Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью Страница 38

• Отведите специальное место для стирки белья, в котором будет находиться все, что вам потребуется, включая стол для глажения и складывания белья, перекладину и свободные вешалки для развешивания белья, которое не нуждается в глажении. Выделите отдельную корзину каждому члену семьи, чтобы каждый мог брать оттуда свои собственные вещи и раскладывать их по местам.

• Упростите набор цветов и цветовых комбинаций, которые вы используете при подборе своей одежды. Выясните, какие цвета вам больше всего подходят, и покупайте одежду, подходящую по своей цветовой гамме к уже имеющимся у вас предметам гардероба. Использование заранее продуманной цветовой схемы снижает время, которое вы тратите на обдумывание, поиск и принятие решений о том, что надеть и какие аксессуары подойдут к вашей одежде.

• Определитесь с тем, что вы обычно будете дарить друзьям или знакомым на годовщину свадьбы или на день рождения ребенка. Например, если вы приглашены на день рождения ребенка, вы можете в любых случаях дарить красивое детское одеяло или книгу. Этим вы сэкономите массу времени, которое могли бы потратить на поиски и выбор подарка. Если этот подход кажется вам слишком формальным, выберите какой-нибудь один магазин, где вы всегда будете покупать подарки в случае необходимости.

• Покупайте поздравительные открытки сразу на весь год вперед, в одном месте. Не тратьте свое время на поиски самой совершенной поздравительной открытки каждый раз, когда подходит время поздравлять очередного родственника или знакомого с днем рождения. Раз в год покупайте открытки для всех памятных событий, подписывайте их и проставляйте дату, когда каждую из них необходимо будет отправить. Храните их вместе со своими счетами и отправляйте адресатам в установленные сроки. Вы можете вообще перестать прибегать к помощи обычной почты и пользоваться заранее выбранным сайтом для рассылки виртуальных открыток, что отнимет у вас не более пяти минут времени.

• Подпишитесь на услуги службы рассылки напоминаний об интересующих вас событиях по электронной почте. Отправьте в такую службу список дат событий, напоминания о которых вы хотите получать, и за определенный срок до наступления каждого из них вас уведомят о приближении памятной даты по электронной почте, вместе с предложением о приобретении возможных подарков к этому дню. Вы можете купить подарок через Интернет и заказать его доставку непосредственно тому, кого хотите поздравить. Если вы пользуетесь услугами America On-Line (AOL), чтобы узнать больше об этих услугах, перейдите на вкладку “My AOL” и выберите “Reminder Service”.

• Организуйте у себя дома специальное место для выписки и оплаты счетов. Храните там все необходимое для этого: чековые книжки, бланки квитанций об оплате, конверты, марки, ручки, калькулятор, чтобы вам не приходилось каждый раз искать все это снова. Храните ваши квитанции и отметки об оплате поблизости в специальных папках, чтобы избежать накопления неразобранных и неупорядоченных бумаг.

• Распорядитесь об автоматической оплате ваших ежемесячных счетов. Вы можете выбрать такой порядок оплаты с вашего банковского счета для страховых платежей и пр. Если вы пользуетесь системой электронных платежей типа “Клиент – Банк”, вы также можете установить напоминание о регулярном перечислении ежемесячных платежей, возвращаться к ним раз в месяц, подтверждать ваше согласие на оплату, и компьютер банка переведет деньги с вашего счета на счет получателя. Проконсультируйтесь со специалистами своего банка и спросите их, предоставляет ли банк такие услуги.

• Установите определенное время для наведения порядка в доме. Наводите порядок ежедневно, в одно и то же время, пред сном, перед обедом или рано утром. Когда вы установили для этого определенное время, в течение дня вы не будете расстраиваться и отвлекаться, думая: “Мне нужно еще навести порядок в кухне”, и сможете спокойно делать свои дела.

• Установите определенные дни недели для уборки в доме. Вы, например, можете решить, что каждую среду будете делать уборку в ванной, а каждую пятницу – в кухне.

• Научитесь эффективным приемам уборки. В книге Джеффа Кэмпбелла “Быстрая уборка” объясняется, как команда профессиональных уборщиков может сделать генеральную уборку в большом доме всего за сорок две минуты. Например, одним из их принципов является уборка поверхностей сверху вниз, смахивая мусор и пыль на пол, откуда их затем можно убрать пылесосом.

• Если вы можете себе это позволить, пользуйтесь услугами профессионалов для проведения серьезных уборок в доме. В этом случае вам нужно запланировать время только для ежедневного наведения порядка.

• Избавьтесь от хаоса и беспорядка в доме. Профессионалы, занимающиеся уборкой помещений, говорят, что порядок в комнате снижает время, необходимое для проведения в ней уборки, более чем на 40 процентов.

• Составьте контрольный список вещей, необходимых вам в командировках и деловых поездках. Включите в этот список одежду, билеты, паспорт, фото– или видеокамеры, необходимые лекарства, туалетные принадлежности и т. д. Вы можете устанавливать количество предметов одежды в соответствии с климатом и со сроками каждого путешествия.

• Заранее приготовьте запас зубной пасты, мыла и прочих туалетных принадлежностей – нет никакого смысла тратить время на их покупку и упаковку каждый раз, когда вам надо уехать.

• Составьте список последних действий и проверок, которые должны быть сделаны перед отъездом из дома на длительное время, – полить цветы, включить сигнализацию, отключить электробытовые приборы и т. д.

• Сделайте шаблоны для всех документов, которые вам неоднократно приходится набирать на компьютере. Вносите изменения в шаблоны документов, входящие в состав вашего программного обеспечения и создавайте новые. Эта процедура может незначительно отличаться в разных программах, но обычно вам просто нужно создать новый документ, придать ему нужную форму и затем сохранить его как шаблон, а не как обычный документ.

• Даже если вы не хотите, чтобы ваши письма выглядели формальными и сухими, написание каждого письма заново ведет к огромной потере времени. Создайте шаблоны или образцы для разных видов писем: предложений, благодарностей, уведомлений о просрочках платежей и для любых других документов, которые вам приходится составлять регулярно.

• Сделайте свою файловую систему (систему хранения документов) достаточно простой. Если система хранения документов слишком сложна, вы будете терять время на выяснение того, куда именно вам нужно подшить очередную бумагу. Поэкспериментируйте с системами цветового кодирования документов, чтобы всегда видеть, к какому типу документов относится та или иная бумага (например, выберите зеленый цвет для финансовых документов, красный – для личных). Залог поддержания порядка в бумагах – простота системы хранения документов и удобство пользования ею, поэтому всегда располагайте шкаф с рабочими бумагами и папками в пределах досягаемости – не далее чем на расстоянии вытянутой руки от вашего рабочего кресла. Если у вас нет обычного шкафа для бумаг, пользуйтесь передвижными ящиками для документов или специальными тележками для хранения файлов.