использование феномена, когда форма обуславливает функции – классные инструменты, а стало быть и классные идеи. (Некоторые из моих самых удачных идей пришли мне в голову, когда я игрался со своим ежедневником в наладоннике, ожидая рейса в аэропорту!)

Довольно трудно сосредоточиться на чем-то больше, чем на несколько минут, если вы ничего не записываете. Особенно трудно, если вы в одиночестве. Если же вы постоянно фиксируете ход мыслительного процесса, создавая тем самым прочный фундамент для последующих измышлений, вы можете оставаться в теме по нескольку часов.

Удача влияет на все. Пусть ваша удочка всегда будет наготове – в ручье, в котором, казалось бы, ничего нет, может оказаться крупная рыба.

Пусть у вас всегда будут под рукой необходимые письменные принадлежности. Это нужно для того, чтобы вы не имели возможности дать себе поблажку, мотивируя её отсутствием инструментов, с помощью которых вы могли бы зафиксировать вновь приходящие мысли. Если у меня нет нужных инструментов, я не чувствую в себе сил для того, чтобы начать обдумывать проект или ситуацию.

И наоборот, неоднократно я выстраивал удивительные мысленные комбинации и весьма продуктивное планировал только потому, что мне хотелось держать в руках новенькую красивенькую шариковую ручку! Конечно, вы можете реагировать на хорошие канцелярские товары не так буйно, как я, однако, если мы с вами в этом похожи, то сделайте инвестицию в будущее – прикупите письменные принадлежности хорошего качества.

Я также рекомендую держать хорошие шариковые ручки там, где у вас может возникнуть желание или необходимость сделать заметку – особенно, дома, у телефона.

Форма часто влияет на действие. Создайте себе условия для фиксации мыслей, и они появятся сами собой.

Бумага и блокноты

В дополнение к письменным принадлежностям рекомендуется всегда иметь под рукой блокнот и достаточное количество бумаги. Блокноты хороши тем, что вы можете записать идею на листке, вырвать его и положить в лоток с приходящими документами, где он и пролежит до тех пор, пока вам не представится возможность над этой идеей поработать. Возможно, вам захочется хранить некоторые из ваших неформальных карт памяти, вы можете складывать эти отдельные листы бумаги в специально выделенные для этого папки без необходимости переписывать их.

Где ваш блокнот? Держите его поблизости.

Планшеты и доски

Если у вас достаточно места, то доски, на которых можно писать маркером и планшеты являются достаточно эффективными инструментами интеллектуального труда. Они предоставляют много места для записи идей, а иногда полезно держать их (идеи) перед глазами на протяжении некоторого времени до тех пор, пока вы работаете над одной темой. Доски, на которых можно писать маркером, хорошо вешать в офисе или в конференц-зале, и чем больше они будут, тем лучше. Если у вас есть дети, я рекомендую вам повесить такую доску в детской (я бы очень хотел расти и иметь возможность осуществлять все, что только взбредет мне в голову!). Позаботьтесь и о том, чтобы у вас всегда были новые маркеры; очень обидно бывает подойти к доске и обнаружить, что все маркеры высохли и ни один не пишет.

Как я узнаю, что я думаю до тех пор, пока не услышу, что говорю?

Е.М. Форстер.

Всякий раз, когда двое или более людей собираются что-то обсудить, один из них должен начать фиксировать ход беседы, но должен делать это так, чтобы видели остальные. Даже если вы стираете написанное через несколько минут, сам факт фиксации мысли способствует конструктивному мыслительному процессу, как ничто другое. (Мне, например, очень удобно делать пометки и записи на столе, на скатерти или даже на салфетках в кафе, если под рукой у меня нет блокнота).

Компьютер

Я люблю думать, сидя за ноутбуком и пялясь в экран с текстовым редактором. Прекрасно, что многие вещи уже есть в некоторой электронной форме, готовые к последующему редактированию, копированию и помещению в другие программы. Как только я загружаю комп и вижу перед собой экран, я понимаю, что мышление заработало автоматически. Это ещё одна хорошая причина убедиться в том, что вы достаточно хорошо печатаете для того, чтобы максимально облегчить работу с компьютером, не сказать, сделать её приятной.

Используйте ваш компьютер как стартовую площадку для организации мыслительного процесса.

Наличие доступных инструментов координации мыслительного процесса в дополнение к письменным инструментам, существенно повысит продуктивность. Так же как бумага и ручка способствуют мозговому штурму, точно так же хорошие инструменты и наличие пространства для организации деталей проектов помогают осуществлению необходимого во многих проектах более четкого линейного планирования.

Заведите блокноты, из которых можно легко вырывать листы

Наличие хорошей системы хранения материалов общей направленности под рукой критично не только при обработке основного потока приходящей информации, но и при работе над проектами. Часто проект начинает проясняться только тогда, когда в нем функционируют существенные данные, когда он дополнен заметками и разносторонними материалами, а для этого вам захочется создать тематические папки, как только у вас появится, что туда поместить. Если же ваша система хранения слишком формальна (или же её вообще нет), вы рискуете упустить возможность своевременной концентрации на проекте. Сразу после того, как вы возвращаетесь со встречи, и на руках у вас несколько заметок касаемо забрезжившего на горизонте проекта, заведите под эти заметки отдельную папку и сложите их туда (конечно, после того, как вы примите решения насчет следующих конкретных действий).

Работая с людьми, я неоднократно замечал, что такое мелкое действие, как заведение папки под отдельную тему, папки, в которой вы могли бы собрать дезорганизованные заметки и потенциально относящиеся к делу материалы, существенно усиливает чувство контроля. Это способ физически, визуально и психологически «приложить к этому делу руку».

Если вы предпочитаете работать с блоком (в котором листы держатся на металлических кольцах, такие листы можно вынимать), то держите под рукой чистую запасную пачку листов, чтобы при возникновении нового проекта не испытывать затруднений из-за их недостатка. Даже если какие-то из проектов заслуживают отдельной пачки листов или даже отдельной тетради, на начальной стадии их развития это не так. И для того, чтобы накидать идеи по большинству ваших проектов достаточно будет одного или двух листов.

Если у вас нет системы для фиксации плохих идей, то у вас нет и системы для фиксации идей хороших.

Программное обеспечение

В каком-то смысле разнообразие программного обеспечения представляет из себя просто-таки неизведанную черную дыру, в которой найти хорошие инструменты для «управления проектами» не так-то просто. В большинстве своем, приложения, разработанные специально для организации проектов, слишком навороченные, слишком сложные для того, чтобы адекватно функционировать с 98 процентами типичного контента. Они предназначены для очень маленького процента делового мира. Остальные же используют упрощенные версии подобных программ, потому как они менее формализованы и имеют более дружественный интерфейс. Я заметил, что не существует двух проектов, требующих одинаковой степени детализации и структуризации. Поэтому-то очень сложно создать такое приложение, которое подходило бы всем.

Наброски в электронном виде. Большая часть того, что человек хочет структурировать в своем мышлении относительно проекта, можно найти в любом приложении, имеющем простую функцию построения иерархии. Раньше я использовал программу Grandview, а сейчас использую Microsoft Word для такого рода планирования. Вот кусок наброска, который я сделал, когда планировал в последний раз:

Приложения для наброски идей замечательны тем, что они могут быть такими сложными или такими простыми, как требуется. Существует огромное количество программ, предоставляющих возможности такого иерархического структурирования.

Фишка в том, чтобы подобрать удобную именно вам программу, найти такую, в которой вы могли бы быстро разобраться со всеми заголовками и подзаголовками и прочими примочками. До тех пор, пока вы не разберетесь с программой до конца, вы не станете использовать её для обдумывания и организации.

И на самом деле не важно, куда вы положите сделанный вами черновой план, потому как вы сможете быстро достать его и просмотреть, если понадобится.

Приложения для упрощения мозгового штурма. Для упрощения мозгового штурма было разработано несколько приложений. Например, «Вдохновение» («Inspiration»), основанное на применениях техники карт памяти Тони Бьюзана (Tony Buzan). У этого приложения было несколько плюсов, но я все-таки предпочитаю использовать бумагу и ручку для менее формального и более быстрого процесса.