Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом - Сергей Владимирович Бехтерев Страница 22

• Как следствие – ослабление корпоративной культуры и доверия друг к другу команды менеджеров, присутствующих на совещании.

Для того чтобы повысить результативность совещаний с помощью онлайн-протоколирования, сформулируем основные принципы:

1. Никто, кроме самих участников, не сможет лучше и быстрее сформировать решения совещания.

Комментарий: никакой секретарь не обладает такой же глубокой компетенцией обсуждаемого вопроса, как участники, и не сможет правильно сформулировать точное решение. Не мучайте секретарей, не экономьте время, говорите им конкретно, что нужно записать.

2. Если решения совещания согласовывать только на следующий день, то каждый участник будет разочарован, так как у него успеет сформироваться свое собственное видение результатов совещания.

Комментарий: во время ночного сна главная оперативная информация, полученная за день, архивируется в долговременной памяти. А если совещаний было несколько за один день, то они будут наслаиваться друг на друга и не всегда можно будет вспомнить, где и что обсуждалось.

3. «Понятно ≠ записано». Нет лучшего времени для формирования и согласования итогов совещания, кроме самого совещания.

Комментарий: очевидно, что когда все включены в обсуждение, гораздо проще сразу же сформулировать конкретное решение. Можно сэкономить несколько секунд на том, чтобы не дожимать точную формулировку, сказав: «Ну, здесь вроде всем понятно, что делать, идем дальше». Но уже на следующий день вы получите разное понимание вопроса всеми участниками и весь набор негативных последствий, указанных выше.

4. Для формирования онлайн-протокола должен быть выделен отдельный человек – секретарь. Желательно, чтобы он не был участником совещания.

Комментарий: задача секретаря – фиксировать решения максимально близко к тексту. Он не должен додумывать или перефразировать слова участников по своему усмотрению. И желательно, чтобы он не был участником совещания, то есть не докладывал и не принимал на себя поручения, чтобы его внимание было сфокусировано на одной задаче: онлайн-протоколировании! Также полезно наделить секретаря полномочиями и ответственностью не давать участникам совещания возможности переходить к рассмотрению следующего вопроса, пока не будет принято и зафиксировано решение по предыдущему вопросу. Соответственно, отсюда следующий принцип.

5. Следующий вопрос обсуждается только тогда, когда зафиксировано и принято всеми решение по предыдущему вопросу.

6. Для согласования и принятия итогового протокола совещания в конце должно быть выделено отдельное время – желательно не менее 10 % от общей длительности всего совещания.

Комментарий: крайне важно с точки зрения закона композиции еще раз повторить решения в конце совещания, распечатать протокол совещания, дать участникам на подпись и сразу отправить всем на почту. Только представьте себе: пришел с совещания, а во «Входящих» уже согласованный всеми протокол с финальными, принятыми каждым участником, конкретными задачами и ответственными. Можно приступать к выполнению!

Письменными результатами совещания, которые нужно внести в протокол, являются всего три составляющие:

• решения, которые касаются всех;

• задачи, которые назначены конкретным исполнителям и с конкретным сроком;

• вопросы, которые обсуждались на совещании, но по которым не удалось прийти к точному решению или поставить конкретную задачу. Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повестки совещания или когда вопрос недостаточно подготовлен, чтобы по нему можно было принимать решения.

Для фиксирования этих трех составляющих обычно рекомендуем три простых инструмента онлайн-протоколирования.

Первый способ. Применение трех листов для онлайн-протоколирования

Протоколирование на бумаге отлично подходит для стратегических, системных и идеологических совещаний. Когда мы ведем сессии для клиентов, мы используем именно листы флипчарта.

Вы замечали, что часто на совещании разговор очень быстро «перепрыгивает» с одной темы на другую, не завершая предыдущую никаким решением? И как непросто бывает вернуться обратно, чтобы «дожать» предыдущую тему? Иногда про нее даже забывают (особенно когда у совещания нет письменной повестки), углубившись в решение «неожиданно» всплывшей темы.

Это происходит из-за ассоциативной природы нашего мышления: мы мыслим образно, нелинейно, когда одна мысль может вытянуть другую совершенно неожиданно и неуправляемо для нас (подробнее об этом вы можете прочитать в моей книге «Майнд-менеджмент»).

Поэтому все решения совещания очень эффективно разделить на три флипчарта:

• принятые решения: это решения, которые приняты всей группой и распространяются на всю компанию сразу же после совещания;

• задачи: здесь фиксируются конкретные действия, со сроками и ответственными;

• вопросы к обсуждению позже: а вот сюда как раз записываются идеи, которые всплывают по ходу обсуждения основных вопросов повестки. Ведь почему случайные мысли начинают обсуждать сразу на самом совещании, даже если участники к этому не готовы и половины участников они не касаются? Потому что позже про эти вопросы просто забудут. Поэтому важно, чтобы мысли были зафиксированы и вошли отдельным подпунктом в протокол. Многие из этих вопросов заслуживают подготовки и проведения отдельного совещания, да еще и часто в другом составе, поэтому их неэффективно рассматривать на самом совещании. А когда они зафиксированы, все будут спокойны – про ценные мысли не забудут.

Такое протоколирование можно вести на отдельных трех обычных листах флипчарта, которые секретарь совещания может повесить на стене переговорной. Писать на этих листах мы рекомендуем ярким черным маркером, печатными буквами, чтобы все участники могли легко прочитать написанное. Например, на рис. 43 показано, как это выглядит до совещания.

Протоколирование во время самого совещания выглядит так:

А вот так это может выглядеть после совещания:

Мы заметили «магический эффект» именно от рукописного протоколирования совещаний. В наш цифровой век многие привыкли относиться к электронной информации как к виртуальной, немного необязательной для выполнения. Всегда можно без следов удалить любой электронный файл, любой текст на экране. А рукопись можно только «сжечь», что, согласитесь, сейчас очень затруднительно. Поэтому решения, зафиксированные на бумаге, да еще и с подписью, воспринимаются гораздо серьезнее и убедительнее, и чувство ответственности за их выполнение формируется гораздо сильнее. Именно поэтому на сессиях мы предпочитаем такой способ.

Еще раз повторим свою мысль, что в конце совещания обязательно нужно выделить 10 % от общего времени, чтобы еще раз прочитать и уточнить все записанное. Потом можно попросить каждого участника поставить свою подпись под листами флипчарта, и, пока участники идут на свои рабочие места, секретарь быстро сфотографирует на смартфон протокол и отправит его участникам. Оцифрованная версия, один в один повторяющая решения совещания, придет по электронной почте всего через полчаса. Можно начинать выполнять!

А можно сделать так, что распечатанная электронная, согласованная и подписанная всеми, версия протокола с фирменной печатью на красивом корпоративном бланке будет готова сразу в конце совещания, и не нужно будет ждать полчаса на оцифровку! Это можно сделать с помощью