Шерил Эберли - 365 правил этикета, которые полезно знать каждому ребенку Страница 30

Затем можно задать вопрос или написать располагающий комментарий. Простое «Как поживаете?» или «Я надеюсь, что у вас все в порядке и вы наслаждаетесь летними каникулами» прозвучит очень мило.

При написании первого письма необходимо сразу представиться, чтобы адресату не пришлось до конца письма гадать, от кого оно.

9 июля

Основное сообщение

Прежде чем ребенок возьмется за клавиатуру, чтобы написать основную часть письма, ему необходимо собраться с мыслями. Посоветуйте ему продумать свое сообщение, как если бы это было школьное сочинение: вступление, главная часть и заключение. Не стоит забывать про переходы между частями. Длинные электронные письма, в которых автор перескакивает с одной темы на другую, потом снова возвращается к первой теме, не только раздражают получателя, но им не удастся завладеть его вниманием. На такие письма сложно отвечать.

Если у ребенка есть вопросы, на которые он хотел бы получить ответы от адресата, или ему хочется, чтобы тот человек предпринял какие-то действия, следует быть точным. Письмо должно быть прямым и вежливым. Получателю нужно понять, о чем его спрашивают, но у него не должно создаться впечатление, что от него требуют ответа. Если вопросов несколько, их можно пронумеровать, тогда больше вероятность, что будут получены все ответы.

Если надо обсудить несколько тем, стоит расположить их в соответствии с приоритетами и начать с самых важных.

Можно расположить разные мысли в отдельных абзацах, оставив пробел между ними, чтобы воспринимать письмо было удобнее. Читать письмо с экрана и без того не слишком комфортно, поэтому не стоит нанизывать фразы одну за другой, чтобы все письмо превратилось в один сплошной текст. Получатель будет благодарен за удобный внешний вид письма, ему наверняка захочется уделить этому посланию больше времени.

Необходимо предоставить адресату достаточно времени для ответа. Электронное письмо, требующее ответа в течение следующих десяти минут – или не требующее его в течение десяти следующих месяцев, – не сработает.

Самое лучшее электронное письмо – то, в котором всего одна тема или которое требует одного действия.

10 июля

Заключительная часть

Правильное электронное письмо заканчивается должным образом. Не стоит обрывать письмо сразу, как только была высказана точка зрения отправителя. Необходимо попрощаться с адресатом и написать свое имя (следует писать имя и фамилию, если автор письма не слишком хорошо знаком с получателем).

Как и приветствие, заключительная часть зависит от того, официальные или неофициальные отношения связывают отправителя с адресатом. «Искренне ваш», «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» – это формулировки для заключительной части официального письма. «До скорой встречи» и «Всего наилучшего» – эти фразы подойдут для неофициального письма. Такие подписи, как «С любовью» и «Твой (твоя)…», уместны только в письмах к членам семьи, очень близким друзьям и любимым, которые достойны такого отношения.

Пусть заключительная часть письма станет своего рода вишенкой на торте: она должна быть приятной и запоминающейся. Слишком бурные проявления чувств могут показаться неискренними. Если письмо закончить сухо, оно может звучать резко. Следует найти золотую середину, которая подойдет к тону всего электронного письма.

11 июля

Приложения

Приложения к электронному письму способны создать проблемы. Они могут замедлить работу системы электронной почты получателя и даже передать вирусы. Более того, не все файлы-приложения одинаково выглядят на компьютере отправителя и получателя. Возможно, у адресата нет программы, позволяющей читать присланные файлы. Приложения стоит посылать только в случае крайней необходимости.

Если ваше приложение – это текстовый документ или PDF, стоит подумать о том, чтобы изложить содержание приложения в самом письме, чтобы не тратить время адресата на его загрузку и занимать память чужого компьютера. Если необходимо отправить приложение, и файл особенно велик, следует использовать компьютерную программу для сжатия файла.

Отправляя фото, стоит удостовериться, что получатель действительно хочет их видеть. Может быть лучше записать эти фото на диск или даже распечатать? При отправке фотографий в нескольких электронных письмах, в первом же письме надо предупредить адресата, что ему будет отправлено такое-то количество писем с таким-то количеством фото или документов в качестве приложений. В этом случае адресату не придется гадать, не потерялось ли что-то по дороге. Если нужно послать более пяти писем, чтобы поделиться всеми приложениями, стоит подумать о другом способе передачи информации, чтобы не перегружать папку «Входящие» в чужой электронной почте.

Обязательно объясните ребенку, что когда он получает письма с приложениями, открывать их следует с осторожностью. Не стоит открывать вложения от незнакомых людей. В таких файлах могут быть вирусы. На компьютере обязательно должен быть установлен антивирус, чтобы защитить его.

12 июля

Прежде чем пересылать сообщение

Неправильно думать, что можно пересылать личное электронное письмо, не спросив разрешения у отправителя. То, что одному кажется банальным, может быть значимым или личным для другого. Объясните ребенку, что если отправитель не включил других получателей в число адресатов, это значит, что письмо предназначено только для него.

Если ребенок спросил разрешения, и отправитель не возражает, чтобы он переслал его письмо, тогда следует подготовить текст для следующего читателя: убрать из письма все лишние пробелы и бессмыслицу – любые высказывания других лиц, – которые не касаются нового получателя. Обязательно следует включить в письмо личное приветствие и сообщение, объясняющее, почему пересылается письмо. Не стоит думать, что получатель сразу поймет, почему это было сделано, и какое отношение это письмо имеет к нему. Пересылка писем без всяких объяснений может раздражать и сбивать с толку.

С другой стороны, объясните ребенку, что ему не следует всегда рассчитывать на то, что получатель его письма не поделится им с другими. Если ребенок отправляет электронное письмо сугубо личного или конфиденциального характера, пусть сначала спросит себя, стоит ли доверять такое сообщение электронной почте (возможно, личный разговор лучше). Если он все-таки решит отправить электронное письмо, пусть ясно укажет на его личный характер и предупредит, что не хочет, чтобы его пересылали другим людям.

13 июля

Число посланий стоит ограничить

Для многих людей электронный почтовый ящик является их основным почтовым ящиком. Именно на электронный адрес приходят сообщения от членов семьи и друзей, а также информация из банка или от врача. Поэтому люди не хотят, чтобы на их электронный адрес приходили ненужные им послания. Они не подписываются на рассылку новостей или на рекламу.

Прежде чем ваш ребенок отправит или перешлет кому-либо электронное письмо, ему сначала следует спросить себя, что адресат выиграет от этого послания. Интересна ли эта информация для него, забавна ли, важна ли? Ему не следует посылать длинные электронные послания тому, кто, возможно, не хочет их получать.

Хороший способ оценить, какого рода сообщения человек хочет получать, это посмотреть на то, какие послания он присылает сам: многословные и непринужденные или короткие и по существу?

Никогда не следует пересылать непрошеные рекламные письма – спам.

Объясните ребенку, что он сможет избежать спама, если не станет открывать письма, отправленные неизвестно кем или с фальшивой строчкой «Тема». Никогда не следует отвечать на спам, даже для того, чтобы попросить исключить его из списка для рассылки. Если он это сделает, то подтвердит спамеру, что его ящик активен, и получит еще больше почтового мусора.

14 июля

Ответы на письма

Электронная почта требует определенного внимания, чтобы переписка была эффективной и приятной как для вашего ребенка, так и для других людей. Ему следует постараться ответить на все личные электронные письма. Личные письма – это все, что не является спамом и не рассылка группе людей, на которую не надо отвечать.

Если ваш ребенок привык проверять электронную почту только раз в неделю, ему следует сказать об этом другим людям, чтобы они не томились в ожидании ответа. Тот, кто с ним переписывается, не обязан гадать, получил ли он письмо, или оно затерялось в киберпространстве. (Если же ребенок не может регулярно проверять свою электронную почту и отвечать на нее, вероятно, ему еще рано пользоваться этим видом связи.)