Николай Додонов - Практический курс Страница 7

невербально – остальные 80%. В личном общении вы за меньший срок и наиболее доходчиво

сможете донести или воспринять смысл.

Это не отменяет правил письменной коммуникации. Обсудив поручение устно, вы можете (и

должны) кратко продублировать его письменно.

Задание 6

Соберите бумажные документы, которые нельзя выбросить, в лотке для бумаг.

Проанализируйте каждый. Выявите действия, выполните то, что можно сделать не сходя с

места и сделайте это, остальное занесите в списки дел. Рассортируйте документы любым

удобным образом. Просмотрите списки дел и удалите неактуальные действия.

Обзоры и планирование

Венец и вершина системы. Инструмент, способный полностью изменить вашу жизнь.

GTD можно использовать двумя способами – как помощника и как локомотив. В первом случае он

прибавляет производительности, помогает не утонуть в море информации. Во втором – снабжает

вас лестницей в небо.

Как материя делится на молекулы, атомы и элементарные частицы, так и вся жизнь, по сути, -

последовательность элементарных действий, продуцированных случайностью и намерениями.

Ретроспективно большие задачи предстают последовательностью шагов, по которым просто

нужно было пройти, и которую формируют обзоры и планирование.

Обзор задач неотрывно связан с планированием, потому что это две стороны одной медали.

Дэвид Аллен рекомендует проводить обзоры постоянно, раз в неделю, месяц, квартал, полугодие

и год – каждый раз обдумывая цель все большего масштаба.

Я рекомендую делать еще и ежедневный обзор задач перед и после работы. Во-первых, это

поднимает продуктивность дня, ведь утро над задачами настраивает14 на рабочий лад. Во-вторых, это хороший способ оперативного планирования. Обстоятельства могут меняться настолько

стремительно, что запланированное вчера наутро уже не актуально.

Еженедельный, ежемесячный и т.д. обзоры призваны показать, как идут дела по отношению к

соответствующего уровня целям. Во время них вы сверяетесь с тем, что хотели получить, что

получили на самом деле и что, исходя из этого, планируете.

Как и все в GTD, это просто. Требуется 15-20 минут каждый день, час – раз в неделю и

дополнительный час раз в месяц. Все, что нужно – открыть список задач на день (если это

ежедневный обзор) или по проекту и свериться с идеальной картиной, которую вы себе

нарисовали.

Планы

Идеальная картина – камертон, по которому нужно сверить то, как сейчас обстоят дела и то, как

они должны быть. Вы можете ее отобразить в виде интеллект-карты или любым другим

информативным способом.

План, в данном контексте, - это последовательность шагов по достижению этапов идеальной

картины. Гибкая, постоянно пересматриваемая структура, которая зависит от того, как меняются

обстоятельства, намерения и сама идеальная картина.

Не стоит думать, что единожды сформулированная цель и созданная по ней идеальная картина не

подлежит пересмотру. Наоборот, как и планы, это - живая структура, растущая и изменяющаяся

вместе с создателем.

Составляя планы, избегайте косности и закостелености. Работа будет тем лучше и эффективнее, чем актуальнее списки дел по проекту. Это не проект-менеджмент. Когда речь идет о проект-

менеджменте, то в пользу максимальной детализации и жесткой привязки ко срокам говорят два

довода:

1. Планирует коллективный разум, у которого есть соответствующий опыт. Соответственно, есть альтернативные программы действий, которые так же закладываются в план, если в

основном что-то пойдет не так.

2. Имея гораздо больше ресурсов (одна голова хорошо, а две лучше), рабочая группа в

состоянии взять под контроль значительно больше деталей, которые могут оказать

влияние на ход работ, чем один человек.

14 Это не метафора. Мы действительно можем так настраиваться. К примеру, чтобы добиться настроя на

логический, рассудительный лад, психологи, при проведении экспериментов предлагают испытуемым

решить математические задачи

Когда речь идет о планировании для себя, высокую детализацию действий можно соблюдать в

одном случае – когда планируем то, в отношении чего есть обширные знания и опыт (тогда

вместо плана будет инструкция и собственно необходимость плана становится под вопрос).

Во всех остальных случаях, мы не можем знать, как пойдут дела по каждой задаче, тем более не

сможем предугадать сможет ли проект двигаться как задумано по заранее намеченному плану.

Доказан вред, который приносят жесткие планы. Если вы собрались ровно через Х лет построить

«под ключ» мировую корпорацию и прописали все шаги с привязкой вплоть до месяца, следите за

своим здоровьем. Стресс будет непрерывный и нарастающий15.

Гораздо эффективнее и полезнее планировать гибко. Еженедельно и ежемесячно сверяя

состояние дел с целью, можно быстро вносить изменения, не тратя силы на упрямое

продавливание неразумных программ.

Подробные планы, которые составили заранее, вредны еще и потому, что от них сложно

отказаться. Люди склонны преувеличивать значимость собственных усилий и всячески защищать

их плоды, вне зависимости от того, актуальны они или нет.

Большой подробный план сам по себе будет преградой к достижению цели, потому что силы, вложенные в него, будут мешать без колебаний избавляться от неэффективных частей. Гибкие

программы действий менее зависимы от этого.

В нашем случае главный критерий эффективности плана – постоянное продвижение к цели.

Ключевое слово – постоянное. Ежедневное, пусть небольшое, но продвижение сделает свое дело

и приведет к успеху.

Во время обзора вы ориентируетесь на идеальную картину и сверяете с ней текущий момент. Все, что требуется – свести список дел по проекту к максимально исполнимому состоянию. Такому, чтобы по нему можно было действовать без остановок и чтобы эти действия приближали к цели.

Нам не требуется соблюдать последовательность шагов, если то, что планировалось сделать в

самом конце, можно сделать сейчас, а то, с чего собирались начать, сделать нельзя. Главное –

делать.

Обзор списков дел дает пищу ассоциациям и побуждает к тому, чтобы дополнить их,

отредактировать. Возможно, внесет изменения в идеальную картину (если в свете каких-то

новостей вы увидите, что лучше сделать по-другому).

Это не формальная, а творческая процедура. Она похоже на сочинительство.

Самое главное в ней – проводить ее.

Задание 7

Найдите 15 минут перед началом и завершением рабочего дня и навсегда поставьте в это время

ежедневный обзор. Определите 1 час в неделю на еженедельный обзор и занесите его в

календарь. Поступите так же для ежемесячного обзора.

15 Хронические неудачи (а срывы сроков именно так и воспринимаются) приводят к стрессу, а стрессы и

депрессии нарушают функции гиппокампа, ослабляя память

1. Сегодня, в конце рабочего дня откройте список дел, пробегитесь глазами по временным и

проектным категориям. Посмотрите, что можно удалить, что передвинуть на завтра, что

переформулировать. Обновите список дел, приведите его в максимальное соответствие с

текущим моментом.

2. Завтра утром, перед работой, откройте список дел и повторите процедуру, но, с целью

определить, с чего вы начнете работу и чем продолжите. Концентрация на задачах из

списка дел сильно отличает продуктивных людей, от тех, кто создает видимость бурной

деятельности.

3. Перед еженедельным планированием напишите планы по целям разного уровня. Вы

можете сделать их в виде разноуровнего списка или в виде интеллект-карты или в виде

Дерева Перехода или Плана Преобразований.

4. Во время еженедельного и ежемесячного планирования, сверяйте списки задач с планами

и добавляйте в первый новые дела, а во втором отмечайте выполненными завершенные

этапы.

Приоритеты

Концентрация на списке дел – наше все. Концентрация на важных задачах из списка – тем более.

Конечно, никто не избавит от текучки. Проходные задачи будут занимать время и место в

органайзере. Но если уделять им большее внимание, даже самая лучшая система тайм-

менеджмента не поможет.

Главный критерий продуктивности – достигаемость целей. Чтобы успешно идти к ним, делайте

упор на задачах по проектам. Концентрируйтесь на них, остальное подождет.

Это непросто, потому как не всегда понятно, что в работе - рутина, а что – настоящее дело. Мы

многое делаем по привычке и редко анализируем, чем было занято наше время.

Чтобы прояснить это, нужно выполнить последнее задание.