Реджина Лидс - Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове Страница 8

К скоросшивателю обычно прилагается несколько листов бумаги. В магазине можно изучить, что еще предлагает компания-производитель: листы бухгалтерской отчетности, кармашек для ручек и карандашей, белые или линованные листки для заметок. Но самое главное — выбрать подходящий тип страниц для ежедневника. Посмотрим, что у нас есть.

Страницы для ежедневника: если ваше расписание нестабильно или его практически нет, помогут страницы, на которых сразу виден весь месяц с пустыми клеточками-днями. На прошлой неделе, к примеру, я работала с клиентами в пятницу, субботу и воскресенье. Мало того, что каждый из этих дней мне приходилось проводить на ногах по восемь часов, я знала, что еще по три часа буду проводить в пробках. Поэтому очень важно, чтобы понедельник стал днем отдыха. Если бы у меня не было еженедельника, я могла бы принять в этот день приглашение на светское мероприятие, не подумав о том, что, вероятно, буду слишком уставшей и вряд ли получу от него удовольствие.

Если работа связана с большим числом встреч и мероприятий, вам больше подойдет еженедельник-планировщик с днями, расписанными по часам. Каждая его страница будет, по сути, списком дел. Если вы собираетесь носить его с собой и в течение дня записывать информацию с адресами электронной почты и телефонными номерами, вносите эти данные в раздел «Контакты» (не забывая дублировать их в электронном виде или на бумаге) — тогда в ближайшие годы вам не придется пользоваться этим ежедневником как справочником.

Я оставляю себе визитку, только если мне по-настоящему интересен ее владелец или услуги, которые он может оказать. Храните визитницу в офисе и сразу по возвращении со встречи помещайте в нее полученные визитки. Если вы потратите всего минуту на то, чтобы изучить карточки, может выясниться, что они вам не очень-то и нужны. Со временем эти действия станут механическими и вы поймете, что они отнимают немного времени и при этом обеспечивают организованность. Ведь гораздо проще потратить две минуты на то, чтобы зафиксировать полученные за день контакты, чем раз в год садиться и тратить на это несколько часов только потому, что вам недосуг было заниматься этим ежедневно.

У большинства моих клиентов имеется коллекция визиток, а по столам у них обычно разбросаны клочки бумаги с номерами телефонов и адресами электронной почты. Примерно раз в год все это сгребается в кучу и летит в корзину. Не допустите, чтобы такое случилось и с вами. Это не только неэффективно, но и заставляет испытывать чувство вины. Лучше выработать еще одну хорошую привычку: в конце каждого рабочего дня записывать контакты. Данные с визиток заносите, к примеру, в компьютер, а сами визитки выбрасывайте.

Еженедельник — во многом полезный компромисс между двумя предыдущими системами. Он вполне оправдывает себя, если у вас стабильное расписание. Важность того или иного события легче оценить в масштабе недели, нежели в масштабе месяца.

Настенный календарь

Настенный календарь подойдет только в случае, если вам нужно время от времени быстро с ним сверяться. Когда сотрудники регулярно собираются в штаб-квартире или конференц-зале и важно быстро выяснить их местонахождение или дедлайны проектов, большой календарь и в самом деле будет полезен.

Но лучшее место настенного календаря — дом, хозяева которого водят своих детей на внеклассные занятия и бывают на светских мероприятиях. В этом случае он поможет всем придерживаться семейного расписания.

Электронный календарь

Электронный календарь — отличный инструмент вне зависимости от того, используете ли вы PC, Mac, коммуникатор или все сразу. Если работаете в крупной компании, скорее всего, вы пользователь PC и вашим календарем является Outlook. Календарная система Mac ничуть не хуже. Эти электронные календари автоматически выполняют работу, которую вручную вы проделывали бы гораздо дольше. Но суть вопроса — в слове «использовать». Ни одна система не сможет предугадать ваши расписание, потребности и метод работы. Вам самим нужно что-то делать с календарем, причем регулярно!

Онлайн-календарь

Онлайн-календари есть и у Google, и у Yahoo!, и у AOL. Они созданы очень изобретательно, и работать с ними — одно удовольствие. Если вы проводите за компьютером целый день, календаря лучше вам не найти.

Назначив дату, записывайте ее. Всегда!

Любой календарь, бумажный или электронный, требует регулярной работы. Попробуем оценить время, которое предстоит затратить на выполнение этого задания. Поначалу, если раньше вы не вели календарь, может показаться бессмысленным тратить время на то, чтобы записывать что-то или в письменном виде отмечать изменения в графике встреч. Между тем на поддержание календаря и контактов в порядке обычно уходит не больше десяти минут в день.

А сколько времени вы тратите сейчас на то, чтобы найти то или иное приглашение? Вы знаете, что скоро нужно будет посетить прием, но не помните: он в эти выходные или в следующие? Будет ли у вас время купить подарок? А с работой успеете управиться? Никогда не случалось биться головой о стену при осознании, что времени на подготовку проекта меньше, чем казалось? Подобные ситуации порождают стресс, иссушающий физически и эмоционально.

Если вам нужно что-то сделать — принять участие в рабочем совещании, сходить на концерт дочери или слетать в Даллас на переговоры, — вы должны немедленно внести это событие в календарь. Очень полезная привычка. Вы замечали, что супруги, которые счастливы в браке, никогда не отвечают на приглашения «да»? Они всегда говорят что-то вроде «У меня в этот день ничего нет, нужно посмотреть, что у жены/мужа». Вот и вы, прежде чем дать ответ на приглашение, должны сверяться со своим календарем. Он — хранитель ключа к вашему времени. И к вашему будущему.

Направьте всю свою энергию без остатка на текущие дела. Это легко сделать, если вы сознательно планируете каждый день. Если расписание формируется стихийно, трудно соответствовать моменту. Вы все время спрашиваете себя: «Что там у меня дальше по плану? Не забыл ли я чего? А может, я сейчас должен заниматься не этим, а чем-то другим?» Самоорганизация при помощи календаря требует времени, но эти затраты несопоставимы с затратами на систему под названием «Я и так все помню». Попробуйте. В конце концов, что вам терять, кроме стресса, раздражения и — о да! — потраченного впустую времени.

Четвертая неделя

Избавляемся от утренней спешки

На этой неделе вы можете:

Начать ложиться спать пораньше, завтракать и делать утреннюю зарядку.

Упорядочить утренние сборы на работу и навести порядок на кухне.

Потренироваться принимать решения.

Ввести утренний режим.

Необходимое время: от 30 до 90 минут.

Мы привыкли делить свою жизнь на отрезки. Рабочее время отделяем от времени, которое проводим с семьей и друзьями, посвящаем хобби или, скажем, духовным исканиям. Восточная философия предлагает рассматривать все аспекты нашей жизни как части единого целого. Напомню мою любимую пословицу: «Как человек делает что-то одно, так он делает и все остальное».

На этой неделе мы изучим, что происходит у вас дома по утрам. Не бывает ли так, что, выйдя из дома и еще не доехав до офиса, вы уже чувствуете себя усталым? Если вечно просыпаете, не можете с утра найти одежду, не успеваете позавтракать и выходите из дома с осознанием того, что все равно уже опоздали, вы наверняка приносите негативные эмоции и на работу. Более того, постоянно воспроизводите эту утреннюю суматоху в течение рабочего дня. Вечно не хватает времени, вы не можете быстро найти нужную информацию… День начинается с драмы и продолжается в том же духе. Не ваш ли это случай?

ОТ ХАОСА К ВЕЛИЧИЮ

Если говорить об иерархии в еде, то завтрак — это король.

Опишите-ка свой завтрак (он у вас вообще бывает?). Наступает год перемен, поэтому давайте обратим внимание на него. Перейдете ли вы на новые продукты или просто улучшите те, что едите сейчас, — новые утренние ритуалы начинаются с еды.

Не знаю, как вы, а я, когда куда-то не успеваю и тороплюсь, впадаю в панику и потом несколько часов не могу прийти в себя. На этой неделе вы займетесь организацией легкого старта рабочего дня. Мы рассмотрим все элементы: еду, зарядку, пожирателей времени, вроде электронной почты, и, конечно, важнейший ингредиент — сон.

Еда — это топливо. Завтракайте!

Правильное питание позволяет нам ясно мыслить и легко концентрировать внимание, а также обеспечивает нас силами для работы. Если ваш обычный завтрак — это сахар, кофеин, белый хлеб и другие источники калорий или, хуже того, вы вообще не завтракаете, значит, утром вряд ли чувствуете себя бодрым и готовым к работе. Тело — машина, которой нужно топливо. Полноценный завтрак — важный ключ к хорошему дню. Вне зависимости от того, из чего состоит ваш завтрак, готовить его надо легко и быстро. Пора забыть про мюсли, спрессованные в батончики, особенно если есть их собираетесь за рулем или в вагоне метро. (Кстати, посмотрите, из чего они сделаны: если среди основных ингредиентов есть кукурузный сироп, то считайте, что вы съели «сникерс».)