Шерил Эберли - 365 правил этикета, которые полезно знать каждому ребенку Страница 31

Если ваш ребенок привык проверять электронную почту только раз в неделю, ему следует сказать об этом другим людям, чтобы они не томились в ожидании ответа. Тот, кто с ним переписывается, не обязан гадать, получил ли он письмо, или оно затерялось в киберпространстве. (Если же ребенок не может регулярно проверять свою электронную почту и отвечать на нее, вероятно, ему еще рано пользоваться этим видом связи.)

Если ваша семья уезжает в отпуск или ребенок отправляется в длительное путешествие и знает, что он не будет проверять почту, ему следует включить автоматический ответ, чтобы сообщить остальным, что он в отъезде и когда вернется.

Еще один совет: хорошо организованный, незахламленный электронный почтовый ящик поможет вашему ребенку вовремя отвечать на письма других. Письмо, не требующее ответа, следует удалить.

Ребенок может создать папки для хранения писем, на которые он хочет ответить позже или сохранить, или пометить флажком те письма, к которым он хочет вернуться. Если он читает важное сообщение, но у него нет времени должным образом ответить, он может воспользоваться функцией «быстрый ответ», сообщив, что письмо получено и он скоро ответит.

Такого рода внимание поможет ребенку преуспеть, когда он пойдет в колледж и электронная почта станет важным средством общения с преподавателями и другими студентами. А когда он впервые пойдет работать, то умение обращаться с электронной почтой ему обязательно пригодится.

15 июля

Грамматика нужна всегда

Написанная от руки записка, школьное задание или электронное письмо – все это требует соблюдения правил грамматики и уважения к слову. Вот несколько рекомендаций, которыми вы можете поделиться с ребенком, чтобы его электронные письма вызывали желание прочитать их.

● Не увлекаться сокращениями, которыми он пользуется в SMS-сообщениях, и не использовать сленг.

● Не печатать прописными буквами. КАЖЕТСЯ, ЧТО КТО-ТО КРИЧИТ!

● Не злоупотреблять восклицательными знаками. Они нужны только в тех местах, где тон письма меняется. Если автор пользуется ими постоянно, люди не поймут, когда он действительно взволнован! А еще он мог поставить не тот знак препинания! И незачем ставить больше одного восклицательного знака!! (Пусть три последних предложения докажут, почему не стоит увлекаться восклицательными знаками. Они мешают читателю.)

● Смайлики также стоит использовать умеренно. Они уместны в непринужденном письме к другу, но совершенно неуместны в деловой переписке. С самого начала стоит учиться сдержанности.

● Необходимо следить за орфографией и не нарушать грамматические правила. Некоторых людей ошибки раздражают, или они могут просто не понять письмо. Электронные письма – это хорошая практика, чтобы научиться грамотно писать. (Если ребенок пишет с ошибками, покажите ему функцию проверки правописания.)

● Перед написанием письма следует собраться с мыслями. Длинные письма, перескакивающие с одной темы на другую, не только раздражают, они не могут удержать внимание читающего.

● Всегда необходимо перечитывать написанный текст перед отправкой.

16 июля

Как быть с эмоциями

Объясните ребенку, что не следует писать электронное письмо в гневе или досаде. Как только оно будет отправлено, изменить ничего нельзя. Скорее всего он об этом пожалеет, если не сразу, то в ближайшие дни. Отправленное письмо нельзя стереть. Оно уже попало в электронный почтовый ящик адресата.

Если ребенок получил письмо, которое вызывает у него эмоциональную реакцию, он не должен спешить. Пусть сначала успокоится и только потом отправляет ответ. Он может закрыть почту, пойти погулять, перекусить, посмотреть фильм, заняться чем-то, чтобы вновь прийти в спокойное состояние.

Электронное письмо легко понять неправильно. То, что показалось ребенку грубостью или холодностью, могло быть написано наспех, или отправителя что-то отвлекало. Не стоит делать скоропалительных выводов. Если ребенок не уверен в интерпретации сообщения, всегда можно написать отправителю и прояснить ситуацию. Наример: «Прошу прощения, но я не уверен, что правильно понял ваши слова. Не могли бы вы объяснить?»

Прежде чем отправить электронное письмо, стоит подумать о намерениях и о возможных последствиях. Данное письмо ухудшит ситуацию или поможет решить ее? Стоит ли стоять на своем, рискуя испортить отношения с тем, с кем придется видеться каждую неделю весь следующий год? Непонимание и претензии, высказанные в электронном письме, лучше и быстрее выяснить при личной беседе, когда обе стороны имеют возможность высказаться и помириться.

17 июля

Использование функции «Копия»

Функция «Копия» в электронной почте означает включение еще одного или нескольких адресатов в рассылку. Можно называть это «копией вежливости». Если кого-то включили в такую рассылку, значит, сообщение так или иначе его касается, пусть даже он и не является первым адресатом, который указан в строчке «Кому».

Если ребенок адресует письмо одному или нескольким получателям в поле «Копия», пусть он будет особенно точен с теми, кто должен предпринять какие-то действия после получения письма. Сначала в поле «Кому» он должен указать «главного» получателя письма, а затем в поле «Копия» – всех тех, кому ребенок также хотел сообщить информацию. Это поможет каждому понять свою роль в переписке.

Если ребенок получил от кого-то «копию», он должен понять из письма, почему его включили в рассылку. В некоторых обстоятельствах ответа от него не требуется. Если в письме содержится просьба так или иначе ответить, ребенок должен подумать, кому адресовать ответ. Если это не все участники рассылки, не стоит использовать иконку «Ответить всем». Надо ответить тем, кому следует.

Функцию «Копия» стоит использовать умеренно и продуманно. Прежде чем включить третье лицо в разговор по электронной почте, надо спросить себя: действительно ли этому человеку нужно участвовать в этом разговоре? Выиграют ли остальные от появления нового участника? Включение в «разговор» людей без необходимости может поставить в неловкое положение других участников разговора.

18 июля

Использование функции «Скрытая копия»

Функция «Скрытая копия» – это еще один способ подключить к переписке нескольких людей. Ставя адрес человека в поле «Скрытая копия», ребенок отсылает ему копию письма, но основной получатель не видит адреса другого получателя. Этот способ помогает сохранить приватность – не все хотят, чтобы их электронный адрес узнавали незнакомые им люди – и обеспечивает аккуратный внешний вид письма, так как у него не будет длинного списка адресатов.

Если ребенок отправляет электронное письмо, используя поле «Скрытая копия», ему следует выражаться ясно и не вносить путаницу: сразу сообщить получателям, что послание предназначено для группы лиц. Он может начать сообщение со слов: «Привет всем» или «Привет, друзья».

Никогда не следует использовать функцию «Скрытая копия», чтобы втайне включить третье лицо в личный или интимный разговор с кем-то еще. Так уж устроен мир: люди обязательно узнают, что разговор с ними не был конфиденциальным, и это разрушит их доверие.

Чтобы помочь ребенку понять, как работают функции «Копия» и «Скрытая копия», откройте пустой бланк электронного письма и покажите, где расположены эти поля. Пусть ребенок попрактикуется и напечатает в этих полях адреса вашей семейной электронной почты. Потом пошлите ему два отдельных электронных письма, в одном он будет указан в поле «Копия», а в другом – в поле «Скрытая копия». Пусть ребенок проверит входящие письма, изучит оба послания и скажет вам, чем они отличаются друг от друга.

19 июля

Использование функции «Ответить всем»

Объясните ребенку значение этих функций: «Ответить» – послание получит только отправитель первоначального письма. «Ответить всем»: письмо уйдет ко всем участникам переписки – и отправителю письма, и всем тем, кто указан в поле «Копия».

Функцией «Ответить всем» следует пользоваться аккуратно. Не надо использовать эту функцию, чтобы поделиться комментарием, поправить автора письма или вступить с ним в спор, показать себя в выигрышном свете перед другими получателями или начать бурный диалог. Это приведет к цепочке разгневанных реплик, но никакого решения не появится.

Если ребенок сомневаетесь, пусть отвечает только отправителю. Если его ответ интересует только нескольких получателей, пусть отправляет исключительно им. Не стоит поддаваться искушению и пользоваться функцией «Ответить всем»: не надо заваливать чужие почтовые ящики ненужной корреспонденцией.