Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью Страница 44

Каждой вещи – свое место, каждой задаче – своя зона времени

Если вы коллекционировали музыкальные аудиозаписи и организовывали “музыкальный уголок” в своей комнате, вы, возможно, отвели в нем место для полок или стоек под компакт-диски: одну для записей джазовой музыки, другую – для классики, третью – для регги. Вы не расставляли компакт-диски беспорядочно. Таким же образом вы должны отвести определенные места на своем плане распределения времени для всех ваших дел. “Назначение времени” означает, что для каждой конкретной задачи вы отводите область времени внутри соответствующей зоны деятельности – другими словами, выбираете день и час, когда будете заниматься ею. Вспомните модель “детского сада”: каждая зона деятельности (и соответствующая ей область времени) включает в себя задачи, имеющие отношение к этому виду деятельности.

Например, Зоя, будучи писателем, установила для себя ежедневное время для работы над своими текстами с семи до одиннадцати часов утра. На этапах сортировки задач и “зачистки” расписания она решила, какие именно рассказы и статьи она будет писать. На этапе “назначения времени” она определила, в какой день недели она будет работать над каждым из этих произведений. В понедельник и вторник с семи до девяти утра она пишет статьи для “Бродвей Ревю”. С девяти до одиннадцати в те же дни недели она работает над статьями для Чарли Паркера. В пятницу с семи до одиннадцати она начинает работать над романом.

Зоя не просто назначает время для каждого из этих литературных проектов, она записывает его в своем органайзере, и поэтому, садясь за работу, она уже точно знает, над чем она будет сегодня работать. Если ей в голову приходит идея для новой статьи, она сразу может сказать, что на этой неделе для этого в ее расписании нет места. Чтобы найти место для этой новой литературной задачи, она должна отказаться от написания какой-нибудь другой статьи или отложить эту идею на следующую неделю. Таким образом, ее внимание не отвлекают новые возможности. Ей ясно, что она будет писать и когда.

Для каждой задачи, которую вы решили выполнять, вы должны зарезервировать время в своем планировщике. Если это короткий телефонный звонок, достаточно просто отметить его в списке задач на соответствующий день. Однако если задача требует пятнадцати минут или более длительного времени для выполнения, выберите конкретный период времени, когда вы будете заниматься ее выполнением. Другими словами, я прошу вас планировать свои дела так, будто вы планируете деловые встречи – встречи с самим собой.

Держитесь в рамках отведенного времени

Некоторые люди чувствуют себя скованно, когда пытаются планировать свои дела вплоть до мельчайших подробностей; другие же чувствуют себя более уверенно и не выбиваются из графика, если заранее знают, что они будут делать, с точностью до тридцати минут, и планируют свои действия в каждом из тридцатиминутных блоков времени. Ваши зоны деятельности могут быть подобраны и установлены индивидуально, как и ваш шкаф для одежды. Некоторым людям удобно отдельно складывать каждую пару носков, отделяя их друг от друга специальными перегородками; других вполне устраивает то, что они просто знают, что все их носки лежат в одном месте. Помните, ваш план распределения времени составлен с учетом вашего стиля и ваших особенностей и предпочтений.

Если результаты тестов по определению ваших естественных ритмов и предпочтений в главе 3 показали, что вам удобно работать в хорошо структурированной и упорядоченной среде, вам, по всей видимости, понравится выделять специальное время для каждого телефонного звонка, для каждого ответа на письмо – для любого проекта или дела. Если, напротив, тест показал, что вы эффективнее работаете в условиях гибкого графика, вы, возможно, просто захотите сказать себе: “Я буду делать телефонные звонки с девяти до одиннадцати утра. Вот список из восьми звонков, которые мне нужно сделать, и я буду делать их в любом порядке, который покажется мне удобным в то время”.

Я настоятельно рекомендую вам установить для каждой задачи свой лимит времени, когда вы только начнете пользоваться этим методом. Это поможет вам точнее вычислять необходимое вам время и заставит вас определять относительную ценность каждой задачи, – сколько же времени вы все-таки готовы потратить на нее? Позже, овладев этой технологией, адаптируйте ее к своему стилю работы. Вам нужна система планирования, которая будет достаточно жесткой, чтобы поддерживать заданную структуру времени для достижения ваших целей, но в то же время достаточно гибкой, чтобы не быть обременительной и нереалистичной.

Список домашних дел на выходные. Я пометила в списке, к каким областям деятельности относится каждая из этих задач, но вам не обязательно делать это при составлении собственного плана.

График работы адвоката. Заметьте, что список звонков, которые нужно сделать, и писем, которые надо написать и отправить в этот день, помещен в правой колонке; эти задачи будут выполняться во время одного из двух промежутков времени, отведенных для звонков и обработки корреспонденции.

Систематизация задач в пределах отдельных областей деятельности вашего плана распределения времени

Размещая свои задачи в пределах соответствующей области деятельности, расставляйте их в том порядке, который кажется вам естественным и удобным. Если вы затрудняетесь сделать это, вы можете группировать задачи по следующим признакам:

ПО СРОЧНОСТИ. Даже если у вас достаточно времени на завершение всех задач в данной области деятельности, если вы в первую очередь завершите одну или две наиболее важные задачи, вы почувствуете удовлетворение и прилив сил для следующих дел.

ПО ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТИ ЗАДАЧИ. Если вы запланировали сделать пятнадцать телефонных звонков в течение часа и знаете, что некоторые из тех, кому вы звоните, бывают чересчур занудными или чрезмерно словоохотливыми, вы можете оставить звонки этим людям напоследок, чтобы у вас осталось меньше доступного времени на потакание их слабостям.

ПО СЛОЖНОСТИ ИЛИ ПО СТЕПЕНИ ПРИВЛЕКАТЕЛЬНОСТИ.

Если некоторые задачи более сложны, чем все остальные, вы, возможно, захотите сделать их в первую очередь, со свежими силами, чтобы у вас оставалось еще достаточно сил на более легкие. Если вы в первую очередь принимаетесь за решение неприятных задач, вы сохраните силы и энергию в предвкушении тех следующих за ними задач, выполнение которых приносит вам радость.