Дэвид Ален - Getting Things Done Страница 33

Электронная почта и базы данных Электронная почта может содержать хорошую информацию, связанную с вашими проектами, которую можно хранить в соответствующей папке в ящике (просто следуйте инструкциям. Организация работы с электронной почтой для «@Действия» и назовите ее, например, «@Проекты»). Возможно, вы решите создать цифровую базу данных, если у вас ее еще нет, для организации ваших мыслей по проекту или вопросу. Если ваша компания пользуется Lotus Notes, например, вы можете создать базу данных по проекту для личного использования или для коллективного пользования в вашей сети.[10] Полезно взглянуть на некоторые другие типы баз данных на рынке, хотя бы для личного использования. Отлично иметь возможность вырезать и вставлять из сети или из электронной почты и сохранять данные по теме где-то или печатать свои собственные мысли. Исследуйте технологию и инструменты, которые у вас уже есть – просто изучите, как можно использовать все списки и приложения, в чем-нибудь типа Palm.

Бумажные файлы Отдельная папка с файлами, посвященная каждому проекту имеет смысл, если вы храните бумажные материалы, это элегантное решение, хотя и низкотехнологичное. Простота хранения и доступность хороша, для системы хранения общих ссылок – это что позволяет чувствовать себя комфортно при создании папки для хранения разрозненных заметок со встречи.

Страницы в блокноте Большое преимущество бумажных ежедневников с системой смены листов это то, что вы можете выделить целую страницу или группу страниц, для отдельного. Годами я использовал средний блокнот для списка «Проекты» спереди и «Поддержка проектов» сзади, где у меня всегда были пустые страницы для новых мыслей или планов, а также деталей по проектам в моем списке.

Каждый из описанных выше методов может быть эффективным в организации обдумывания проектов. Ключ в том, что вы должны постоянно следить за шагами по проекту в ваших заметках по проекту, и просматривать заметки так часто, как считаете необходимым.

Вы также захотите очистить ваши записи, когда они станут ненужными или невозможными, чтобы сохранить систему от вируса «устаревания». Я понял, что много пользы в фиксировании таких идей, это часто помогает процессу обдумывания, потому что я довожу до конца каждую из них (большинство – нет!). Но я стараюсь не дать моим старым размышлениям оставаться рядом надолго, притворяясь, что они полезны, а на самом деле нет.

Интересно, что одна из самых больших проблем с системами управления личной информацией, это то, что они смешивают действия, с большим количеством данных и материалов, которые имеют ценность, но не могут быть сделаны. Иметь хорошую законченную структуру для управления такими данными – так же важно как управление действиями и напоминаниями о проектах. Когда «то что нельзя сделать», не управляется правильно, это мешает всему процессу.

«То что нельзя сделать», попадает в две большие категории: ссылочные материалы и напоминания о том, что нужно сделать позже.

Большинство того, что проходит через ваш стол и вашу жизнь – это ссылочные материалы. Они не требуют действий, но это информация, которую вы захотите хранить по разным причинам. Ваша главная задача – решить, как хранить так много информации, сколько места выделить, в какой форме хранить и где. В большинстве своем – это выбор, основанный на личных предпочтениях. Вам только нужно обратить внимание на ваш ссылочный материал, когда вы должны будете изменить свою систему в связи с тем, что в ней слишком много или мало информации.

Проблема для большинства людей в том, что весь их мусор это по прежнему «мусор» – они еще не решили, что можно сделать, а что нет. Как только вы поймете, что к чему относится, и оставить ссылки, которые можно даже не перекладывать -

Это просто ваша библиотека. Ваше решение заключается только в том, насколько большую библиотеку вы хотите. Как только вы примените этот метод, вы можете развернуться настолько, насколько место (физическое и электронное) вам позволит. Когда я увеличил размер жесткого диска в своем компьютере, я стал хранить гораздо больше электронной почты в архивах. Чем больше, тем веселее, как я убедился, увеличение размера чистых ссылок не добавило физического размера.

Разнообразие ссылочных систем

Существует множество способов организации ссылочных материалов и много типов инструментов. Дальше я дам обсуждение наиболее обычных из них.

§ Общие ссылочные материалы в файлах – бумажных или электронных

§ Большая категория в файлах

§ Rolodex и менеджеры контактов

§ Библиотеки и архивы

Ваша система хранения данных должна быть простой библиотекой, легко восстановимой – а не напоминаниями о действиях, проектах, приоритетах.

Общие ссылочные материалы Как я сказал, хорошая система хранения данных – важна для организации и работы с вашими входящими. Она должна справляться с большим объемом бумажной информации, которые имеют для вас ценность. В идеале вы уже сформировали свою систему общих ссылок, во время обрабатывания «входящих». Нужно, чтобы вам легко было хранить каждую бумагу, к которой вы, возможно, захотите вернуться позже, и ваша система должна быть неформальной и приемлемой для алфавитной системы общих ссылок, под рукой, на вашем рабочем месте. Если вы еще не организовали ее таким образом, вернитесь к главе 4 за помощью по этому вопросу.

Большинство людей легко справляются с 200–400 бумажных файлов общих ссылок и 30-100 электронных.

Большая категория Любой вопрос, который требует более 50 папок с файлами, должен, наверное, занять отдельную секцию или ящик, со своей алфавитной системой. Например, если вы управляете объединением корпораций и должны хранить много бумаг, возможно, вы захотите выделить 2 или 3 ящика (шкафа) для всей документации. Если садоводство, плаванье под парусом или кулинария – это ваша страсть, возможно, вам понадобится, как минимум, целый ящик для этих увлечений.

Помните, что «область сосредоточения» имеет сопутствующие материалы, которые могут смешаться с другими «областями сосредоточения», вы можете прийти к дилемме, хранить ли информацию в общих ссылках или специализированных файлах для ссылок. Когда вы читаете отличную статью о деревянных заборах и хотите ее сохранить, она отправится в ваш ящик «Сад» или в общую систему с другой информацией по дому? Общее правило – лучше положить в общую систему ссылок, кроме строго определенных отдельных вопросов.

Картотека и контактные менеджеры Много информации, которую вам надо будет хранить, связана с людьми в вашей сети. Вам нужно будет следить за контактной информацией разного рода – домашними и рабочими телефонными номерами и адресами, мобильными, факсами, адресами электронной почты и т. д. В дополнение, если для вас это полезно, вы можете захотеть иметь информацию о днях рождения, именах друзей и коллег ваших домашних, хобби, любимых винах и еде и т. д. В профессиональном смысле, вы можете захотеть следить за датами начала работы, обзора представлений, достижений и целях и другой подобной информацией.

Секция телефон/адрес в большинстве ежедневников, проданных за последние 50 лет, пожалуй, самая используемая. Каждый должен помнить телефонные номера. Необходимо помниться, что это чистый и простой ссылочный материал. Не нужно никаких действий – это просто информация, которая вам может понадобиться в будущем.

Так что нет большой тайны в том, как организовать это, в стороне от логистики для ваших индивидуальных нужд. Единственная проблема теперь возникает, когда люди стараются установить свою Картотеку (Rolodex) как инструмент для напоминания о том, что им нужно сделать. Это не работает. Как только все действия, связанные с людьми, которых вы знаете, определены и поставлены напоминания, телефон и адресные системы больше не играют роль, кроме как нейтральных адресных книг.

Единственный вопрос теперь в том, сколько информации вам нужно хранить и где и с помощью какого оборудования нужно это хранить, чтобы иметь доступ в любое время. Ничто не совершенно, но так как цифровые инструменты сейчас легче использовать и подключать к большим базам данных, вы сможете хранить больше информации, вкладывая столько же или даже меньше усилий.

Библиотеки и архивы: Личные уровни Информация, которую можно использовать на разных уровнях. Возможно, вы найдете много чего-то, если вы копаете достаточно глубоко. Вопрос сколько хранить, как близко и в какой форме – все это будет меняться, давая разнообразие для всех ваших нужд и комфорт в использовании на разных уровнях. Будучи связано с вашей личной организацией и продуктивностью, это не сама суть, так как все ваши проекты и действия находятся в контролируемой системе, с которой вы работаете регулярно. Ссылочный материал во всех своих формах становится не более чем материалом для овладения и создания доступа в соответствии с индивидуальными склонностями и потребностями.