Лео Бабаута - Важные мелочи. Как с помощью малого достичь большего Страница 11

Ограничьте время, которое тратите на почту

Если вы весь день проводите в электронной почте, как заняться чем-то другим? Решите проверять почту только в заранее определенное время, а в оставшиеся часы не трогайте ее – это даст вам возможность работать над более важными делами.

Заранее решите, сколько раз в день проверять почту и в какое время. Вот несколько советов:

♦ Количество раз в день. Количество проверок почты зависит от характера вашей работы. Если вам хватит одного раза в день, это идеально – вы не будете часто отвлекаться, и ваша работа с почтой станет эффективнее. Однако для многих более реальным будет проверять почту дважды в день. Есть и такие, кому нужно проверять почту чаще, потому что они получают задания через электронную почту (например, служба работы с покупателями). Они могут ограничиться проверкой почты раз в час (каждые 10 минут в начале часа). Но существуют и те, кто может проверять почту даже реже чем раз в день – через день, дважды в неделю или даже раз в неделю. Если вы считаете, что это ваш случай, воспользуйтесь своим преимуществом и ограничьте работу в почте до необходимого минимума.

♦ Лучшее время. Я понял для себя, что если проверять почту дважды в день – в 10 и 16 часов, это лучшее время – вы не пропустите срочные утренние сообщения и закончите работу с почтой до ухода с работы. Однако рабочий день у всех устроен по-разному – вы должны, учитывая свои рабочие привычки, график и нужды, решить, какое время будет для вас лучшим. И постараться выдерживать этот график.

♦ Не в первую очередь с утра. Один из способов повысить производительности – не проверять электронную почту в первую очередь по приходе на работу. Это хороший совет. Проверяя почту с утра, вы позволяете письмам влиять на ваш дальнейший график, вместо того чтобы определять самому, какие СВЗ вы будете решать сегодня. Вы подвергаете себя опасности увязнуть в переписке. Однако у многих не всегда получается придерживаться этого правила, потому что они проверяют почту в силу привычки. Это общая проблема, и она решаема. Первый шаг к контролю над своей входящей почтой – остановитесь и подумайте немного, прежде чем открыть ящик входящих сообщений. Следующий – сделать это решение более сознательным. Подумайте, чего вы больше хотите: проверить почту или достичь своей цели? Если вы сконцентрируетесь на важных проектах и на продвижении к Главной Цели и не будете проверять почту, вы приблизитесь к воплощению в жизнь своей мечты.

♦ Отключите оповещения о новых письмах. В большинстве почтовых программ есть способ оповещения (звук, всплывающее окно или мерцание иконки), который дает вам знать, что вы получили новое письмо. Очень советую отключить его. Оповещения прерывают всякую работу и тянут к почте, которая работает в зависимости от графика того, кто посылает вам письмо, а не от времени, которое вы сами определили. Проверяйте почту только в заранее определенное время. Так вы успеете сделать гораздо больше.

♦ Как придерживаться этой привычки. Говорить легко – делать гораздо сложнее, особенно если постоянная проверка почты вошла в привычку! Как обрести новую привычку и проверять почту реже? Сделайте это своим приоритетом на ближайшие неделю-две. Повесьте над столом плакат со словами: «Никакой проверки почты, кроме 10 и 16 часов!» (или любого другого вашего графика). Каждый раз, когда вы по привычке захотите переключиться на почту, остановите себя. Глубоко вдохните. И сосредоточьтесь на работе. Награда: вы успеете сделать гораздо больше.

Сократите поток входящих сообщений

Одна из самых главных частей искусства управления входящей почтой – избавить себя от ненужных писем. Каждый день я получаю сотни писем, но большинство из них так и не доходят до моего инбокса. Они отправляются прямо в спам или в мусорную корзину. В вашем инбоксе должны быть только важные письма, иначе вы будете перегружены.

Вот несколько способов сократить поток входящих сообщений:

1. Спам. Я рекомендую почтовый сервер Gmail – в нем самый лучший спам-фильтр. В моем входящем ящике вообще не бывает спама. Это огромное преимущество по сравнению с бывшими моими адресами на Yahoo, Outlook и Hotmail, на которых мне приходилось без конца помечать десятки писем как спам.

2. Извещения. Я часто получаю извещения от многих онлайновых служб, которыми пользуюсь, – Amazon, WordPress, PayPal и др. Как только я замечаю, что сообщения этого типа начинают переполнять мой инбокс, я создаю фильтр, который автоматически помещает их в отдельную папку и помечает как прочитанные или выбрасывает в корзину. Например, я всегда могу проверить извещения PayPal в своей папке «Платежи», но они никогда не засоряют мой инбокс.

3. Группировка. В течение дня я получаю определенные сообщения, которые не требуют много времени на обработку (от 10 до 15 секунд на каждое). Я хорошо знаю, от кого эти письма, поэтому создал фильтр, который отправляет их в папку «Группа», и занимаюсь ими всеми раз в день. Работа с этими письмами занимает у меня лишь пару минут, и они никогда не попадают в мой ящик входящих сообщений.

4. Дурацкие письма. Если у вас есть друзья или родственники, которые посылают вам «письма счастья», шутки и пр., сообщите им, что вы пытаетесь уменьшить количество своих входящих писем и, хотя цените то, что они вас не забывают, вы не хотели бы получать от них таких посланий. Кто-то обидится. Но это пройдет. Другие будут продолжать «радовать» вас. Я создал фильтр, который отправляет этот вздор прямо в корзину. Я заношу их в «черный список». Если эти люди когда-нибудь напишут мне что-то важное (это бывает редко), они в конце концов позвонят мне и спросят, почему я не ответил. Я скажу им, что их письмо, должно быть, оказалось в моем спам-фолдере.

5. Предупреждайте и устанавливайте правила. Отличный способ сократить количество получаемых писем – предупреждать о том, что вы не хотите получать какие-то сообщения, и указать, куда обратиться за информацией. Большинство людей, которые отправляют мне письма, узнают мой адрес на моем веб-сайте. Я опубликовал на нем ряд правил, которые предназначены для того, чтобы предупредить отправку мне некоторых писем. Если люди последуют этим правилам, я не буду получать от них слишком много писем. Например, вместо того чтобы просить у меня отправить им линк на сайт, они могут сохранить этот линк через сайт. Свои предложения, комментарии и вопросы они могут опубликовать на специально созданных для этого страницах. Я также планирую сделать страницу «Часто задаваемые вопросы». Эти правила снимают с меня обязанность отвечать на каждое письмо – я читаю комментарии и вопросы, но отвечаю, только если у меня есть на это время. Теперь мой инбокс уже не так перегружен. Те, у кого нет своего сайта, могут установить систему правил и страницу часто задаваемых вопросов, опубликовать их в сети или разослать письмо коллегам.

Опустошайте входящий ящик

Теперь, когда в ваш ящик попадают только важные письма, остается вопрос: как очистить его за минимальное время? У меня на это обычно уходит около 20 минут – все зависит от того, насколько долго вы пользуетесь следующими методами, как много писем вы получаете и насколько вы собраны в этот момент. Но в любом случае, эти методы помогут опустошить инбокс за минимум времени.

1. Временная папка. Если ящик забит входящей почтой (сотни и тысячи сообщений), создайте временную папку («Сохранить») и вернитесь к ней позже, работая над письмами по полчаса несколько раз в день, пока не обработаете их все. Начните с пустого ящика входящих сообщений, и используйте следующие способы, чтобы опустошать его как можно быстрее.

2. Используйте внешний список дел. Часто письмо «зависает» в вашем ящике потому, что для обработки письма вам требуется совершить какие-то действия. Вместо того чтобы оставлять письмо в ящике, используя его как список дел, внесите задание из этого письма в свой календарь, в компьютер, в электронный или бумажный ежедневник – куда угодно. Удалите это задание из своего инбокса. При необходимости сделайте ссылку на письмо. Затем заархивируйте его и покончите с этим. Таким образом вы избавитесь от огромного количества писем в ящике. Задание никуда не денется, но по крайней мере теперь оно будет законно зафиксировано в списке дел и не станет обременять почтовый ящик.

3. Работайте быстро. Работайте, двигаясь сверху вниз, обрабатывая по одному письму за раз. Открывайте каждое письмо и тут же избавляйтесь от него. Ваши действия: стереть, заархивировать (чтобы обратиться к нему позже), быстро ответить (затем стереть или заархивировать), внести в список дел (и стереть или заархивировать), сразу же выполнить задание (если это занимает не более двух минут, затем – стереть или заархивировать) или перенаправить (и стереть или заархивировать). Заметьте: в каждом случае мы либо архивируем, либо стираем письмо. Оно не должно оставаться во входящих сообщениях. Никогда не храните его там. Делайте все быстро, сразу же продвигаясь к следующему письму. Попрактиковавшись, вы сможете осилить работу над двумя десятками сообщений за очень короткое время.