Станислав Логунов - 27 книг успешного руководителя Страница 7

ПЛАНИРОВАНИЕ

Основными причинами, по которым вы не желаете приступать к сложным задачам, являются слабость воли и несобранность в мыслях.

Соответственно, начинать нужно с подготовки плана действий, чтобы эту несобранность устранить. А план действий начинается с письменного, формализованного определения задачи. Причем выбор цели стоит согласовать с руководителем: если вы тщательно спланируете выполнение бесполезной работы, то будет обидно.

План должен обязательно содержать сроки исполнения каждого этапа, иначе получившийся документ никак не поможет в борьбе с несобранностью. Затем нужно составить список средств и действий, требуемых для достижения результата: это даст возможность оценить масштаб проблемы. Далее остается расставить приоритеты и приступать к выполнению.

Каждый день должен быть спланирован отдельно. Вообще, способность составить хороший план – один из показателей общей компетенции. Наличие такого плана значительно облегчает борьбу с собой при начале сложного дела и экономит немало времени. Всегда нужно работать по спискам – на год, месяц, неделю, день. Это дисциплинирует и помогает отслеживать собственную продуктивность. План на завтра полезно разрабатывать на ночь, чтобы во сне подсознание работало над решением предстоящих задач.

Одно из важнейших правил работы, названное Трейси «10/90», звучит так: если отвести первые десять процентов времени на планирование и организацию работы, будет сэкономлено девяносто процентов времени при ее выполнении.

Кстати, японские компании отводят на планирование даже не 10, а 30 процентов времени, а их эффективность общеизвестна.

Многие считают, что жестко ограниченные сроки помогают работать быстрее и эффективнее, но, по утверждению Трейси, исследования в большинстве случаев опровергают это мнение. Поэтому еще на стадии планирования следует создать себе запас времени в размере как минимум двадцати процентов.

Очень важно научиться откладывать на потом или вовсе исключать из графика дела, выполнение которых принесет незначительную ценность, освобождая время для действительно важного.

Перед началом работы следует тщательно подготовиться, организовать свое рабочее место так, чтобы на нем было удобно и приятно провести много времени. И приучить себя к мысли, что что-то неизбежно получится неправильно, но это можно будет исправить позднее. Нельзя бояться неудачи, ведь страх – главный враг на пути к успеху.

При планировании своего распорядка не стоит забывать о личных особенностях. У каждого человека собственные пики работоспособности и внутренние часы, и нужно привыкнуть использовать наиболее благоприятное время для самой важной работы. Также нельзя игнорировать потребность в отдыхе и сне.

Многих пугает объем большой и сложной проблемы. Трейси предлагает два простых способа борьбы с этой боязнью. Первый, и наиболее простой, – разделить задачу на составляющие, а затем решать эти составляющие по одной. Второй – выделять на решение задачи определенный временной блок, после которого переключаться на что-то другое. Таким образом ледяная глыба постепенно подтает и приобретет более приемлемые размеры.

КОНЦЕНТРАЦИЯ

В 1930-х годах американский инженер Джозеф М. Джуран сформулировал принцип «80 на 20», названный им «правило Парето» в честь итальянского экономиста Уильфредо Парето. Согласно этому правилу, практически вся социальная и экономическая деятельность человечества укладывается в соотношение 20/80. В Италии XIX века двадцать процентов населения обладало восьмьюдесятью процентами земли (собственно, именно это и отметил Парето). Двадцать процентов усилий принесут восемьдесят процентов результатов, двадцать процентов клиентов – восемьдесят процентов прибыли.

В нашем случае это означает, что в составленном плане два пункта из десяти принесут в пять-десять раз больше пользы, чем остальные. Главное – найти эти пункты и сконцентрироваться именно на них. Способность сосредоточиться на важном в ущерб несущественному определяет степень успеха человека в жизни.

Уровень важности каждой задачи определяется потенциальным эффектом от ее решения для компании и лично для исполнителя в долгосрочной перспективе. Поступки и решения сегодняшнего дня следует анализировать с позиций их соответствия желанному будущему. Времени постоянно не хватает, но на главное его всегда можно найти.

Чтобы яснее представлять себе степень важности каждой из стоящих задач, нужна визуализация. Для этого стоит взять свой план работ и присвоить каждому из пунктов одну из пяти букв.

«А» – для особо важных дел, которые необходимо выполнить любой ценой.

«В» – для важных дел, невыполнение которых не принесет столь же глобальных последствий, как в случае с особо важными делами.

«С» – для того, что неплохо бы сделать, но если не успеете, то ничего страшного.

«D» – для дел, которые можно перепоручить, а «E» – для дел, которые можно вычеркнуть и забыть о них.

Далее каждой литере нужно присвоить номер по степени важности работы в ее подгруппе. И приступать к выполнению дела А-1. Только после завершения А-1 можно браться за А-2, и так далее по списку. Среди всего, что вы выполняете для своей компании, по мнению Трейси, есть три наиболее значимые задачи. Для продуктивной работы важно их выделить, а затем сосредоточиться на их выполнении. Чтобы повысить свой вклад в работу, надо помнить, что именно три ключевые задачи приносят больший результат, чем все остальные. При этом, работая, надо работать. Каждая минута впустую потраченного времени украдена у работы, да и у семьи, если в итоге придется задерживаться допоздна.

Чтобы повысить свою продуктивность, нужно определить собственные слабые места и найти способ их нейтрализовать. Согласно все тому же правилу Парето, восемьдесят процентов сдерживающих факторов имеют внутреннюю природу, а значит, начинать их поиск надо с себя.

И нельзя забывать оказывать на себя давление, заставлять себя делать то, чего делать совершенно не хочется. Настоящий природный лидер, какую бы должность он ни занимал, способен побеждать себя самостоятельно, прочим нужен внешний надзор.

Если человек начинает дело, потом откладывает и снова начинает, то такая тактика удлиняет требуемое на выполнение работы время в разы. Чем полнее удастся сконцентрироваться на единственной цели, тем меньше потребуется времени для ее достижения и тем качественнее будет результат.

САМОСОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ

Работа, для которой нанимают специалиста, обычно включает не более пяти-семи ключевых областей деятельности. Но некомпетентность, проявленная в любой из них, приводит к низким достижениям и бесславной карьере.

Высокая продуктивность начинается с выявления ключевых областей, оценки себя в каждой из них и составления плана того, как повысить свой уровень там, где это необходимо. Общая компетенция работника определяется той областью, в которой он слабее всего.

Требуется постоянно повышать свою квалификацию. Ощущение недостатка знаний в какой-то сфере отбивает у человека желание браться за связанную с этой сферой работу. Соответственно, нужно либо отказаться от работы и уходить, либо учиться. Но даже имеющиеся знания стремительно устаревают в быстро меняющемся мире. Чтение профессиональной литературы, посещение доступных семинаров, общение с другими специалистами – прямая обязанность работника не только перед компанией, но и перед самим собой.

Наивысших достижений человек добивается в том, к чему имеет естественную склонность. Всем больше нравится делать то, что интересно и хорошо получается. Поэтому заниматься лучше всего тем, в чем вы особенно сильны.

И наконец, важно сохранять темп, постоянно находиться в движении. На продолжение действия всегда затрачивается меньше энергии, чем на преодоление инерции в начале работы. И если удастся развить в себе ощущение неотложности каждой следующей задачи, стремление быстро закончить текущую работу и взяться за следующую, продуктивность неизбежно возрастет.

«Выйди из зоны комфорта» – именно та книга, с которой стоит начать работу по самосовершенствованию. Предлагаемые техники повышения эффективности использования рабочего времени просты в применении и сразу дают практические результаты. А на сегодня, вероятно, для работников любой сферы деятельности нет более актуальной задачи, чем максимально повысить свою продуктивность, а значит, и собственную ценность для компании. Времена, когда можно было отсидеться в тепле и сухости комфортной зоны, давно прошли. Настало время доказывать себе и окружающим, чего вы стоите!

Победи прокрастинацию!

Петр Людвиг

Оригинальное название: Konec prokrastinace: Jak prestat odkladat a zacit zit naplno.