Реджина Лидс - Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове Страница 49

Есть ли у вас любимая компания, оборудованию которой вы доверяете? У всех солидных фирм вроде Hewlett Packard есть веб-сайты. Можно подписаться на новостную рассылку, которая позволит быть в курсе новинок того или иного производителя. То же касается и разработчиков программ.

Если вам нужно что-то особенное, к примеру система по автоматическому занесению визиток в компьютер, попробуйте начать с запроса в Google или другом поисковике.

Вы — владелец бизнеса? Не позволяйте своему страху перед техникой тормозить развитие компании. Мы живем в XXI веке, и с этим надо считаться. К тому же учеба — превосходное упражнение для ума. Не хотите учиться сами — наймите сотрудника, обладающего необходимыми навыками работы с ИТ-оборудованием.

Ниже приведены вопросы, которые помогут понять, что вам нужно. Чем яснее вы выражаетесь, тем менее пугающим для вас будет общение с технически подкованным человеком. И никогда не стесняйтесь попросить прояснить значение непонятных терминов. Профессиональный сленг вы со временем освоите.

Что нужно изучить на этой неделе?

К кому вы обратитесь за помощью и советом?

Каким бюджетом вы располагаете?

Насколько регулярно вы делаете резервные копии рабочих материалов?

Надеюсь, эта неделя не прошла для вас даром. Ваше стремление овладеть технологиями совсем не означает, что вы должны стать компьютерным маньяком. Оно говорит лишь о том, что вы готовы превратиться из сотрудника или начальника, боящегося прикоснуться к технике, в человека, готового учиться. Направьте энергию в нужное русло, и вы сами удивитесь тому, насколько хорошо начнете разбираться в необходимых для бизнеса технологиях.

Четвертая неделя

Удалите ненужные файлы и сделайте резервную копию оставшихся

На этой неделе вы можете:

Очистить жесткий диск компьютера.

Сделать резервную копию файлов... пока не поздно.

Необходимое время: от 60 минут — в зависимости от объема файлов.

Когда я была маленькой, в нашем доме царили чистота и порядок. Маму всегда заботило, что скажут о ней гости, она буквально жила ради чистоты. Но о ее секрете знали только мы с отцом: в шкафах у нас был просто ад.

Мои клиенты, наводя порядок в кабинетах, нередко забывают о жестких дисках своих компьютеров, беспорядок на которых такой, что ни в сказке сказать, ни пером описать. И реагируют они на мои замечания так, как отреагировала бы мама: если это никто не видит, не о чем и беспокоиться. Но в том-то и дело, что беспокоиться есть о чем: вы усложнили жизнь не кому-нибудь, а себе. Поэтому на этой неделе мы займемся тайнами жесткого диска.

Наведите порядок в данных

Если файлы в вашем компьютере хранятся в беспорядке, самое время это исправить. Они должны работать синхронно с файлами из вашей картотеки — так будет легче находить необходимую информацию. Вас не смущает хаос в компьютере? А не бывает ли такого, что вы сидите и спрашиваете себя: «Как же я назвал тот файл?» или «В какую же папку я его сохранил?». И не вам ли приходится по 20 минут ждать, пока компьютер найдет нужный файл по ключевому слову?

Вот несколько советов, которые помогут вам справиться с работой, которую никто не любит.

Удалите все ненужные файлы — они забивают память и замедляют работу системы, точно так же, как хлам в офисе тормозит вашу работу.

Некоторые хранят электронный архив на отдельном сервере. Почему бы вам не сохранить там свои завершенные проекты?

Разработайте категории, чтобы можно было хранить данные по определенной теме в одном месте. Когда мы создавали картотеку, я предлагала использовать подвесные папки с широким дном, а в них класть обычные папки. Так же можно поступить и в данном случае. Создавайте папки и помещайте в них связанные между собой файлы. А поможет вам в этом созданный ранее список файлов.

Не засоряйте рабочий стол своего компьютера большим количеством ярлыков. Оставьте на нем только по-настоящему важные.

Если можете, покрасьте папки с проектами на жестком диске в те же цвета, в которые окрашены папки и файлы в картотеке.

Внимательно продумывайте названия категорий. Если вы сделаете это на бегу или между делом, попросту не запомните, как их назвали.

НЕ ЗАБЫВАЙТЕ О РЕЗЕРВНОЙ КОПИИ!

Найдите способ делать резервные копии файлов — лучше сразу в нескольких форматах. Вопрос не в том, будет ли сбой в системе вашего компьютера, а в том, когда именно он случится. Кстати, мой компьютер сломался как раз в тот вечер, когда я дописывала эту книгу. Вы можете сохранять файлы в Сети, еженедельно записывать их на CD, запрограммировать компьютер на автоматическое сохранение их на внешнем жестком диске. Что бы вы ни выбрали, будьте последовательны. Разберитесь в том, как работает ваша система сохранения, и потренируйтесь записывать и извлекать файлы, чтобы не попасть впросак во время аврала.

Многие люди предпочитают записывать важную информацию от руки. Думаю, лучше всего совмещать и то и то. Главное, что нужно понимать, пользуясь компьютером, — информация может быть утеряна. Один мой друг, который тоже пишет книги, установил на свой компьютер программу автосохранения и, конечно, не стал делать дополнительные копии на CD. В итоге в программе случился сбой и она стерла нужный файл.

Теперь ИT-специалисты изо всех сил стараются спасти его недописанную книгу. Вам не приходилось попадать в похожую ситуацию? Как вы из нее выпутывались? Изменили ли вы после этого метод сохранения материала?

Работая над очередной книгой, я не только создаю резервные копии, но и посылаю готовые главы по электронной почте своей подруге Сьюзи, которая готовит их к публикации. Если случится что-то из ряда вон выходящее (я живу в Лос-Анджелесе, здесь бывают землетрясения), я буду знать, что материалы книги есть и у Сьюзи, и на почтовом сервере. А как вы оберегаете свою работу?

Вот два простых, но в то же время действенных совета. Первое: возьмите в привычку периодически сохранять документ, с которым работаете. Лично я нажимаю кнопку «Сохранить» по окончании каждого абзаца. Ваш документ никогда не пропадал из-за временного отключения электроэнергии? Чем потом рвать на себе волосы от досады, лучше сохраняйте текст почаще или пусть это делает за вас компьютер. Кстати, не забудьте удалить старые версии документа, когда он будет готов, иначе они засорят систему.

Другой мой фокус состоит в том, что я включаю в название файла дату его создания, например ReginaLeeds.12-07-08.doc. Это позволяет не тратить время на поиск определенной версии документа, когда необходимо отсылать его коллегам, которые, поработав с ним, возвращают документ обратно. Скажем, мы с редактором обмениваемся заметками по каждой главе. Корректура, редактура, дополнения — все это летает туда-сюда по Интернету. Наличие даты в названии файла гарантирует нас от ошибок в работе.

Помните, что данные в компьютере должны быть организованы по тому же принципу, что и файлы в картотеке. Беспорядок остается беспорядком как в реальном мире, так и в виртуальном.

АВГУСТ: КРАТКОЕ ИЗЛОЖЕНИЕ

ПЕРВАЯ НЕДЕЛЯ

Проанализируйте свой стиль общения. Ваши проблемы с коммуникабельностью могут быть обусловлены несовпадением вашего стиля со стилем окружающих.

ВТОРАЯ НЕДЕЛЯ

Электронная почта должна служить вам, а не превращать вас в своего раба. Принимайте решения, сохраняйте то, что нужно, и не забывайте об архиве.

ТРЕТЬЯ НЕДЕЛЯ

Используйте электронную почту, IСQ и SMS для повышения эффективности работы.

ЧЕТВЕРТАЯ НЕДЕЛЯ

Организуйте данные в компьютере точно так же, как в картотеке. Приучитесь делать резервные копии рабочих материалов до того, как произойдет неизбежный сбой системы.

Тонкая настройка осени

Воображение повышает ценность нашей жизни, помогая нам думать не о том, что есть, а о том, что могло бы быть.

Аноним

День труда[3] на календаре, домашняя работа, первый день в школе — все это навсегда отпечаталось в моей памяти. Даже если у вас нет детей, вы наверняка помните, каково это — возвращаться в школу после летних каникул. И знать, что пройдет совсем немного времени — и настанет Рождество. Мы учимся быть организованными и оставаться на высоте в любой ситуации, и у нас появляются дополнительные обязательства.

Лето — время отдыха и веселья. Осень — пора сбора урожая. Если вы поработали в предыдущие месяцы, ваш урожай организаторских навыков будет просто великолепным. Но даже если вы только начинаете, все равно можете достигнуть многого к концу года. Предлагаю посвятить первую половину месяца обзору наших достижений. Теперь вы будете периодически делать это. Жизнь не стоит на месте, нашим интересам и потребностям свойственно меняться.