Лео Бабаута - Важные мелочи. Как с помощью малого достичь большего Страница 10

Определите типы «групповых задач» в своем списке дел сразу после перечисления СВЗ. Можно разделить «групповые задачи» на несколько категорий («звонки», «письма» и т. д.) или просто сделать список «групповых задач». Я очень рекомендую вам заняться этими групповыми задачами в конце дня, а не в самом его начале. Оставьте утро для важных дел, закончите с ними, а затем разберитесь с групповыми задачами как можно быстрее.

Какие задачи лучше всего группировать? Вот несколько примеров:

♦ Телефонные звонки. Вместо того чтобы звонить в течение всего дня, составьте список звонков, которые нужно сделать, и сделайте их все сразу. Я чаще всего оставляю на звонки 30 минут, но их количество может варьироваться. Можно подумать и о том, чтобы принимать входящие звонки только в определенное время – все остальные тогда, когда не можете говорить, отправляйте на автоответчик. Это позволит вам сконцентрироваться на важных задачах, не прерываясь каждый раз, когда кто-то захочет с вами поговорить.

♦ Электронная почта. Для большинства из нас «электронка» стала так важна, что, если б мы позволили, она бы управляла нашей жизнью. Я подробнее рассмотрю эту тему в следующей главе, а в основном группировка писем происходит, если вы проверяете почту только несколько раз в день. Я предлагаю делать это дважды в день – скажем, в 10 утра и в 16 часов, или в другое удобное для вас время. Постарайтесь не проверять почту в первую очередь с утра – вы закопаетесь в письмах, так что придется отложить важные дела.

♦ Выездные задания. Старайтесь выполнить их все сразу, чтобы сэкономить время на дороге из дома или из офиса. Можно сделать их в конце дня или выделить на них специальный день – День выездных заданий.

♦ Бумажная работа. Сейчас у меня не так много бумаг (я обхожусь без бумаги), но такая роскошь существует не во всех офисах. Если вам приходится обрабатывать или просматривать много бумаг, сделайте все сразу, а не понемногу в течение всего дня.

♦ Работа с входящими бумагами. Проверяйте свой ящик с входящими бумагами дважды в день. Просмотрите их и определите, что сделать (если нужно) с каждым из документов. Если делать это по мере поступления бумаг, управлять вами будет работа, и вы больше не сможете контролировать свой график. Вместо этого определите для себя время, когда будете заниматься входящими документами.

♦ Встречи. Возможно, вы не можете контролировать график своих встреч, но если да – проводите их все сразу в определенное время и четко определитесь с целью встречи и ее временными рамками. Группирование встреч очень помогает, потому что освобождает для вас большую часть дня для важных дел. Лучше всего вообще отказаться от встреч – чаще всего это пустая трата времени.

♦ Веб-сайты. Если вы похожи на меня, то у вас есть несколько веб-сайтов, которые вы регулярно проверяете. Чтобы эти сайты не мешали важной работе, выделите определенное время на проверку их всех сразу.

♦ Поисковая работа. Многие работы требуют от вас поиска или чтения специальной литературы, прежде чем начать писать. Если возможно, сделайте все это сразу.

♦ Техническая поддержка. Существуют небольшие дела, которые мы должны выполнять как техническую поддержку нашей работы – для блогеров, как я, это проверка комментариев читателей, наладка и проверка системы рекламы, HTML-кода и т. д. У других работ – своя техническая поддержка – не те важные дела и задачи, а просто небольшие дела, которые все же необходимо делать. Оставьте их на конец дня, если это возможно.

Простые инструменты управления временем

Тайм-менеджмент не был бы так прост, если бы у вас было слишком много средств или слишком сложные средства управления. Если вы будете применять простую философию управления временем, изложенную выше, вам не понадобится для этого много инструментов.

Вот несколько простых инструментов:

♦ Календарь. Вместо объемистого ежедневника или сложной компьютерной программы я советую вам завести как можно более простой календарь. Если у вас немного встреч, можно использовать обычный настенный календарь, разделенный на квадраты – в каждый из них можно записать 1–2 встречи или события. Если вам нужно помечать и другие вещи – скажем, расписание футбольных тренировок детей и родительские собрания, сгодится онлайновый календарь – я очень рекомендую календарь Google – он простой, быстрый и доступен с любого компьютера, подключенного к Интернету. Бумажный календарь или календарь Google сгодятся и в качестве «напоминателя».

♦ Бумажная записная книжка или текстовый файл. Я рекомендую простую карманную записную книжку, вот и все. В ней можно фиксировать важные мысли, СВЗ, групповые задачи на день, и свою Главную Цель. Если у вас только одно средство, не стоит слишком об этом беспокоиться. Если вы предпочитаете записывать свои задачи в компьютере, я рекомендую вам делать это в простом текстовом файле. Сам я сейчас поступаю именно так: у меня есть файл с текущими заданиями, я открываю его, когда мне нужно записать новое задание или мысль. В верхней части этого текстового файла – мои СВЗ на день, ниже – групповые задачи, и в самом конце – все другие заметки или мысли, которые пришли мне в голову. Я работаю со всем этим в течение дня.

10. Простая электронная почта

Мы привыкли к электронной почте, мы живем в ящике входящих сообщений, мы делаем все – от личной переписки с семьей и друзьями до реализации рабочих проектов – с помощью электронной почты.

Увы, почта начала нас перегружать, уводить от более важных дел, появилась угроза того, что она будет управлять нашей жизнью.

Но есть способ жить лучше, нежели в ящике входящих сообщений. Сократите до минимума время проверки почты, сделайте свои письма более эффективными, используя ограничения, и станьте хозяином своего почтового ящика, разбирая его до конца.

Все это возможно сделать, установив ограничения и научившись быстро разбирать почту, овладев простыми правилами и привычками. Вы можете выходить из почты и возвращаться к действительно важным вещам – например, к вашей Главной Цели, или к трем главным проектам, или к СВЗ.

Путь к почтовой нирване – применение Силы малого. Упрощайте, устанавливайте границы и становитесь истинным хозяином своего почтового ящика.

Ограничьте ящик входящих сообщений

Сколько у нас путей получения информации? Некоторые смогут перечислить шесть разных способов коммуникации: быстрые сообщения, автоответчик, бумаги, обычная почта, посты в блогах, сообщения в социальных сетях (MySpace, Facebook, AOL и т. д.). Каждый из этих способов представляет собой ящик входящих сообщений, и каждый требует регулярной проверки. Это бесконечный процесс, но он не должен быть раздражающим или утомительным.

Чтобы сделать поток информации более управляемым, начните с сокращения имеющегося у вас числа ящиков входящих сообщений. Чем больше у вас мест для проверки почты или чтения входящей информации, тем труднее всем этим управлять. Сократите количество ящиков для входящих сообщений до минимума, необходимого вам для работы.

Вот как это сделать:

1. Перечислите все свои средства получения информации. Возможно, вы забудете о каких-то из них, но по мере того, как вы будете вспоминать, добавляйте их в список. Он должен включать в себя и электронную, и аналоговую информацию – бумаги и компьютер.

2. Оцените каждое из них, чтобы определить его пользу. Иногда мы продолжаем проверять какие-то инбоксы, даже если это ничего нам не дает. Это просто лишняя информация. У вас есть и пейджер, и мобильный телефон? Может, пейджер вам уже не нужен?

3. Объедините ящики входящих сообщений или избавьтесь от лишних. Если какая-то вещь не приносит вам пользы, подумайте: может, убрать ее из своей жизни? Проверьте, можете ли вы без нее обойтись в течение недели. Что до всего остального, посмотрите, можно ли направить различные информационные потоки в один ящик входящих сообщений. Например, сколько мест в вашем доме для входящих бумаг? Складывайте все письма, бумаги с работы, из школы, телефонные заметки, компьютерные распечатки, расписания и пр. только в одно место. У вас четыре электронных адреса? Узнайте, можно ли переадресовать письма с них только на один адрес. Вы получаете сообщения на автоответчики на нескольких номерах? Переадресуйте их на один номер или используйте Интернет-службу, которая будет доставлять их все на ваш электронный адрес. На работе заведите единый ящик для всех входящих бумаг. Вы подписаны на много блогов? Объедините их все в единый поток постов, вместо того чтобы проверять двадцать пять разных инбоксов. Чем меньше входящих ящиков, тем лучше. Поставьте себе цель – по возможности сократить их количество до 4–7. А идеальное количество – один-два.