Майкл Леннингтон - 12 недель в году. Как за 12 недель сделать больше, чем другие успевают за 12 месяцев Страница 23

• Проверьте голосовую почту и ответьте при необходимости.

• Сделайте необходимые звонки.

• Изучите список того, что вам нужно сделать.

• Проведите краткие совещания с сотрудниками, чтобы ответить на их вопросы или запланировать их дальнейшие действия.

• Проверьте, какие дела уже закончены, и запишите, что осталось сделать.

• Определите и запишите новый список текущих дел, которые необходимо выполнить.

Вышеуказанное – только примеры планов, но заметьте различие между стратегической и буферной частями! Стратегическая посвящена самым важным действиям, которые принесут наибольшую отдачу, а буферная тратится на обычные ежедневные дела, «текучку».

«Время действия» – уникальная система распределения времени в рамках недели. Она поможет выделить достаточно ресурсов для самого важного. Что изменится в вашей жизни, если вы будете успевать делать больше – как в личных делах, так и в бизнесе? Чего вы достигнете через 12 недель? А через три года? Уже через неделю после начала работы по нашей методике многие видят положительные сдвиги и ощущают больший контроль над своим временем.

Сдвиг в сознании

Учитывая ценность и ограниченность времени, неудивительно, что нам сложно его эффективно применять. Многие наши клиенты, руководствуясь естественным желанием заработать как можно больше при любой возможности, нарушают свои планы. Причем постоянно, видимо, не принимая в расчет влияние сиюминутных решений на последствия для бизнеса в перспективе. В итоге время, которое могло быть затрачено на создание их собственного будущего, тратится на построение будущего для кого-то другого.

Но большинство наших клиентов ценит время других выше, чем собственное. Для прорыва нужно научиться ценить свое время хотя бы так же высоко, как и чужое. Только так вы сможете создать успешный бизнес и одновременно, как ни парадоксально это звучит, улучшить обслуживание клиентов.

Другое заблуждение, которое мешает многим эффективно действовать и тратить время с пользой, звучит так: «Я всё сделаю». Если вы думаете, что работаете достаточно быстро, успешно и долго, чтобы «сделать всё», то вас ждет неприятный сюрприз. Недавнее исследование показало, что у среднего менеджера остаются незавершенные дела, на выполнение которых требуется около 40 часов.

Здесь важно осознать, что вы не всемогущи – иначе вы будете по-прежнему ошибочно верить, что всё успеете и в конце концов доберетесь до главного. Вы будете тратить время на неотложные ежедневные дела и постоянно откладывать на потом стратегически важные, необходимые для прорыва. В итоге придется отложить собственную жизнь и исполнение своих желаний.

Если вы будете откладывать стратегически важные дела в пользу «текучки», то никогда не достигнете своей цели. Если вы будете думать, что путь к успеху усеян неотложными делами, то никогда не доберетесь до самого важного. Позиция «Я начну строить свое идеальное будущее завтра (на следующей неделе, в следующем месяце)…» – гарантия провала. Вы создаете свое будущее здесь и сейчас – и никак иначе.

Достижение прорывных результатов не имеет ничего общего с «пошаговой» деятельностью. Прорыв требует полного изменения стиля работы – до того, как появятся первые результаты. Для одних это означает 20 %-ное увеличение доходов. Для других – удвоение оборотов бизнеса. Для третьих – сохранение доходов при увеличении количества свободного времени. В любом случае прорыв тесно связан с вашим желанием изменить свое отношение к распределению времени.

«Повышение эффективности» звучит заманчиво, но если вы уже почти исчерпали текущие возможности, то может показаться, что в неделе не хватает времени для прорыва. Часто наши клиенты видят возможности улучшения производительности у других, но не у себя. Многие чувствуют, что работают на пределе возможностей, и сама мысль о более напряженном графике, даже при повышении доходов, их пугает. У них даже начинается «успехофобия»: страх, связанный с тем, что они не смогут выдержать более напряженного темпа, необходимого для успеха.

Обыденная логика утверждает: хотите больше заработать – больше работайте. Но она ограничивает ваши возможности добиться большего! Люди, зарабатывающие 1 млн долларов в год, не работают в 10 раз больше тех, кто зарабатывает 100 тыс. На самом деле они иногда работают даже меньше – но иначе!

Правда в том, что прорыва вам не видать, если вы не хотите изменить подход к распределению собственного времени. Для достижения новых вершин придется выполнять непривычные задачи, причем по-другому!

Не утоните в рутине. Для полного раскрытия своего потенциала необходимо найти время для работы над стратегией. Также нужно научиться эффективно справляться с текущими задачами. И еще – научитесь отдыхать от работы.

Работа в команде

То, что вы говорите и делаете как руководитель, во многом влияет на культуру работы команды. Если нужны положительные сдвиги, слова не должны расходиться с делами.

Если вы хотите, чтобы команда тратила время целенаправленно, начните с себя. Создайте образец рабочей недели, включающий три вида времени в соответствии с программой «Время действия» и другие стратегически важные действия: совещания и индивидуальные тренинги. И придерживайтесь его каждую неделю.

Применяя систему «Время действия», вы сможете извлечь выгоды как для себя, так и для команды. Подчиненные увидят, что вы целенаправленно используете свое время, и возьмут с вас пример. Более того, если вы будете выделять «буферное» время каждый раз в одни и те же часы, то члены команды будут знать, когда они могут к вам подойти, задать вопросы или обсудить что-то важное.

Один из наших клиентов, работающий в сфере финансовых услуг, заметил, что, применяя систему «Время действия» и выделяя буферную часть в фиксированные часы, ему удалось улучшить рабочие отношения со своими сотрудниками. Как ни странно, он ограничил время общения с ними до одного часа в день для ответов на вопросы и блиц-совещаний. Все остальное время он работал по своему графику. А что в итоге? И он сам, и команда увидели, что он стал работать «как часы». Сотрудникам больше не пришлось его искать и спрашивать, в какое время он мог бы их принять. Теперь все знают, где и когда его можно найти и обсудить все рабочие вопросы, хотя времени на это по-прежнему мало.

Еще одна выгода от применения «Времени действия» в том, что, однажды научившись правильно использовать эту систему, вы окажете неоценимую помощь своим сотрудникам в овладении навыками распределения времени. Работая в соответствии с этой системой, вы научите этому своих сотрудников. Когда у них будет «стратегическая часть», не беспокойте их и попросите зайти позже; старайтесь не отвлекать их во время стратегического планирования. Все, что делаете вы и ваши сотрудники, происходит во времени. Используйте его четко и целенаправленно!

Распространенные ошибки и рекомендации для достижения успеха

Ошибка 1. Вы продолжаете вести бизнес по-прежнему

Вести дела по-старому и распределять свое время так, как вы привыкли, – непродуктивно. Очень легко вернуться к былым привычкам, потому что они дают ощущение комфорта и легкости. Для достижения лучших результатов нужно преодолеть страх, неуверенность и дискомфорт. Тогда вы приобретете новые привычки, с помощью которых достигнете новых высот.

Ошибка 2. Во время стратегической части вы распыляетесь на несколько задач

Многие считают способность делать одновременно несколько дел чуть ли не достоинством. Правда в том, что она снижает вашу общую продуктивность и не дает добиваться хороших результатов. «Многозадачность» на самом деле тормозит вас и повышает вероятность ошибок. Так утверждает Дэвид Майер, руководитель Лаборатории мозговой деятельности и сознания Мичиганского университета. Когда вы переключаетесь на новую задачу, вы тем самым в среднем увеличиваете время выполнения предыдущей на 25 %.

Ошибка 3. Вы отвлекаетесь и не сосредоточены на главном

В современном мире технологии сами по себе становятся отвлекающим фактором. Каждый день возникает все больше причин забыть о работе. Смартфоны, социальные сети, интернет отвлекают вас от более важных занятий, которые помогают достигать целей. Немного отвлечься – не беда. Но нужно научиться целенаправленно использовать свое время. Иначе вы не сможете полноценно работать. Научитесь отстраняться от любых внешних раздражителей, если у вас есть важная работа.

Ошибка 4. Вы думаете, что занятость – синоним продуктивности

Вы можете проводить целые дни за чтением электронной почты и сообщений, решать административные вопросы – и быть очень занятым. Но эти действия не всегда приводят к успеху! Конечно, вы заняты. А насколько продуктивны? Научитесь расставлять приоритеты – и выполняйте главное в первую очередь.