Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью Страница 37

Попрактикуйтесь говорить “Извините, я просто не могу этого сделать” и “Нет” вслух в одиночестве. Произносите эти фразы твердо и убежденно до тех пор, пока они не покажутся вам естественными.

Но что делать, если человек, который подходит к вам с просьбой – ваш начальник? Кажется, в этом случае сказать “нет” невозможно, но я уверяю вас – иногда это возможно. Если ваш начальник загрузил вас массой “срочных” дел по самое горло, попросите его совета в расстановке приоритетов ваших задач. Опишите свою ситуацию спокойно и без критики и сформулируйте свои предложения по решению проблемы: “Я знаю, вы хотите, чтобы я занялся установкой и наладкой программного обеспечения, что займет пять часов, и я буду рад подготовить для вас текст выступления на конференции, для чего мне потребуется около шести часов. Проблема в том, что я не успеваю закончить оба дела к концу рабочего дня. Которая из задач более важна для вас? Можем ли мы найти еще одного сотрудника, который взял бы на себя выполнение части одного из этих дел? Может ли одно из этих дел подождать до завтра?”

С уважением отнеситесь к решению вашего начальника. (Этот подход эффективен также и в отношениях с клиентами, которые продолжают нагружать вас работой, выходящей за рамки заранее согласованного задания или проекта, и с детьми, которые сильно переживают, когда им отказывают.) Основная идея здесь состоит в том, чтобы ознакомить других людей с тем, сколько времени у вас займет выполнение их заданий, приказов или поручений. Таким образом, вы ненавязчиво обучаете их навыкам оценки времени, необходимого для выполнения задач!

Сокращаем и ускоряем выполнение типовых и монотонных задач

Кроме полного исключения отдельных задач, другая альтернатива состоит в том, чтобы упростить или сократить задачу, ускорить ее выполнение и таким образом сделать работу за меньшее время. Скорее всего, вы, как и большинство других людей, чувствуете, что вашу жизнь буквально пожирает монотонная и однообразная работа. Когда вы тратите слишком много времени на утомительные повторяющиеся детали, у вас остается меньше времени для другой деятельности, которая помогала бы вам в достижении ваших стратегических целей. Потратив несколько часов на разработку процедур для ускорения выполнения однообразных задач, вы избавитесь от необходимости тратить слишком много времени на “черную” работу.

Есть много способов ускорить выполнение однообразных задач. Иногда вы можете пропустить определенные этапы выполнения задачи, чтобы работа пошла быстрее. Вы можете разработать специальные шаблоны и формы, которые облегчат вам выполнение повторяющихся задач. Создание простых процедур для выполнения однообразных и монотонных дел избавит вас от необходимости думать и принимать решения, поэтому вы сможете справляться с такими делами намного быстрее. Когда вы должны думать, запоминать, взвешивать возможные варианты и мучаться над каждой маленькой задачей, это отнимает у вас массу времени, не говоря уже о психической энергии. Но когда вы принимаете решения заранее, вы высвобождаете время для концентрации на самой работе и на подготовке к ней, что более важно для вас.

Конечно, иногда мы заново изобретаем способ, которым делаем то или иное дело, потому что это кажется нам творческой работой. Но если вы обнаружили, что переставляете баночки со специями на кухонной полке в поисках идеального взаимного расположения или в третий раз подряд переверстываете информационный бюллетень для своей компании, спросите себя, нет ли у вас возможности тратить свою драгоценную творческую энергию на что-нибудь более интересное и продуктивное.

Поэтому потратьте несколько минут на то, чтобы переосмыслить, как вы делаете то или иное дело. В долгосрочной перспективе такие инвестиции обернутся для вас многими часами сэкономленного времени.

Какие задачи стоит сокращать

Для минимизации рутинных операций, я настоятельно советую вам пересмотреть все те ваши задачи, в основе которых лежат повторяющиеся монотонные операции, чтобы выяснить, нельзя ли придумать способы делать их быстрее. Первое, что стоит подвергнуть такому анализу – хозяйственные и бытовые работы в доме и рутинные операции на службе. Исследования, проведенные в Университете Мерилэнда, показали, что средний американец тратит более двадцати часов в неделю на домашнее хозяйство. В соответствии с данными Деклана Трейси, служащие и административные работники в среднем тратят более двенадцати часов в неделю на рутинную работу, связанную с обработкой почты и документов, и в поисках потерявшихся вещей.

Если вы определите ваши регулярные рутинные операции и разобьете их на последовательные этапы, вам в голову наверняка придут какие-нибудь идеи о том, как ускорить их выполнение. Подумайте о том, как сократить или удалить скрытые затраты времени на переезды, на поиск необходимых материалов, на проверки и исправления и на завершающие операции, – скорее всего, вы найдете много хитрых способов сокращения монотонных операций и не дадите рутине пожирать ваше время. Вот некоторые приемы, которые помогут вам начать действовать в этом направлении.

Приемы борьбы с рутинными операциями дома

• Повесьте на двери перед выходом контрольный список вещей, которые вы должны не забыть взять с собой перед выходом из дома, например: “Не забыть взять: бумажник, ключи, органайзер, чековую книжку, зонт, рюкзаки для детей, домашнюю работу, балетные тапочки, спортивную форму, сотовый телефон и зарядное устройство”.

• Для упрощения закупок продуктов и приготовления еды составьте меню и рассчитайте запас продуктов на две или три недели (учитывая свой вкус и простоту приготовления), меняя блюда. Сделайте понедельник рыбным днем, вторник – днем птицы и картофеля и т. д. Если вы любите готовить, используйте выходные дни для приготовления более изысканных блюд.

• Составьте контрольный список для походов за покупками. Внесите в него те продукты и бакалейные изделия, которые вы обычно покупаете. Сделайте несколько копий этого списка и повесьте одну из них на холодильник или кухонный шкаф. Когда вам придется идти за продуктами, проверьте холодильник и отметьте в списке то, чего в нем не хватает. Этот прием подходит и для снабжения офисов.

• Отведите специальное место для стирки белья, в котором будет находиться все, что вам потребуется, включая стол для глажения и складывания белья, перекладину и свободные вешалки для развешивания белья, которое не нуждается в глажении. Выделите отдельную корзину каждому члену семьи, чтобы каждый мог брать оттуда свои собственные вещи и раскладывать их по местам.