Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью Страница 45

ПО ГЕОГРАФИИ. Если вам предстоят поездки для выполнения различных поручений, оптимизируйте маршрут своего передвижения по городу. Например, начните свой маршрут с мест, расположенных неподалеку, а затем приступайте к поручениям, требующим поездки в другую часть города.

Поэкспериментируйте с различными способами группировки своих задач. Вы можете найти такой порядок их выполнения, который воодушевляет вас и делает вашу работу наиболее продуктивной. Важно то, чтобы вы приступали к выполнению своих задач именно тогда, когда вы это запланировали.

Перенос и замена задач

Конечно, будут ситуации, когда вы не сможете втиснуть определенную задачу в нужную зону деятельности на вашем плане распределения времени, – а вы должны приступить к этой задаче как можно скорее. В качестве примера давайте вернемся к ситуации из главы 7 “Сортировка задач”, в которой ваш сын Джейсон просит вас взять его с собой, когда вы пойдете за покупками, чтобы купить обещанные шиповки. Для семейных дел у вас зарезервировано время в субботу после полудня, и суббота настанет через три дня, но, к сожалению, футбольный матч, в котором должен принять участие Джейсон, состоится завтра, поэтому шиповки ему нужны сегодня.

Конечно, вы могли бы сказать Джейсону, что вы заняты, и поручить кому-то другому сходить с ним в магазин, или сократить задачу, заказав шиповки через Интернет-магазин. Но если ни одно из этих решений неприемлемо, вы должны изучить свой план распределения времени и посмотреть, можете ли вы произвести замену задач.

Если вы пойдете с Джейсоном в магазин сегодня в шесть часов вечера, вы пропустите свои занятия на курсах повышения квалификации; если вы перенесете ваш поход в магазин на завтра, после восьми часов вечера, вам придется пожертвовать личным временем. Может быть, вы смогли бы поменять местами личное и семейное время, или перенести время учебы на утро субботы, чтобы наверстать пройденный материал. Если это возможно, вы можете пойти с Джейсоном за покупками тогда, когда ему удобно, не жертвуя при этом важными для себя делами.

Если точная замена невозможна, попробуйте немного перекроить свое расписание. Скажем, вы не можете занимать время в субботу утром потому, что уже купили билеты на детский спектакль, на который пойдете всей семьей в отведенное для таких событий семейное время. Может быть, на этой неделе вы сможете заменить личное время на время учебы и компенсировать эту замену, зарезервировав в плане на следующую неделю дополнительное личное время.

Работа с планом распределения времени обеспечивает вам достаточно гибкости. Самое главное – отдавайте себе отчет, делая замены, и всегда старайтесь восстановить баланс между различными видами деятельности, который вы установили для себя ранее.

Уважайте свое расписание

Хотя ваш план распределения времени может быть достаточно гибким, я убедительно прошу вас рассматривать время, которое вы зарезервировали для выполнения определенных задач, как время для деловых встреч с важными клиентами. Это означает, что вы не должны срываться с места и отменять намеченные дела, когда к вам обращается кто-то другой. Скажите таким людям: “Извините, у меня запланирована встреча” – им вовсе не обязательно знать, что это ваша встреча с самим собой, чтобы порадовать себя, посвятив два часа занятиям любимым делом. Подобным же образом, вы должны ясно дать понять на службе, что заняты выполнением запланированной работы и поэтому не можете отвлекаться. Если хотите, вы можете сказать сотрудникам или коллегам, что с двух до трех часов дня вы работаете с накопившимися бумагами и документами, но иногда чем меньше вы говорите, тем лучше – вы не обязаны защищать свой способ организации рабочего времени.

К этому моменту вы уже вложили много сил в определение того, что вы хотите сделать и когда. Очень важно придерживаться своего плана. Это означает приступать к задачам и заканчивать их выполнение тогда, когда вы это запланировали. Как это сделать? Научившись “уплотнять” свои задачи и свое время, – то есть предотвращать перетекание одной задачи в зону времени, отведенную для других дел. Из следующей главы вы узнаете о том, как придерживаться расписания, преодолевая отсрочки и медлительность, как избавиться от хронической привычки везде опаздывать, как справляться с помехами и препятствиями, которые становятся главными врагами вашего ритма жизни.

10

Уплотняем время

Планируйте свои действия, и затем действуйте по своему плану

Теперь, когда вы выделили место в своем расписании для выполнения каждой из своих задач, вам нужно овладеть искусством “уплотнения” времени, то есть научиться справляться с запланированными задачами в пределах отведенного для их выполнения времени. Никакой медлительности, никаких отсрочек, – не позволяйте работе длиться вечно. Научившись уплотнять время, вы обнаружите, что бодро и жизнерадостно расправляетесь со своими делами, и каждый день испытываете удивительное чувство глубокого удовлетворения проделанной работой.

Уплотнение времени – важный навык, которым владеют все те, кто успешно управляет своим временем. Эти люди быстро принимают решения. Они не медлят. Они редко опаздывают. Они делают именно то, что запланировали сделать, и именно тогда, когда запланировали, нисколько не сомневаясь, безо всяких колебаний. Поскольку они заканчивают свои дела в запланированные сроки, они идут по жизни полные энергии, оптимизма и удовлетворенные собой.

Так как же вы можете уплотнять время? Тремя способами:

1. Минимизируя перерывы, помехи и их влияние.

2. Преодолевая медлительность и привычку хронически опаздывать.

3. Подавляя стремление к совершенству во всем (“перфекционизм”).

Минимизация перерывов, помех и их влияния

Помехи и кризисы возникают постоянно, и большинство из них будут казаться неотложными, но, конечно, не каждая помеха на самом деле перерастает в кризис. Очень соблазнительно реагировать на помехи незамедлительно, особенно учитывая тот факт, что люди, отрывающие нас от дел, могут быть очень настойчивыми. Но даже если вы бросите привычку реагировать на помехи в тот самый момент, когда они возникают, вы по-прежнему можете произвольно переключаться на самые разные посторонние дела, и к концу дня будете выглядеть расстроенным и подавленным, не выполнив того, что запланировали. Вы можете научиться минимизировать помехи, будь они внешними (вызванными действиями других людей) или внутренними (вызванными вашей собственной потребностью произвольно переключаться с одного дела на другое).