Дэвид Ален - Getting Things Done Страница 34

Если материал только для ссылок, единственный вопрос в том, стоит ли он времени и места, необходимого для его хранения.

Некоторая степень логичности всегда делает вещи проще. Что вам нужно иметь рядом постоянно? Это следует отправить в ежедневник или КПК, который всегда с вами. Что вам нужно для встреч и событий? Это отправляем в портфель, ранец или сумку. Что вам может понадобиться, когда вы работаете в офисе? Это положим в личную файловую систему или храним в сети. А как насчет редких ситуаций, связанных с работой? Необходимую информацию можно хранить в архивах в отдельных файлах или вне поля зрения. Что вы можете найти в любое время, когда вам это понадобится в сети? Вам не нужно делать что-либо с информацией, если только она вам не понадобится, когда вы вне сети, в этом случае следует распечатать данные, пока вы в сети и хранить в файлах, которые вы можете взять с собой.

Вы видите, что вся эта личная организация ссылочных материалов – это всего лишь вопрос логики. Разграничение того, что можно сделать, от того, что нельзя – это ключ к успеху в этой области. Как только вы сделаете это, у вас появится полная свобода в управлении и организации такого количества ссылочных материалов, сколько вы хотите. Это индивидуальное решение, которое должно базироваться на отношении полученной ценности ко времени и необходимым усилиям, необходимым для выполнения.

Последнее, с чем мы имеем дело в организации системы это как следить за тем, что вам может понадобиться в будущем. Это можно сделать во время путешествия, которое у вас будет в будущем, может быть связано с книгами, которые вы захотите прочитать, с проектами, которыми захотите заняться в следующий фискальный год, с навыками и талантами, которые захотите развить. Для полного выполнения этой модели вам понадобится вид «black burner» или «on hold» компонент.

Когда-нибудь/возможно – это не то, что нужно выбрасывать. Это может быть очень интересным и творческим, чем вы когда-либо занимались.

Есть несколько путей хранить вещи для просмотра позже, все они работают так, чтобы выбросить их из вашей головы, пока они вам не понадобятся. Вы можете положить их на разные версии списков «Когда-нибудь/Возможно» или занести их в свой календарь или на бумажную систему трудных задач.

Список «Когда-нибудь/Возможно»

Вполне возможно, что когда вы разбираете все, что накопилось в вашей физической RAM, вы столкнетесь с тем, что вы не уверены, хотите ли это делать. «Выучить испанский», «купить Марси лошадь», «забраться на гору в Вашингтоне», «Построить гостевой коттедж» – вот типичные проекты, которые попадут в эту категорию.

Если вы еще не сделали это, я рекомендую создать список «Когда-нибудь/Возможно», не зависимо от того, какую систему организации вы используете. Затем пополняйте этот список подобными проектами, с которыми вы сталкиваетесь. Возможно, вы увидите, что этот список сам по себе и его пополнение станет причиной появления творческих идей всех видов.

Вы можете удивиться, увидев, что что-то из того, что вы заносите в список, действительно исполнится, почти без всяких усилий с вашей стороны. Если вы сознаете силу воображения для стимуляции изменений в восприятии и исполнении, легко увидеть, как список «Когда-нибудь/Возможно» перед вашим глазами, может привнести много удивительных приключений в вашу жизнь и работу. Хорошо использовать возможности, когда они появляются, если вы уже определили и определили их как возможность. У меня был такой опыт: обучение игре на флейте и хождению под парусом – все это началось с этой категории для меня. В дополнение к вашим входящим, есть два больших источника для списка «Когда-нибудь/Возможно»: ваше творческое воображение и список текущих проектов.

Делайте инвентаризацию своих творческих грез Что вы действительно хотите сделать, когда у вас будет время, деньги и желание? Напишите это в своем списке «Когда-нибудь/Возможно». Типичные категории включают:

§ Что-то купить или построить для вашего дома

§ Хобби, которыми хотите заняться

§ Навыки, которым хотите научиться

§ Исследование творческих выражений

§ Купить одежду и аксессуары

§ Купить игрушки

§ Отправиться в путешествия

§ Вступить в организации

§ Внести пожертвования

§ Что-то увидеть или сделать

Переоценка текущих проектов Теперь пора проверить ваш список «Проекты» с более профессиональной точки зрения (это позиция вашей работы и целей) и решить, можно ли перенести некоторые из ваших дел в список «Когда-нибудь/Возможно». Если вы понимаете, что каким-то проектом вы займетесь только в следующие месяцы или позже, перенесите его в этот список.

Что находится в вашей власти сделать, то находится в нашей власти не делать этого.

Специальные категории «Когда-нибудь/Возможно»

Скорее всего, у вас есть особенные интересы, для которых нужно многое использовать и делать. Довольно весело собирать это в списки. Например:

§ Еда – рецепты, меню, рестораны, вина

§ Дети – что вы хотите сделать для них

§ Книги прочитать

§ СD купить

§ Видео купить/взять в прокат

§ Культурные мероприятия посетить

§ Идеи подарков

§ Идеи в саду

§ Сайты посмотреть

§ Путешествия на выходные

§ Идеи встреч

§ Идеи вечеринок

§ Идеи – разное (означает, что вы не знаете, в какой список их включить)

Такие виды списков – это что-то среднее между ссылками и «Когда-нибудь/Возможно». Ссылки, потому что вы просто собираете и добавляете в списки хороших вин или ресторанов или книг, чтобы просмотреть, когда вам нужно; «Когда-нибудь/Возможно», потому что вы можете захотеть просматривать эти списки регулярно, чтобы напомнить себе попробовать что-то из списка.

В любом случае, это еще одна отличная причина иметь систему организации, которая упрощает путь к исполнению того, что имеет для вас ценность и привнесет разнообразие и интерес в вашу жизнь – не запутывая ваш разум и рабочее пространство нерешенными, незаконченными делами.

Опасность файлов «Хранение и просмотр»

Многие создают файлы «Хранение и просмотр» (или целый ящик), которые не очень подходят к категории «Когда-нибудь/Возможно». Они говорят себе: «Когда у меня будет время, я просмотрю это» – и папка «Хранение и просмотр» кажется подходящим местом для этого. Я не рекомендую такой вид подсистемы, потому что в каждом случае, с которым я сталкивался, клиенты «хранили», но не «просматривали», что приводило к появлению куч ненужной информации. Ценность «Когда-нибудь/Возможно» пропадает, если вы не проверяете ее.

Также существует большая разница между тем, что хорошо управляется, например, список «Когда-нибудь/Возможно», и просто местом для хранения «Всякой всячины». Обычно большинство этого хлама нужно выбросить, что-то отправить в «Читать/Просмотреть», что-то хранить в качестве ссылок, что-то занести в календарь или в файл трудных задач (см. стр. 173), чтобы просмотреть через месяц или в начале следующего квартала, а у некоторых можно выполнить следующее действие. Много раз после разбора чьих-то ящиков или файлов «Хранение и просмотр», я видел, что в них ничего не оставалось!

Использование Календаря для будущих действий

Ваш календарь может быть очень удобным местом для хранения напоминаний о том, что вы можете захотеть сделать в будущем. Большинству людей, с которыми я работал, было не удобно работать с календарем так, как могло бы быть; иначе они бы включали туда еще больше всего.

Одна из трех целей использования календаря – это информация для конкретного дня. Эта категория может включить множество вещей, но один из творческих путей использовать эту функцию – вносить то, что вы хотите выбросить из головы и вернуться к этому позже. Вот немногое из мириады возможных вещей, которые вы можете включить туда:

§ Напоминания для активизации проектов

§ События, в которых вы хотите принять участия

§ Катализаторы решений

Напоминания для активизации проектов Если у вас есть проект, о котором вам не нужно думать сейчас, но заслуживает флажка в какой-то момент в будущем, вы можете выбрать подходящую дату и поставить напоминание о проекте в вашем календаре на этот день. Это нужно отнести в дневной календарь (а не временной), к тому, о чем вы хотите вспомнить в этот день; затем когда наступит этот день, вы увидите напоминание и вставите пункт как активный проект в список «Проекты». Вот типичные кандидаты на это:

§ Специальные события с определенным временем (Например начало разработки нового продукта)

§ Регулярные события, к которым вам нужно подготовиться, например, просмотр бюджета, ежегодные конференции, планирование событий или митинги (когда вам нужно добавить «ежегодную конференцию по продажам» следующего года в список «Проекты»?)