Инесса Аленсон - Дела в порядке. Правила личной эффективности Страница 5

– Прокрастинация отнимает у вас время: зачастую она вынуждает потратить гораздо больше времени, заставляя работать дольше за счет ограничения в других сферах жизни.

Для того чтобы избавиться от прокрастинации, нужно найти причину ее появления. Какие же могут быть причины?

Причина № 1 Неправильно расставленные приоритеты и отсутствие эффективно работающего списка дел.

Причина № 2 Вам не нравится определенное задание, которое вам поручили выполнить.

Причина № 3 Боязнь принятия решений. Вы боитесь, что совершили ошибки и это приводит к невозможности завершения работы.

Причина № 4 Вы не можете завершить работу из-за перфекционизма, постоянно возвращаетесь к доработке в попытке довести все до идеального состояния.

Причина № 5 Вы боитесь приступить к работе, не уверены в собственных силах.

Нужно понимать, что прокрастинация проявляется в тот момент, когда мы себе даже не представляем, что она принесет вред. Существует один простой пошаговый рецепт в лечении прокрастинации, с него и начнем.

Выбери самое важное. Выберите самую важную задачу и убедитесь, что вы ее хотите выполнить. Если ничего не получается, возвращаемся к вопросам мотивации и приоритетности дел (вернитесь к пунктам «Начни с себя» и «Расставляем приоритеты»)

Подготовься. Опираясь на знание своих «пиков активности» и благоприятных часов для разных видов деятельности, запишите это важное дело первым в своем дневном списке дел и приступайте к его выполнению. Уберите с рабочего места все, что вам мешает, если это возможно – отключите Интернет. Если работа без него невозможна, то попросите коллегу или родных, в зависимости от вашего места работы, поставить пароли при входе на те сайты, из-за которых вы «прокрастинируете» больше всего.

Действуй. Просто начните. Преодолейте себя, дайте себе установку, что вы собираетесь работать только 20 минут. Откажитесь от идеальности выполнения, просто делайте. Награждайте себя через установленные промежутки времени чашечкой кофе, прогулкой, загляните в любимые социальные сети и сайты. Главное не затягивать и с перерывом – установите таймер на 3–5 минут.

Другие полезные инструменты в борьбе с прокрастинацией.

Отвлекайтесь от рутины. Всплеск положительных эмоций поднимет вам настроение и отвлечет от негативных мыслей. Посвящайте выходные дни не только домашним делам и не просиживайте все свободное время в Интернете или за компьютерными играми. Не забывайте о тех занятиях, которые вам всегда приносили позитивные эмоции – прогулки за городом, встречи с друзьями, поход в кино. Также старайтесь пробовать что-то новое – покатайтесь на лошадях, сходите в дельфинарий или запишитесь на какие-нибудь редкие курсы (например, курсы фле́йринга или курсы фумелье́). Это пробудит в вас интерес к жизни и взбодрит новыми эмоциями.

Отдыхайте правильно. Сидите вечерами до поздней ночи у телевизора или компьютера и вините себя за невыполнение важных дел? Лучше выйти прогуляться, выпить чай на травах и лечь спать. Отдых на свежем воздухе и полноценный сон эффективно «излечивают» прокрастинацию.

Тренируйте силу воли. Не получается натренировать силу воли в рабочем процессе? Начните с тренировок на отвлеченных занятиях. Например, делайте зарядку по утрам или вечернюю пробежку – развивайте самодисциплину.

Глава четвертая. Инструменты порядка

4.1. Правила ведения списка дел

Ведение списка дел – это не просто, как может показаться на первый взгляд. Для начала нужно научиться составлять его правильно, чтобы он был действенным и полезным для вас. Не стоит игнорировать его составление, так как это базовый инструмент организации времени и дел. Приведем советы по составлению эффективного списка.

Самое важное в ведении дел, как мы уже писали ранее, – это расстановка приоритетов. Поэтому при составлении списка недостаточно простого перечисления намеченных заданий, необходимо их разделение по степени важности. Самый простой способ – использовать ранее предложенную систему ABCDE, помечая буквой каждый пункт.

Для того чтобы оценивать свои силы и время в дальнейшем, несколько дней записывайте, сколько времени уходит у вас на то или иное задание. После вы сможете указывать приблизительное время выполнения заданий одного типа в своем плане, что упростит планирование рабочего дня, недели или месяца.

Как же пользоваться списком дел? Во-первых, не прекращайте его ведение – вносите корректировки, вычеркивайте выполненное, добавляйте новые дела. Во-вторых, не обязательно идти строго по списку, от первого пункта и до последнего по порядку. Подходите к намеченным делам системно и критически – пересматривайте ранее расставленные вами приоритеты. Возможно то, что в начале недели казалось вам самым важным, в середине недели уже станет не столь актуальным ввиду сложившихся новых обстоятельств. И, в-третьих, установите для себя «систему поощрений»: побалуйте себя любимой сладостью за выполнение самого неприятного задания или покупкой, о которой давно мечтали, за выполнение недельного плана.

И еще кое-что. Просчитывая время, которое вы планируете потратить на выполнение списка дел на день, не забывайте о себе: если в планировании сложилось так, что на все нужно больше времени, чем привычное количество часов вашего бодрствования, то смело вычеркивайте и переносите менее приоритетные дела дня на следующий. Не стоит забывать о своем здоровье и доводить себя до переутомления.

4.2. Timeboxing – новый инструмент в организации дел

Timeboxing – это электронная программа и метод для приведения дел в порядок, который в отличие от традиционных способов составления списка и заполнения ежедневников более эффективен и не так однообразен. Timeboxing (от английского «время» и «коробка») – отведение фиксированного времени на каждое дело. Используя этот метод, вы делите рабочее время на «временные коробочки» и «раскладываете» по ним свои дела. Таким образом, выстраивается структура дня, а наличие временных ограничений делает ваш труд более продуктивным. Timeboxing позволяет расставлять приоритеты, выставляя «коробочки» с главными делами на первое место.

Использование timeboxing удобно для выполнения крупных задач, которые на первый взгляд кажутся непосильными. Разделяя большую задачу и выделенное на нее время на части, метод делает выполнение задания более реальным. Можно создавать «временные коробочки» для маленьких задач, вроде ответов на письма и телефонные звонки.

Если прозвенел будильник, а вы еще не выполнили задание, не спешите бросать начатое. Постарайтесь подвигать «временные коробочки», чтобы найти оптимальный вариант корректировки плана рабочего дня. С другой стороны, этот инструмент поможет перфекционистам бороться с их привычкой. Также с его помощью можно создавать «коробочки отдыха», которые будут находиться, к примеру, между двух самых приоритетных.

4.3. Создаем рабочее пространство

Советы по созданию рабочего пространства особенно пригодятся прокрастинаторам, так как идеальная, не отвлекающая внимание, обстановка – одно из важных условий в выполнении дел для таких людей. Но запомните, на самом деле не идеальное пространство важно в первую очередь, а правильная мотивация и желание действовать.

Итак, рекомендации по созданию рабочего пространства:

Перед запланированным временем работы выделяйте 15 минут на уборку, избавляйтесь от всего, что может вас непосредственно отвлекать: уберите лишние бумаги и предметы в ящики стола, на рабочем столе компьютера уберите неиспользуемые ярлыки и файлы в отдельную папку. Вы можете разобрать их и потом, выделив отдельное время или потратить на это нерастраченные минуты, запланированные на какое-либо дело.

Оградите себя от лишней информации. Если вы можете обойтись без Интернета, то закройте браузер, отключите оповещения социальных сетей и оповещения на мобильном телефоне. Если есть необходимость в звонках по рабочим вопросам, то настройки мобильных устройств позволяют разделить контакты на группы и настроить режимы звонков. Таким образом, вы можете создать группу номеров, необходимых по работе и быть на связи с теми, без кого рабочий процесс невозможен, при этом вы не будете отвлекаться на личные разговоры с друзьями или родными.

Отдельного внимания заслуживает создание красивого чистого рабочего стола.

Бумаги. Посмотрите вокруг. Бумаги просто повсюду – на столе, в ящиках, на полу? Срочно вносите коррективы в ваш список дел на день, вписав «разбор бумаг». Это может занять время, но поверьте, это время будет проведено с пользой. Во-первых, соберите все бумаги в одну пачку и начинайте с первого документа. Принимайте решение быстро: все, что важно, незамедлительно архивируйте, что не важно – смело выбрасывайте. Не откладывайте на потом и не копите новые кипы бумаг.