Анастасия Борисова - Эффективный лайф-менеджмент Страница 13

Надеюсь, я вас убедила, что, как ни крути, а лень – явление выдуманное, скрывающее за собой страх и неумение взять на себя ответственность за свое мнение, за свое время, за свою жизнь.

Так что давайте снова вернемся к тому, что вам пригодится на пути к достижению вашего успеха, – к инструментам управления временем.

Этап четвертый. Полезные инструменты управления временем

Первое и самое важное – не упустить ни одной полезной мысли (вашей или чужой). Самый лучший помощник в этом деле – диктофон. Не обязательно приобретать отдельный девайс, просто найдите и используйте функцию «диктофон» в вашем мобильнике. Скорее всего, она там есть.

Что с ним делать? Как только вам в голову приходит умная мысль, вы наговариваете ее себе в диктофон. Если вы слышите чужие умные мысли – тоже. Если вы вспомнили что-то, прочитали, увидели – проговорите. Иначе это скоро забудется. И потом вы безуспешно будете искать эту мысль в своей голове. Кстати, не стесняйтесь делать это при людях, гораздо хуже вы будете себя чувствовать, если не сможете воспроизвести свою гениальную идею уже через 20 минут, когда сядете перед ежедневником, готовясь ее записать.

Между прочим, это выглядит менее глупо, чем человек, разговаривающий на улице без телефона у уха по hands-free или Bluetooth. Сравните сами.

Ну и, конечно, важно каждый вечер прослушивать свои аудиофайлы и переносить суть на бумагу. А то ваши смелые мысли так и останутся невоплощенными.

Теперь давайте расскажу вам свою любимую и очень эффективную систему планирования. Она называется I-планирование. Если вы читали мою первую книгу «День управления стрессом», то смело пропускайте эту часть и займитесь тем, что вам еще неизвестно. А если не читали – уверена, это будет полезно.

Система «I-образный распорядок дня» очень проста и не занимает много времени. Она так называется, потому что состоит из трех частей, как и английская буква I: 15-минутного утреннего планирования (горизонтальная планка буквы I), длинного контрольного этапа, длящегося весь ваш рабочий день (вертикальная палочка), и завершающего обзора (вторая горизонтальная планка).

Верхушка I-образного распорядка – это время создания плана предстоящего рабочего дня. В эти 10–15 минут вы должны определиться с теми делами, которые уже назначены, и очень точно оценить необходимое для их выполнения время. Важно не забыть учесть время на дорогу, если вам придется куда-то поехать.

Запишите все ожидаемые или предсказуемые события. Они могут случиться с разной долей вероятности, но вы должны быть к ним готовы и заранее отвести на это время. Сюда относятся телефонные звонки, переписка с клиентами и т. п.

И очень важно заранее, прямо с утра выделить в своем плане время для обеда и разминки. Тогда потом вы не сможете сослаться на свою занятость. Потому что организованные люди успевают позаботиться не только о своевременном выполнении задач, но и о своем самочувствии, от которого в немалой степени зависит эта результативность.

Вняли? Мне все равно, где вы найдете 20–30 минут на обед и 5–10 минут на мини-гимнастику: перестанете посещать курилку, закроете все чаты, будете реже звонить друзьям, научитесь печатать «вслепую» или станете принимать таблетки для улучшения мозговой деятельности, но вашему организму эти перерывы очень важны. Договаривайтесь с ним!

И не пытайтесь записать обед и разминку в блок «ожидаемых событий»! Если вы хотите повысить личную эффективность, считайте их «уже назначенными».

Еще один важный пункт – запланировать время, свободное дел. Нет, не для отдыха на работе! А для выполнения неожиданных или срочных заданий. Это будет ваш неприкасаемый запас, резерв, ваше секретное оружие против неожиданностей. Ведь если ваш день расписан по минутам, у вас нет права на ошибку, стояние в пробке, затягивание переговоров, опозданий партнеров и т. п. Вы должны отвечать за все. Но это обычно приводит только к стрессу и ощущению потери контроля над ситуацией и полной беспомощности. Не очень похоже на самодовольное проставление галочек напротив выполненных в срок дел?

Поэтому оставьте 30 % вашего рабочего времени на непредвиденные обстоятельства. А, если таких не случится, просто продолжите делать свои дела. Подозреваю, у вас больше задач, чем копать «отсюда и до обеда», и вам всегда есть чем заняться. Или, если уж вы все выполнили, а новые задания вы, как Джеймс Бонд, получите только завтра, просто пойдите пораньше домой. Чем не бонус?

Самое важное – найти утром время для этого 15-минутного планирования. Проще всего сделать это за чашкой кофе, пока все еще втягиваются в работу, или приходить в офис за 15 минут до начала официального трудового дня. В это время вас уж точно никто не будет отвлекать.

Середина I-образного распорядка дня – это весь ваш рабочий день, то есть время, когда вы исполняете свои трудовые обязанности и осуществляете свои трудовые права. Этот этап начинается почти сразу же после завершения первого и продолжается 8–9 часов, когда вы непрерывно контролируете себя и свой план: отмечаете перемены, меняете отведенное на некоторые дела (кроме обеда и разминки!) время, переставляете, добавляете и вычеркиваете задачи и действия.

Регулярный контроль поможет вам научиться более четко планировать свои рабочие дни и больше дел переносить из блока «ожидаемых» в «назначенные». Ведь, положа руку на сердце, ваши дни в офисе не так уж сильно отличаются друг от друга?

Так, контролируя и редактируя свой план, вы доберетесь до основания буквы I, которое предполагает (конечно!) подведение итогов всех задач дня.

За 10–15 минут до окончания своего рабочего дня вспомните все, что было, и откорректируйте свой рабочий график в ретроспективе, стараясь не пропустить ни одного события.

Вам это кажется пустой тратой времени? Ошибаетесь. В действительности вы осуществляете два важных дела одновременно:

1) завершаете свои сегодняшние дела и готовитесь к завтрашним, перенося неоконченные или невыполненные задачи на другие дни, чтобы ничего не упустить;

2) накапливаете опыт для постоянного совершенствования, отмечая реальную продолжительность каждого события, вероятные проблемы и свои ошибки планирования.

Корректируя график прошедшего дня, спрашивайте себя, что вы можете сделать для его совершенствования:

– Почему сегодняшнее собрание продлилось так долго? Есть ли способ сократить длительность встречи в следующий раз?

– Сколько времени сегодня ушло на разъезды по городу? Как можно удачнее распланировать маршрут и вписать его в рабочий график?

И вот сейчас не забудьте переписать в свой план аудиозаписи с диктофона.

Конечно, я понимаю, что к вечеру вы уже порядочно устали и хотите поскорее уйти из опустевшего офиса. Но вспомните, что успешные спортсмены, врачи, психологи, тренеры всегда уделяют много времени разбору прошедших событий. Извлечение уроков из прошлого является частью их работы и залогом звездного успеха. Почему бы и вам не использовать эти возможности I-образного обзора для постоянного совершенствования и более эффективной работы?

Как стресс-менеджер, хочу добавить еще пару слов об одном важном моменте, который стоит помнить при планировании дня. Понятно, что вы должны учитывать ваши рабочие задачи и расписание руководства, а также назначенные планерки и совещания. Но самое важное – принимать в расчет ваши личные биологические часы.

Хиллари Клинтон однажды в одном из интервью сказала: «Первый урок, который я усвоила в жизни, заключался в следующем: чем бы ты ни занималась, всегда нужно брать в расчет свои биоритмы». А она далеко не самая глупая женщина…

Я знаю, что большинство сотрудников офисов самым продуктивным рабочим временем считают утро с 9:00 до 12:00, а малоэффективным периодом чаще называют вечерние часы – с 18:00 и позже.

Наверняка вы и сами понимаете, когда ваша активность максимальна. Это зависит и от вашего режима дня, и от физиологических особенностей, и от условий работы. Вот на это «идеальное» время планируйте те дела, которые требуют сосредоточенности, освоения нового или работы с большим объемом информации. На энергетические «провалы» оставьте задачи полегче: обзвон клиентов, переписку, механическую работу с документами.

Если самоанализ – не ваш конек, и с ходу назвать пики и спады вашей активности вы затрудняетесь, то придется завести еще одну полезную привычку.

Начертите обычный график, на котором разными цветами каждые два часа отмечайте уровень физического, интеллектуального и эмоционального тонуса. Отвечайте себе на вопросы:

«Есть ли у меня силы для активного движения?»

«Готов(-а) ли я решать трудные задачи?»

«Полон/Полна ли я энергии для общения и эмоциональных переживаний?»

После этого вы можете составить такой же график основных видов вашей рабочей активности: лучшее время для переговоров, переписки, телефонного общения, составления отчетов, таблиц и смет, разминки, перекусов и обеда. И, естественно, соблюдать его. Ничто так не упорядочивает жизнь, как режим.